员工基本职业素质培训1科学的工作方法.ppt
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1、 集集团内内训课程系列教材程系列教材科学的工作方法科学的工作方法员工基本工基本职业素素质培培训1 1.在旁在旁观者看来,不整者看来,不整洁的工作的工作场所除了反映出工作所除了反映出工作者者头脑混乱以外,不再代表混乱以外,不再代表其他。其他。办公室的公室的5S5S运运动:5S5S起源于日本,就是整理(起源于日本,就是整理(SEIRISEIRI)、整)、整顿(SEITONSEITON)、清)、清扫(SEISOSEISO)、清)、清洁(SETKETSUSETKETSU)、素养)、素养(SHITSUKESHITSUKE)五个)五个项目,因日目,因日语的的罗马拼音均以拼音均以“S”S”开开头,简称称为5
2、S5S。5S5S运运动提出的目提出的目标简单而明确,就是要而明确,就是要为员工工创造一造一个干个干净、整、整洁、舒适、合理的工作、舒适、合理的工作场所和空所和空间环境。境。5S5S的倡的倡导者相信,保持工作者相信,保持工作环境的干境的干净整整洁,物品,物品摆放有条不紊,一目放有条不紊,一目了然,能最大程度地提高工作效率。了然,能最大程度地提高工作效率。如果你的如果你的办公室、公室、办公桌都井然有序,那你的工作效率一定不低。公桌都井然有序,那你的工作效率一定不低。3 3.系系统化你的工具化你的工具 (1 1)基本工具。)基本工具。(2 2)复印机。)复印机。(3 3)传真机。真机。(4 4)电脑
3、。提醒:提醒:在我在我们试着改着改变工作的工作的过程中,常常会陷入程中,常常会陷入这样的困境:的困境:试着解决复着解决复杂的的问题而忽略了基本的而忽略了基本的问题。而基本的。而基本的问题却是却是任何一位工作者每天都要任何一位工作者每天都要处理的,包括他的理的,包括他的办公桌、椅子、公桌、椅子、电脑、订书机、文件机、文件夹、档案、档案夹、电脑磁磁盘、还有更多的其他有更多的其他东西。西。4 4.系系统化你的文件化你的文件(1)工作档。)工作档。什么是工作档?什么是工作档?工作档是用来整理目前工作档是用来整理目前进行的行的专案和固定的工作。案和固定的工作。工作档有什么?工作档有什么?A.立即可用的立
4、即可用的资料。料。B.“待待议”的的项目。目。C.固定固定职务。D.目前的目前的专案案 E.问题档档5 5.教你一招:教你一招:(1)要将文)要将文书工作工作处理得更好,就要根据使用的理得更好,就要根据使用的频率来整率来整 理你的文件。你最常用的理你的文件。你最常用的东西西应该在你的手在你的手边,随手,随手 可取。可取。(2)将所有不用的文件移走,不要)将所有不用的文件移走,不要让它它们占据你的工作档。占据你的工作档。(3)确定你)确定你为每一每一专案和活案和活动都建立了档案。把每一个档案都建立了档案。把每一个档案 清楚地清楚地贴上上标签。(4)建立)建立问题档,一部分档,一部分编号号0112
5、,代表每年的每一个,代表每年的每一个 月;另一部分月;另一部分编号号0131号,代表一个月的每一天。号,代表一个月的每一天。6 6.系系统化你的文件化你的文件(2)资料档。料档。列出你的列出你的资料档料档项目清目清单。建立建立资料档料档时需要考需要考虑的两件事:的两件事:A.怎怎样的的资料才有保存价料才有保存价值?B.你的你的资料档方便料档方便查阅吗?帮助你将自己帮助你将自己资料档料档结构化的做法:构化的做法:A.列出你工作的主要内容,例如:合列出你工作的主要内容,例如:合约、产品开品开发、预算等。算等。这些可些可 以成以成为你你资料档的料档的类别。B.档案档案夹应根据所确定的根据所确定的类别
