致远与创新:詹金逊《档案管理手册》评述及启示.pdf
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1、档案管理手册专题ARCHIVAL MANAGEMENT MANUAL -101-致远与创新:詹金逊档案管理手册评述及启示*刘红霞(上海大学文化遗产与信息管理学院 上海 200444)摘 要:档案管理手册作为英国档案学界第一部专门研究档案科学的著作,对当时档案管理实践工作及档案学理论的交流碰撞与发展具有重要意义。詹金逊极高的学术素养与档案实践经验为论著行文结构、内容写作及注释注解等增色不少,学界有关于此的探讨存在可以研究与探索的空间。由此,采用内容分析法探究其中可资借鉴之处及有待提升之处,以期在守正以创新的理论阐释中深入领会詹金逊其人的档案学理论思想,在行稳致远的写作风格中寻求档案学人学术写作的
2、方向指引。关键词:档案管理手册;詹金逊;书评中图分类号:G270 文献标识码:A 文章编码:1005-9652(2022)06-0101-0071922 年出版的档案管理手册(下称手册)作为詹金逊代表作,专门围绕“档案学”进行探讨,集中反映了其档案工作的实践经验与档案理论的研究成果,1是世界上首部影响深远且被广泛出版与传阅的档案学理论英文论著。2手册所总结的英国档案工作的方法、规则及理论一度为档案界广泛认可,并成为英语国家档案工作的指南,在 20 世纪 30 年代美国档案学界甚至将其誉为档案工作者的圣经。我国学者针对手册的内容、所产生的影响、及论著中的主要理论进行了一系列的探索,加小双,林妍歆
3、3等以历史主义的宏观视角探索手册的诞生、传播与历史意义,徐凤仪4从对比与分析的角度从论著中剖析詹金逊语言行文风格,吴肖肖5、谭必勇6、吴晓威和牛二丽7等对手册中所蕴含的档案观、档案鉴定观“行政官员决定论”及其中古典档案思想“证据的神圣性”等进行或赞扬或批判式的评述总体而言,这些探索与评述或多或少聚焦于手册的单一问题进行褒贬功过的论述,在手册具体的行文框架与内容架构的凝练上的整体概览存在一定的研究空间。此外,对手册中蕴含的档案思想的品评不胜枚举,而这部古典档案学理论经典作品的写作框架的内在逻辑及档案理论思想的表述也令人折服。然而,正如手册第二章关于档案工作者在档案实体保护职责的叙述中所补充说明的
4、一点“前文中所推荐的方法是基于英国经验”,手册是基于詹金逊本人的生平经历及英国管理历史和行政管理背景之下所凝结出的档案理论与实践经验的总结,应当结合当时的时代背景辩证评判其中所反映出的档案思想,而非从现在的视角强硬地评价手册的是非功过。由此,笔者拟对论著整体内容进行具象的统揽,基于手册的整体写作内容与逻辑,相对明确地总结手册的优点与可待改进之处,并总结论著给作为档案初学者的笔者所带来的最为直观的、不得不抒发的启发与警示。1 档案管理手册可资借鉴之处手册作为当时许多英语国家档案管理工作的指南、乃至“圣经”,其国外影响力可见一斑;而*【作者简介】刘红霞(2000-),女,汉族,河南鹤壁人,上海大学
5、文化遗产与信息管理学院硕士研究生,研究方向:档案信息资源开发与利用。2022 年第 6 期 总第 266 期-102-SHANXI ARCHIVES从手册入选我国档案学通讯杂志社策划的档案学经典著作丛书第六卷的国外档案学部分来看,其国内档案学界的认可度也可窥得一貌。书中所蕴含的档案思想及其时代价值无可辩驳,严谨准确且留有余地的框架设置及内容表述值得借鉴。1.1 行文结构“手册”意指为人们提供某方面深入、专业指导的工具书。詹金逊的档案整理手册紧紧围绕主题中“档案整理”与“手册”两个中心词,整体行文结构呈现实践性与逻辑性特征:一方面,论著整体的谋篇布局处处体现作者本人对于其关于“档案整理”的实践经
6、验与理论成果的总结,章节目录的设置富有内在的逻辑性,层层深入地展开建立在作者詹金逊档案观基础上的档案学思想。例如,手册第一章着重阐述档案的定义与特性,在对档案定义的层层分解中指明档案的公正性与真实性的特性,由此衍生出詹金逊对档案证据价值的神圣性的观点。在此基础上,顺次衔接第一章与第二章关于档案工作者的职责的论述及第三章现代档案中档案的鉴定与销毁所凝练的“行政官员决定论”思想。又如,第二章档案的起源与档案保管规则突出体现了紧密的逻辑衔接,在层层递进之处又有所补充说明,在第一节档案演变的分类问题中提出档案分类与产生档案的机关和职权间关系的问题;第二节顺次探讨在档案转移过程中的不同情况下档案保管相关
