自然资源档案数字化成果备份探究.pdf
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1、未来城市设计与运营2 0 2 3.8/8 5城市档案UrbanArchives自然资源档案数字化成果备份探究余松艳摘要:随着信息化技术的普及应用,自然资源档案的数字化成为档案信息化的必然要求,而自然资源档案数字化成果的备份已成为自然资源档案数字化不可或缺的一部分。当前,自然资源档案数字化成果的备份面临着诸多挑战,为此必须完善三方面工作:一是做好自然资源档案数字化成果的质检验收工作,这是自然资源档案数字化成果备份的前提;二是进行自然资源档案数字化成果的异地备份,这是自然资源档案数字化成果备份的关键;三是构建自然资源档案数字化成果备份的网络系统,整合系统资源,加强和地方档案馆合作,构建数字档案安全
2、备份的网络平台。关键词:自然资源档案:数字化;档案备份;异地备份在当今信息化社会,自然资源档案由传统的纸质档案向数字化档案转化,已成为信息化建设的必然要求。自然资源档案数字化成果是自然资源档案开发利用的基础。而如何将自然资源档案数字化成果进行安全备份,从而确保其不受地质灾害、网络攻击等自然和人为因素的影响,是实现档案安全管理的一项重要课题。自然资源档案数字化成果的备份,是指将现有的数字化成果通过复制手段产生数字化副本,用以保证档案数据安全的一种方式,它可以避免因自然灾害灭失、网络攻击等因素导致档案数字化成果损毁、丢失所引发的档案经济和社会价值损失。在基层实践中,特别是在完成自然资源档案数字化验
3、收工作后,基层档案管理人员接收的档案数字化成果往往是单一的PDF图像格式的电子文件(很多时候数字化作业队伍也只提供PDF格式文件),且档案数字化成果往往直接挂接于档案查询系统,导致一些基层档案管理人员经常忽略档案数字化成果的备份,他们认为反正数字化成果挂接于档案查询系统,只要系统可以使用,数字化成果必然存在,不需要特意进行备份,同时因为基层事务繁忙,对于自然资源档案数字化成果的备份经常抱着“多一事不如少一事”的心态,经常出现这样一种情况:自然资源档案数字化成果已经竣工验收投入使用,对外提供查询利用服务,但备份工作从未开展,一些基层档案管理人员甚至不明白为何要开展档案数字化成果备份。一、现阶段自
4、然资源档案数字化成果备份存在的问题(一)基层档案管理人员对备份工作思想认识不到位,缺乏主观能动性是阻碍备份的主观因素笔者通过调研发现,在基层的档案科室中,档案管理人员对备份工作思想认识不到位、缺乏主观能动性的现象尤为明显。基层的档案科室由于工作人员配置少、工作业务繁重,加上认识不到位,对数字档案的备份工作不太重视。一些基层档案管理人员认为,只要数字化成果对内对外能提供查阅利用,是否进行备份并不重要。基层档案管理人员对档案数字化成果备份的主观能动性不强、参与意识不强,工作缺乏积极性,成为阻碍自然资源档案数字化成果备份的一大主观因素。特别是近几年,伴随着机构改革,自然资源档案数字化加工工作如火如茶
5、地开展,每年需要完成的档案数字化作业量均达到几十万页甚至上百万页,大量的自然资源纸质档案通过数字化加工形成电子文档挂接于档案查询系统,档案室工作人员日常除了忙于档案数字化工作,还要完成档案查询利用等诸多日常事务性工作。可以说,档案管理人员主观上并未树立对自然资源档案数字化成果进行备份的意识,8612023.8未来城市设计与运营UrbanArchives城市档案导致自然资源档案数字化成果并未进行备份,而一旦档案查询系统发生故障,就存在着自然资源档案数字化成果损毁、丢失的风险。如果没有备份的数据可供恢复使用,会导致档案数字化成果化为乌有。(二)数字化作业队伍的不配合是阻碍自然资源档案数字化成果备份
