档案信息服务社会化绩效提升的策略.pdf
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1、 收稿日期:2 0 2 2-1 1-0 1档案信息服务社会化绩效提升的策略李 姝(湘西土家族苗族自治州国际商会会员服务指导中心,湖南 吉首 4 1 6 0 0 0)摘 要:文章通过对某省某地区的档案信息服务绩效相关数据的调查与分析发现,我国目前档案信息服务社会化的绩效较低,档案事业的发展很不平衡。为了提升绩效,缩小差距,从宏观政策与社会化的角度提出了改革档案事业管理机制、建立社会化的档案信息服务体系、建立社会“大联盟”实现“大服务”的策略。关键词:档案信息;服务社会化;提升绩效;宏观策略 中图分类号:G 2 7 0.7 文献标识码:A 文章编号:1 0 0 76 9 2 1(2 0 2 3)1
2、 50 0 5 90 3 当代美国政府公共部门绩效管理研究专家霍哲,以政府绩效为切入点,提出把绩效评估作为改进绩效的一种管理工具1。档案服务绩效评价是在新公共管理理论,特别是政府绩效管理理论推动下的产物,也是我国档案事业发展到现阶段的必然要求。同样,公共档案馆通过绩效评价可以改进和提升档案信息服务社会化的绩效。只有不断提升绩效才能证明档案机构的价值和档案管理员的职业价值,才能充分发挥档案馆的社会职能,才能促进档案事业健康持续发展。现结合我国档案事业发展的现状、存在的主要问题,提出提升绩效的相关措施。1 档案事业发展的现状为了完成某项科研任务,笔者在某省从省档案馆到各地区档案馆,再到市县档案馆进
3、行了相关数据的调查研究,数据统计与分析发现该省的档案信息服务存在以下几方面的问题:发达城市与欠发达城市的公共档案馆信息服务效果存在较大的差别。普遍存在信息化程度较低的现象,欠发达地区的公共档案馆尤为严重。不健全的管理制度、不完整的馆藏资源、不先进的管理技术、不创新的服务方式,造成服务质量、服务效率、服务的广度和深度都无法跟上时代的步伐和大众对档案信息的需求。档案事业发展现状与国家档案事业发展目标还存在较大差距。很多馆仍存在档案底数不清、管理粗放等问题,工作基础极其薄弱。如何提升公共档案馆信息服务社会化的绩效水平正是笔者研究的主要目标所在。根据我国档案事业发展的现状,从宏观策略的角度进行详细分析
4、如下。2 提升绩效的宏观策略2.1 改革档案事业内部管理体制“亲民”“开放”“公共”是时代发展向档案馆提出的新要求1,随着政府向法制化、服务型政府的蜕变,档案馆的职能也将发生变化,政府职能的转变已经牵动着档案工作职能的转变,而档案工作职能的转变,首先要变革档案事业管理体制。档案事业管理体制的变革应如何着手,变革什么,怎么变,这就需要有一种清晰的、科学的、理性的变革思路。笔者认为主要应从两方面着手:合理设置同一城市的不同档案系统;创建不同服务功能的档案系统。档案机构按照各自的职能可以划分为3种档案系统:以政府办公为服务目标的政府档案系统;以社会大众的信息需求为服务目标的公共档案系统(包括各专业档
5、案馆,如城建档案馆、科技档案馆等);主要服务于各系统、机构、组织或特定群体的其他档案系统(如学校档案馆或档案室,企业档案室、工会、部队等档案室)。这3个系统的档案馆可以从以下几方面实施体系构建:创新职能区划理念,根据这3个系统的创建理念来区分和规划各自的职能。从名称上明确目标定位,如某某市或某某县公共档案馆、某某政府档案馆、某某机构档案馆(室)。在内部管理上按各自身份进行不同体制管理,政府档案馆工作人员采取公务员体制;公共档案馆采取聘用制,即事业单位体制;其他机构档案室按本机构性质和方式。优化合作竞争机制,加强与外部机构的合作。从资源建设、人才优化到服务平台共享实现诸多方面的合作,如和图书馆、
6、952 0 2 3年8月内 蒙 古 科 技 与 经 济A u g u s t 2 0 2 3第1 5期 总第5 2 9期I n n e r M o n g o l i a S c i e n c e T e c h n o l o g y&E c o n o m yN o.1 5 T o t a l N o.5 2 9博物馆、情报机构、文化馆等合作,使公共档案馆充分发挥文化、休闲、阅读、娱乐等功能。为了避免现有管理模式存在的弊端,提升各公共档案馆的绩效,很多档案馆已经率先发起了档案事业体制改革,并且取得了非常大的成绩。如顺德区早在2 0 0 2年率先在全国实行了“三档合一”的新体制,将城建档案
7、、房地产档案一起纳入综合档案馆的管理范畴2。深圳市则是另辟蹊径,将城建档案馆并入深圳市档案局,在全国档案机构改革实行党政分开的大背景下,将档案馆与档案局实行统一管理2。2 0 0 5年安徽省和县档案体制改革取得了很大的成效。主要体现在以下几方面:在档案行政管理方面,变过去的条块分治为现在的一家主管,消除以往在科技、专门档案管理上“政出多门”的混乱现象,达到运转协调的目的;在档案的归属和流向上,变试点前的条块分割为目前的集中统一管理;在资源管理上实现了集中统一保管,由多家档案馆每年定期向一家档案馆进行档案移交。这种管理模式在一定程度上优化了资源管理,整合了人力资源,减少了社会成本2。上海化工区也
8、实现了“一体化”档案管理模式,即领导集中、资源集中、服务集中,在人力、物力、财力方面都实现了集中统一管理,如机关档案、城建档案、企事业单位档案等都实行了区域整合,为人民群众提供了一站式服务的便利3。这样既整合了机关档案室、城建档案保管机构和文件寄存中心的功能,又更充分和高效地发挥了档案公共服务的功能。2.2 建立社会化的档案信息服务体系档案服务社会化既是人民群众对档案信息需求的必然结果,也是信息社会科技发展的必然结果。档案管理的最终目的就是提供服务,为社会大众服务,而不是仅为少数权力者服务。在政治、经济、文化、科技等诸方面发生大变革的新时代,档案机构应从档案信息资源建设、档案人员的服务理念、服
9、务方式等方面进行变革。在资源建设上要从全面性、系统性、连续性、多样性的角度进行全面收集和统一保管,丰富馆藏建设;从观念上要改变以往被动服务、为部分人服务的思想,要树立全民服务的理念;从服务方式上要充分利用现代化信息管理手段,以高效率、高质量的服务效果赢得社会存在感、社会价值感。要遵循“开放”“自由”“平等”“以人为本”的服务理念,采用“方便”“快捷”“高效”的服务方法和信息技术。从国家层面上加大档案信息资源的开放力度,从法制建设上确保信息服务的安全性和规范性,从服务手段上建立信息共享平台,实现个性化服务。档案信息服务社会化主要体现在以下几个方面:丰富的馆藏资源,包括馆藏的数量要多,馆藏的载体形
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