7、问题,由此引入档案保管人及其职责的探讨;第三节与第五节从档案工作者的定义推衍档案工作者关于档案实体保护主要职责,第四节对档案与博物馆关系的分析对第三节档案工作者中关于保管规则的阐述进行补充。另一方面,手册行文风格突出“手册”的实用性与可读性,重点问题分点罗列,提供档案具体工作的详尽指导;抽象理论结合案例进行说明,增加论著说明的厚度,整体行文凝练作者的档案管理的实践经验。例如,第二章第五节关于档案工作者主要职责,即档案的实体保护,总结了包括库房、文件的整理、取放与损害、偷盗、错误摆放、标签、修复、装订、印鉴、人工辅助阅读、特殊危险、档案博物馆和保险室等在内的 16 点进行阐述,关于库房的防火与防
8、潮、抵御空袭、供暖、预防未授权进入、接待研究者的准备工作、库房总体规划及库房内部配件和封装等内容更是运用大量篇幅,洋洋洒洒具体阐述,对指导当时档案人员实践具有重要意义。1.2 著作内容手册档案学理论及主要内容的表述在富有创新性的同时又极具时代与个人特色,基于档案工作的实践,以严谨缜密的逻辑思路凝练、创新与发展档案学理论。1.2.1 档案学理论内容的发展与创新詹金逊结合英国档案工作的实践,创造性地提出“档案组合”思想,并将其解释为“行政机构在业务活动中产生的文件有机整体,该机构本身是一个完善的组织,无需借助任何外来职权来处理各方面业务”。这一思想强调档案的原始整理顺序、形成机关的原始组织机构及文
9、件保管体系,是对来源原则的基本思想即尊重来源、尊重全宗的完整性、尊重全宗内档案员是整理体系的继承、发展与灵活运用。其中关于将“行政机构作为一个有机整体”的观点体现出其古典档案学思想,这一思想的形成又与詹金逊本人古典文学专业背景及英国公共档案馆的大量的馆藏历史档案的状况相协调。8 此外,书中所提出的“行政官员决定论”这一鉴定理论更是对传统档案思想的颠覆,也与英国当时盛行的法人观念的文化历史背景、英国档案销毁制度所存在的乱象及欧洲国家看重等级和官僚组织的时代背景特色等相契合。这一思想的核心观点是行政人员应当成为鉴定和销毁文件的唯一执行者,同时詹金逊也承认了行政人员并不能完全复原本来的状况且存在销毁
10、不合理的可能,对其观点进行了补充。在鉴定标准上主张在确保档案的公正性与真实性基础上强调根据行政价值进行鉴定。并指出档案形成的黄金法则是行政人员必须始终保持文件的完整、有序,以便继任者接续熟悉与处理工作。这一鉴定思想的提出直接影响了当时英国档案鉴定销毁的实践工作,即由档案工作者、行政人员和历史学家根据一定的比例组成一个委员会去起草一些条款作为这种规定的形式。1.2.2 著作具体内容的写作特色詹金逊在 手册 的写作中善用归纳和演绎、分析和综合、从具体到抽象和从抽象到具体等推理方法,档案管理手册专题ARCHIVAL MANAGEMENT MANUAL -103-以概念、判断、推理及假说等逻辑形式充实
11、手册的写作形式。其对档案学思想的阐述丰富而不乏味,立论充足而极具信服力,写作风格多变而富有个人特色。其一,逻辑论证层层深入,通过对比论证、道理论证、事实论证等多种论证方法及概念、判断、推理及假说等逻辑推理方式的灵活运用增强著作的可读性与学术性。例如,关于档案定义的阐述。首先,运用对比论证,比较分析文件与档案的常用概念的区别;运用事实论证的方法,对“档案这一术语在日常使用中缺乏精准”这一论点进行补充说明,通过权威代表法国国家档案馆馆长及著名的法国作者对档案这一术语的泛用的例子为后文的论证埋下伏笔,进而指出下一步的论证思路,即“记住 档案 的词源,然后通过比较一些明显的属于档案和不属于档案的文档案
12、例,进而创建定义”。其次,通过假说、判断、推理等逻辑方法的运用,归纳档案定义的 6 点界定要素,即官方性质、书写环境、文档的定义、公共档案与私人档案、文档成为档案的实践、保管。再次,在前文论述基础上将档案界定为“在管理或行政业务(不管是公共还是私人)中形成或使用,并且其本身已构成业务的组成部分;保存在本保管机构并且提供信息供本机构参考;由本机构负责业务的人员和合法继承人进行保管。对于这个定义,我们也许需要加一个推论,那就是档案绝不是专门为了后代的利益或信息需求而出现的。”詹金逊对于档案定义的推导过程严谨,从具体实践到抽象理论,在档案实践基础上,结合多种推理手法,增强了论著的说服力。其二,善用陈
13、述句、疑问句、反问句等多种句式,循循善诱,因势利导,释疑解惑尽在其中,字里行间浸润其档案学思想,同时又留有余地。例如,第三章第五节标题开篇明义,以“历史档案的销毁:谁为此负责?”为题展开关于历史学家、档案工作者是否应当为档案销毁负责的分析。在第三章第七节现代档案的鉴定中承接第五节分析,得出行政人员应当为现代档案鉴定负责的结论,同时以问句形式补充说明行政人员所面临的困难:“如何确保行政人员能够充分做好销毁工作?”“能够销毁太多吗?如果他们把文件都判定为对当时的事物无用而加以全部销毁或者几乎全部销毁,应该怎样去避免这种情况的产生?”紧接着以自问自答的方式在第三章第七节与第九节通过对档案行政人员的工