6、的另一大因素当前,自然资源档案的数字化工作正处于一个迅猛发展的阶段,几乎每个市(县、区)的自然资源局都正在开展或者即将开展档案数字化工作,同时往往因为人员以及预算经费的不足,自然资源档案数字化普遍采用的是工程外包的模式进行,而无论是通过政府采购招投标还是询价商选定的数字化作业队伍,因为受到财政预算经费的制约,所以普遍采用的都是最低价的中标方式,这就导致了档案数字化作业队伍的良莠不齐,很多作业队伍在最后提交档案数字化成果时,出于节约经济成本的考虑,往往只提交一套挂接于档案查询系统的PDF格式的档案数字化成果,而仅有一套数字化成果并不符合数字化操作规程中规定的数据成果的备份需求。根据档案数字化操作
7、规程的规定,为保证档案数据安全,数据应该备份在硬盘、服务器、备份系统各一套。档案数据应采用三种数据格式(TIFF格式、JPG格式、PDF格式),其中:PDF格式上传服务器,TIFF、J P G 两种格式分别备份在移动硬盘(采用希捷或是西部数据品牌、容量1T)、D V D 光盘上各一套。也就是说档案数字化作业队伍最后移交的数字化成果应该有三套不同的格式,用作备份,确保数据的安全使用。而在基层实践中,普遍存在档案数字化作业队伍最后移交的自然资源档案数字化成果只有PDF这一种格式,其余的两种格式要么没有打算提交给档案室,要么勉强在移动硬盘备份一份TIFF格式文件用以应付数字化验收。如果在数字化加工合
8、同中对提交的数字化成果格式和数量没有作出明确的约定,很多档案数字化作业队伍根本无法保证能够提供三种格式的数字化成果进行移交验收,从而严重影响到自然资源档案数字化成果备份工作的开展。(三)办公经费的制约是造成自然资源档案数字化成果备份工作难以开展的重要原因以宁德市自然资源档案数字化成果的备份为例,目前宁德市自然资源局的档案数字化工作由宁德市自然资源档案中心负责主持开展,宁德市自然资源档案中心仅是市局下属的科级事业单位,无独立账户,仅有3 名事业编制的档案管理人员(其中2 人为长期借调人员,只有1人为专职档案管理人员),实际办公经费有限,每年均要申请财政预算对自然资源档案进行数字化转化,而因涉及机
9、构改革产生的历史遗留自然资源档案多达上百万件,每年均要花费几十万元对自然资源档案进行数字化,有限的经费主要用于保障自然资源档案数字化加工,而自然资源档案数字化的成果大多数都是直接挂接于档案查询系统提供检索利用。自然资源档案数字化成果的备份涉及硬件和软件设施的采购和改造升级,例如同城备份和异地备份时需要采购自有服务器、大容量移动硬盘等,这需要一笔不小的经费,而在经费十分紧张的情况下,自然资源档案数字化成果的备份工作滞后也就不足为奇了。市级自然资源档案数字化成果的备份工作尚且如此,县(区)一级的自然资源档案数字化成果的备份工作更是举步维艰。因此说,办公经费的制约,是基层无法开展自然资源档案数字化成
10、果备份工作的重要原因。二、相应对策(一)认真做好自然资源档案数字化成果的质检验收工作,是自然资源档案数字化成果备份的前提自然资源档案数字化成果备份,离不开自然资源档案数字化成果的质检验收,如果没有高质量的自然资源档案数字化成果,那么备份工作也就无从谈起。可以说,自然资源档案数字化成果的质检验收是自然资源档案数字化最为关键的环节,事关自然资源档案数字化成果的质量,需要特别重视。笔者通未来城市设计与运营2 0 2 3.8/8 7城市档案UrbanArchives过多年主持自然资源档案数字化加工工程的经验发现,很多自然资源档案数字化成果的质检验收工作流于形式,表面上看各种质检报告一应俱全,数字化作业
11、队伍对数字化成果质检做出各项承诺,但实际交付的自然资源档案数字化成果质量堪忧。有的地方出于节省经费或者是缩短工期等需求,数字化加工过程匆匆忙忙,仅仅依靠作业队伍的自身质检工序,未聘请第三方的监理机构或是自己验收时随机抽取几卷,就匆忙地完成了自然资源档案数字化成果的验收工作,而一旦在实际查询利用档案时发现档案数字化成果有错误或者质量不高,档案数字化作业队伍早已撤离,再想修改完善档案数字化成果,就需要费一番周折。而一份质量有待商的自然资源档案数字化成果就算进行了备份,其价值也不高,会严重影响自然资源档案数字化成果的开发利用。对此,应从以下几方面采取针对性的措施加以改进:1.在数字化加工工作开展初期
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