6、,做清楚且适当的,做清楚且适当的标示。示。C.查现存的档案,然后去掉没用的档案。存的档案,然后去掉没用的档案。D.一个抽一个抽屉存放一个或多个存放一个或多个类别。E.将档案按字母将档案按字母顺序排列。序排列。F.用大而清楚的字用大而清楚的字标示档案抽示档案抽屉和档案和档案夹,以方便,以方便查阅并方便并方便归档。档。7 7.让你的档案更加有效的小秘你的档案更加有效的小秘诀:(1)使用大写、清楚的字母)使用大写、清楚的字母标示档案。示档案。(2)使用彩色)使用彩色标识能能让你一眼就找到某一你一眼就找到某一类型文件的位置。型文件的位置。(3)将)将类别与次与次类别标签排成一列,排成一列,类别与次与次
7、类别用不同用不同 颜色色标示。示。(4)为大型的大型的资料建立索引。料建立索引。8 8.开始系开始系统化你的工作:化你的工作:(1)系)系统化你的工具;化你的工具;(2)系)系统化你的文件;化你的文件;(3)建立你的工作档。)建立你的工作档。9 9.P D C A 它是一种很科学的管理它是一种很科学的管理程序,同程序,同时也是一种很科学也是一种很科学的工作程序。的工作程序。什么是什么是PDCAPDCA?这是四个英文字母,分是四个英文字母,分别代表代表计划(划(Plan)、)、执行(行(Do)、)、检查(Check)、修正再)、修正再执行(行(Action)。)。计划划(Plan)修正修正 再再
8、执行行 执行行(Action)(Do)检查(Check)PCDA循循环1111.计划(划(Plan)执行(行(Do)检查(Check)修正再修正再执行(行(Action)在工作程序在工作程序Plan Do Check Action过程中:程中:Plan即即拟订计划,制划,制订计划目划目标,制,制订计划做法;划做法;Do即即执行行实施,并加以控制;施,并加以控制;Check即确即确认或或评估估执行状况与目行状况与目标之差距;之差距;Action即即执行行结果与目果与目标值之差距探之差距探讨,并修正,并修正 采取措施。采取措施。1212.阶段段步步骤计划划阶段(段(P)设定目定目标搜索与目搜索与目
9、标相关的信息相关的信息找出最佳方案找出最佳方案制制订计划工作表划工作表执行行阶段(段(D)按按计划工作表划工作表执行工作行工作检查阶段(段(C)检查执行情况行情况修正再修正再执行行阶段段(A)对检查结果做出修正果做出修正修正后再修正后再执行行A PC D修正后再修正后再执行行对检查结果果做出修正做出修正设定定目目标搜索搜索信息信息拟定方案定方案制作制作计划工作表划工作表检查执行情况行情况按按计划工作表划工作表执行工作行工作1414.Plan:Plan:本本阶段你要明确六个段你要明确六个问题。这六个六个问题简称称为5W1H5W1H。(1 1)为何制定此何制定此计划?划?(Why?Why?)(2
10、2)计划的目划的目标是什么?是什么?(What?What?)(3 3)何)何处执行此行此计划?划?(Where?Where?)(4 4)何)何时执行此行此计划?划?(When?When?)(5 5)何人)何人执行此行此计划?划?(Who?Who?)(6 6)如何)如何执行此行此计划?(划?(How?How?)Do:Do:计划做好之后,着手将划做好之后,着手将项目一步一步向前推目一步一步向前推进。Check:Check:在在进行市行市场调研研过程中,一定要程中,一定要记得得检查,看,看项目的推目的推进是否按原先的是否按原先的计划划进行?当中有无行?当中有无纰漏和出漏和出现偏差?偏差?Action