14、作与档案形成的黄金准则的分析进行一定程度的回答,也给读者留下了思考空间。其三,论著章节的大胆分割,各章节之间穿插联系,内容之间互有牵连又相互论证;行文不拘一格,篇幅内容有详有略;档案管理的实践主线贯彻始终。手册各章节内容之间互相穿插,交相论证。例如,第一章第五节首次提出档案工作者第一职责与第二职责,后文第二章第五节对档案工作者的主要职责即实体保护职责进行具体论述。前者在论著中位于绪论,所占篇幅相对较少,主要起着概述和简介的作用;后者位于论著主体板块,洋洋洒洒数十页,既照应绪论中档案工作者的职责,又是第二章内容的补充与说明,其中所体现出的档案保护技术、档案服务、档案建筑空间的规划、档案分类等思想
15、更是作者档案工作的实践经验的体现,无愧于档案管理手册中“手册”所体现出的实践性。1.3 注释注解手册运用大量的注释对论著中字词、文句、意旨、引文进行解释、说明、补充及拓展延伸,注解内容涵盖典型案例、即时评论、法律举证、名人名言、词源说明、作者个人思考与评论、参考文献的转引等充分发挥注释的释疑、举证、申说功能,9极大地提升了论著的可理解性,其中作者对当时英国相关档案法律的解读及档案实践案例的分析等注释的补充说明也进一步拓展了论著的学术价值。其中,概念注释、判断性注释及材料引用出处注释发挥基本的释疑功能,为读者解疑答惑,增强读者对文章的理解度。10如,第二章第三节中对“现代立法”这一概念注解为物权
16、法,便于读者阅读;第一章第九节对“未来档案的形成”做注解,指出“军需部作路大量的编排工作”的背景,通过判断性注释的释疑,增强现代档案增长这一档案管理工作困境的说服力;第二章第三节注明“定期”这一词在本书中的具体分析,第二章第四节对“收藏”的外部引用的出处,通过引用出处的注释释疑,增强文章的学术可信度。文献资料、学术成果及实践案例等注释主要发挥举证功能,充分提升论著的学术性,增强论述内容的理论深度与现实厚度。例如,第一章第七节针对“管理方法的区别对不同档案组织系统的影响”做注解,2022 年第 6 期 总第 266 期-104-SHANXI ARCHIVES引用皇家委员会的报告这一文献资料指出英
17、国当下大量的档案管理权威机构或多或少具有公共特征,并将其与同时期荷兰或者比利时中央式档案行政管理进行比较,藉由文献资料的举证,充分印证观点。第二章第二节针对“相同职能被全新行政机关代替的情况”在正文中已经举例说明在上述情况下档案线索是完整的,又添加亨利八世所形成的文件移交状况,通过实践案例的补充注解,进一步增强论点的可信度与可理解度。对论著中所涉及的问题进行拓展的注释主要发挥申说的功能,能够进一步提升文章的理论深度,手册中发挥申说功能的注释泽进一步体现出作者本人的档案工作实践经验及档案学思想。第二章第五节关于档案工作者的主要职责的论述过程中,运用大量申说式的注释,如,第 2 点“库房”的论述中
18、,对库房安装空气调节装置的积极与消极因素加以揣测,注释中“缺少足够的证据”“揣测”等字眼更是对作者个人的观点的申说;第 5 点库房内部配件和封装中对“矩形岛屿”的边缘和背部应当设置通风孔这一观点进行补充注解,指出“必须仔细对待该问题”,明确表明作者个人观点;第6点文件整理中有关“仿皮革纸板”,作者在正文中指出这一材料的优点的同时,注释中有补充其观点,指出这一材料存在的短板,“并非最理想的材料”,但也指出“这是我所知道的最廉价的材料,质量越好,其表面越光滑”,既体现出作者的档案管理经验,又对论点进行客观说明,丰富了论著的实践内容与理论内容。2 档案管理手册有待提升之处由此,我们不得不思考:即便手
19、册在写作结构与内容设置方面有所优势,这又是全然值得借鉴的吗?答案当然是否定的。毋论詹金逊对其档案原理的绝对拥护,11有学者从詹金逊所代表的古典档案学派中的“古典”一词为引展开对其思想的“保守性”的批驳。12但正如詹金逊档案学思想反映的英国时代烙印和个人特色,其思想是当时国际档案学界“英国声音”的补充,是实践经验转化为档案学理论反思与建构的重要转折,而不应当从现今视角加以批驳。13由此,笔者对论著所体现的思想不过多置评,更多地从论著的学术写作层面给出浅显看法。2.1 手册内容设置稍显驳杂,容易造成阅读混乱一方面,就论著整体结构而言,第一章第十节、第三章第八节与第十一节、第四章第十四节均设置小结与
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