11、:Action:针对你的你的检查结果确定你的行果确定你的行动。如果在市如果在市场调研研过程中,程中,发现已已经偏离原先的偏离原先的计划了,或者划了,或者发现原先的原先的计划考划考虑不不够周全,那你就要及周全,那你就要及时弥弥补、调整,以确整,以确保任保任务的的圆满完成。如果当中并无完成。如果当中并无纰漏或出漏或出现偏差,当然是皆偏差,当然是皆大大欢喜,那你可以喜,那你可以继续一如既往地一如既往地进行。行。实例例实战1515.一切按一切按“PDCA”循循环图 P (Plan)计划划 D (Do)执行行 C (Check)检查 A (Action)修正再)修正再执行行1616.他每天早晨都要他每天
12、早晨都要计划一天的具体事划一天的具体事务,并并认真加以真加以贯彻。这犹如一条犹如一条红线,引,引导他走出生活中繁忙的迷他走出生活中繁忙的迷宫。有条理的。有条理的时间安排就像一安排就像一线光明,冲破他生活的樊光明,冲破他生活的樊篱。哪里没有哪里没有计划,哪里的划,哪里的时间配置就不合理,配置就不合理,混乱就会降混乱就会降临到哪里。到哪里。维克多克多 雨雨果果 未了解目的港口的人未了解目的港口的人无法一帆无法一帆风顺。塞内卡塞内卡1818.有效目有效目标的的“SMART”原原则:明确的(明确的(Specific););可量化的(可量化的(Measurable););切切实可行的(可行的(Achie
13、vable););注重注重结果的(果的(Result-oriented););有有时间限制的(限制的(Time-limited)。)。1919.出差的目的出差的目的明确化。明确化。费用的用的预算目算目标可量化。可量化。时间目目标有有时间限制的。限制的。可以可以实现的目的目标。注重注重结果的。果的。实例例实战小小测试2020.剥洋葱法剥洋葱法长期目期目标剥剥 洋洋 葱葱 图即即时目目标大目大目标中期目中期目标大目大目标即即时目目标更小目更小目标小目小目标设定目定目标实现目目标2121.目目标多杈多杈树树干代表目干代表目标;每一根每一根树杈代表子目杈代表子目标。叶子代表叶子代表实现子目子目标的因素
14、。的因素。在目在目标多杈多杈树中,目中,目标与子目与子目标的关系:的关系:A、子目、子目标是是实现目目标的策略;的策略;B、目、目标是子目是子目标的的结果;果;C、子目、子目标实现之之“和和”一定是目一定是目标的的实现。描描绘目目标多杈多杈树的技巧:的技巧:首先,写下你的目首先,写下你的目标;然后,思考然后,思考实现目目标有哪些策略,列出并添加到子目有哪些策略,列出并添加到子目标框里;框里;最后,考最后,考虑完成每个子目完成每个子目标的因素,添加到叶子代表的框里。的因素,添加到叶子代表的框里。2222.目目标子目子目标子目子目标子目子目标实例例实战在今年的在今年的6月月30日前日前为公司完成公
15、司完成销售售额 万元。画出目万元。画出目标多杈多杈树。2323.如果我如果我们只会一只会一 味地搜集味地搜集资料,而不料,而不会加以利用,那么我会加以利用,那么我们拥有的有的资料与垃料与垃圾桶里的垃圾并无两圾桶里的垃圾并无两样。2424.“占有占有”信息的四种主要方法:信息的四种主要方法:(1)阅读法;法;(2)捕捉法;)捕捉法;(3)调查法;法;(4)交)交换法。法。2525.信息信息过滤器流程器流程图大量的大量的信息信息直接直接相关相关的信的信息息有有用用信信息息相关相关信息信息过滤器器过滤器器过滤器器2626.决策是决策是计划工作的核心。划工作的核心。(1)什么是决策?)什么是决策?决策
16、是一个决策是一个为达到达到预期目期目标而从而从两个或多个可供两个或多个可供选择的方案中的方案中选择合合理方案的判断和理方案的判断和选择的的过程。程。2727.(2)决策)决策过程:程:情情报活活动阶段段设计活活动阶段段选择活活动阶段段评价活价活动阶段段2828.(3)制定决策:)制定决策:小小测试:你是个明智的决策者你是个明智的决策者吗?2929.(3)制)制订决策:决策:VSAFE快速决策法快速决策法价价值(Valuable)考察方案考察方案对目目标的的贡献献合适(合适(Suitable)考察方案是否与策略吻合考察方案是否与策略吻合认可(可(Acceptable)考察方案是否确考察方案是否确
17、实可接受可接受可行(可行(Feasible)考察方案是否成功考察方案是否成功持久(持久(Eternal)考察方案是否符合考察方案是否符合长期利益期利益3030.实例例实战提醒你注意:提醒你注意:如果你不能从如果你不能从“VSAFE 快速决策法快速决策法”的五的五个个标准中得出正面的答案,就准中得出正面的答案,就应该另外找一个另外找一个方案或者修改方案或者修改现有的方案。有的方案。3131.(3)制)制订决策:决策:头脑风暴法暴法3232.头脑风暴法暴法 背景背景说明明 头脑风暴法又称智力激励法、暴法又称智力激励法、BSBS法,是由美法,是由美 国国创造工程造工程专家家A F A F 奥斯本于奥
18、斯本于19391939年首次提年首次提 出、出、19531953年年发表的一种激表的一种激发创造性思造性思维的方法。的方法。方法大意方法大意 实际上是一种上是一种别开生面的小开生面的小组畅谈会。会。3333.头脑风暴法暴法 具体操作具体操作一:准一:准备阶段。段。(1)选定定议题;(2)选定参加者(一般不超定参加者(一般不超过10名),并事先挑名),并事先挑选好好记录员;(3)确定会)确定会议时间和和场所;所;(4)准)准备好海好海报纸或大白或大白纸、记录笔等用于笔等用于记录的工具;的工具;(5)布置)布置场所;所;(6)会)会议主持人主持人应掌握掌握头脑风暴法的一切暴法的一切细节问题。因此会
19、。因此会议 主持人主持人应熟熟读本法,做到本法,做到彻底了解。如底了解。如应了解本法的四大了解本法的四大 原原则,实施要点等等。施要点等等。3434.头脑风暴法暴法 具体操作具体操作二:二:实施施阶段。段。(7)开始)开始头脑风暴法会暴法会议时,会,会议主持者首先必主持者首先必须向参加者向参加者简 介介该方法大意,方法大意,应注意的注意的问题,如四大原,如四大原则;(8)会)会员畅所欲言;所欲言;(9)记录员记录参加者激参加者激发的灵感;的灵感;(10)结束会束会议;(11)将会)将会议记录整理分整理分类后展示后展示给参加者;参加者;(12)从)从结果和可行性两个方面果和可行性两个方面评价各种
20、方案。价各种方案。(13)选择最合适的方案,最合适的方案,应尽可能采用会尽可能采用会议中激中激发出来的方案出来的方案3535.头脑风暴法暴法 实施要点:施要点:(1)选择议题应注意:注意:议题的的选择必必须合乎参加者的合乎参加者的层次和关心程度;次和关心程度;议题的内涵的内涵应该明确,而不明确,而不应该模棱两可、似是而非。模棱两可、似是而非。(2)尽量利用激)尽量利用激发出来的灵感;出来的灵感;(3)主持人)主持人须知:知:主持人必主持人必须熟悉熟悉头脑风暴法,并且通暴法,并且通晓它的原它的原则;及及时阻止混乱的阻止混乱的场面;面;及及时宣告会宣告会议的的结束。束。(4)记录员要将所有人要将所
21、有人设想的大意清晰地想的大意清晰地记录在海在海报纸上。上。3636.头脑风暴法暴法 四大原四大原则:(1)禁止反)禁止反驳他人构想,也不要妄下他人构想,也不要妄下结论;(2)鼓励自由思想,自由)鼓励自由思想,自由发言,最狂妄的想象是最受言,最狂妄的想象是最受欢迎的;迎的;(3)重量不重)重量不重质,意,意见或建或建议提得越多越好:提得越多越好:(4)鼓励利用)鼓励利用别人的灵感加以想象、人的灵感加以想象、变化、化、组合等以合等以激激发更多更新的灵感。更多更新的灵感。3737.(3)制制订决策:决策:头脑风暴法暴法经典案例典案例提醒你注意:提醒你注意:在在进行行头脑风暴法暴法时应:(1)明确)明
22、确议题;(2)参与者)参与者应是关心是关心议题者;者;(3)四大原)四大原则不可不可违反;反;(4)讨论时气氛自由、气氛自由、轻松,但松,但应避免太乱而无秩序。避免太乱而无秩序。3838.(3)制)制订决策:决策:科学决策法科学决策法 方法大意:方法大意:所所谓科学决策法,就是指通科学决策法,就是指通过对存在决策存在决策问题的分析,的分析,选择最佳方案,以取得高效益或低最佳方案,以取得高效益或低风险的的结果果这样一个一个过程。程。3939.科学决策法科学决策法 具体操作具体操作 准准备阶段:段:(1)分析)分析问题,确定是否需要决策。,确定是否需要决策。实施施阶段:段:(2)各种)各种备选方案
23、分析;方案分析;(3)找出最佳方案;)找出最佳方案;(4)评价方案。价方案。4040.科学决策法科学决策法 实施要点:施要点:(1)在)在对问题进行分析,确定是否需要决策行分析,确定是否需要决策时的主要工作是信息的主要工作是信息输入与情景入与情景监视,以判断需要决,以判断需要决策的策的问题到底是否存在,其性到底是否存在,其性质、重要性与迫切性、重要性与迫切性如何。如何。4141.科学决策法(决策科学决策法(决策问题四分四分图)A、Q类高高认可可 ()低低质量量Q、A类高高认可可 ()低低质量量A、Q类高高认可可 ()低低质量量Q、A类高高认可可 ()高高质量量055A认可可维度度问题质量量维度
24、度 Q注:注:Q因素(因素(Quality):):问题质量量维度;度;A因素(因素(Acceptant):):认可可维度。度。4242.科学决策法(决策方案科学决策法(决策方案选择流程流程图)确定可能情景确定可能情景搜集信息搜集信息估估计机会可能机会可能值估估计风险可能可能值判断信息可能判断信息可能值寻找更多的信息找更多的信息重新重新评价信息的可能价信息的可能值对所所有信有信息作息作出出选择考考虑决策决策4343.(3)制制订决策:决策:科学决策法科学决策法特特别提醒:提醒:(1)对方案抉方案抉择应有正确的有正确的认识,不能,不能单纯地理解地理解为对某一种方案某一种方案“是是”、某一种方案、某
25、一种方案“非非”之之间的的选择;(2)决策)决策时综合参考不同的意合参考不同的意见,然后再做决定;,然后再做决定;(3)听取反面意)听取反面意见,进行深入思考,从而有助于行深入思考,从而有助于产生新方案;生新方案;(4)防止盲目从众心理鼓励大胆)防止盲目从众心理鼓励大胆发表不同的想法。表不同的想法。4444.(3)制)制订决策:决策:决策决策树 背景背景说明:明:决策决策树法是一种法是一种图解法,它是利用解法,它是利用树形形图来来进行决策的方行决策的方法。法。这种方法能解决种方法能解决简单的决策的决策问题,也能解决复,也能解决复杂的的问题。它是以决策收益它是以决策收益计算算为依据的。依据的。4
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