网络时代事业单位文书档案管理信息化研究.pdf
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1、132023年 第22期 兰台内外数字档案创新研究近些年,我国各地区市政服务事业呈现出较为快速的发展态势。市政工作内容较多,以市政公用发展服务中心为例,为确保各项工作顺利、有效地开展,有必要做好各项管理工作。其中,文书档案管理是一项非常重要的工作,做好事业单位的文书档案管理,能够使各项工作有章可循、有据可依。但需注意的是,从现状来看,事业单位文书档案管理工作尚且存在一些问题,如文书档案管理信息化制度不完善、文书档案管理信息化建设落后、档案管理工作人员素质水平不高等。为解决这些问题,事业单位文书档案管理工作需要顺应网络时代信息化发展的趋势,并努力促进文书档案管理工作质量水平的提高。一、网络时代事
2、业单位文书档案管理信息化工作开展的意义文书档案是由事业单位行政管理事务活动产生的,由通用文书转化而来的一部分档案,如命令、指示、决定、布告和请示等。由此可见,事业单位文书档案管理是一项系统化的工作。在网络时代背景下,为做好此项工作,需对传统的纸质档案管理思想进行革新,注重档案管理信息化建设。从实践工作层面分析,做好事业单位文书档案管理信息化工作具有重要意义。1.有助于文书档案管理工作效率的提高在传统工作模式下,事业单位文书档案以纸质档案管理为主,随着事业单位文书档案资料的增多,会加大档案管理人员收集、分析整合及存储管理文书档案资料的工作负荷及难度,使文书档案管理工作效率难以得到有效提高。在网络
3、时代,通过做好事业单位文书档案管理信息化建设工作,由传统单一化的纸质档案管理模式逐步转向电子化、信息化管理,在计算机技术和信息技术的融合应用下,有助于减轻档案管理人员工作的压力,提高档案收集、归档管理工作的效率,并能保证归档文书档案资料的准确性及完整性。2.有助于保证文书档案资源的安全性事业单位涉及一些保密性要求较高的文书档案资料,尤其是市政基础设施管理工作产生的相关文书档案资料,为遵循管理方的要求,有必要做好相关文书档案资料的保密管理,若采取传统纸质档案管理,则在文书档案资料传递、交接等工作环节易出现遗失、缺损和被盗窃等安全问题。在网络时代,针对保密要求高的档案资料开展电子化、信息化管理,能
4、够最大限度地预防遗失、缺损和被盗窃等安全问题的发生,进一步保证文书档案资源的安全性,满足管理方的文书档案资源的管理要求,提高了管理方对档案管理服务的满意程度。3.有助于提升文书档案资源的共享利用价值事业单位文书档案管理的利用价值较低,一般在单位内部利用,很难将其共享利用价值充分发挥出来。而在网络时代,加强事业单位文书档案管理信息化建设,在档案管理信息系统的构建及应用下,可实现文书档案管理对内、对外的共享利用,通过共享利用权限的设置,既能够提升文书档案资源共享利用的价值,又能够保证文书档案资源利用的安全性。二、事业单位文书档案管理的工作现状根据网络时代背景下事业单位文书档案管理信息化工作开展的意
5、义来看,文书档案管理工作在事业单位的长足发展中起到关键的作用。对此,事业单位必须对这一工作予以高度重视,同时采取多种措施确保文书档案管理工作能够顺利开展下去,进而全面有效地提高事业单位文书档案管理工作效率。但从现状来看,在此项管理工作开展期间,仍存在一些问题。1.文书档案管理信息化制度不完善要想做好事业单位文书档案管理工作,需要有制度作为保障。但从现状来看,一些事业单位在文书档案管网络时代事业单位文书档案管理信息化研究文/姜红霞摘要:市政公用发展服务中心(以下简称为“事业单位”)做好档案管理方面的工作至关重要,可对前期工作分析、总结,并对后续工作计划和方案的制定提供有效参考。其中,文书档案保存
6、、利用价值较高,需对其中的文书档案管理工作加以强化。在网络时代背景下,对事业单位文书档案管理工作提出了越来越高的要求,事业单位需要革新传统管理理念,注重文书档案管理信息化建设工作的开展。因此,本文以网络时代事业单位文书档案管理信息化工作开展的意义为切入点,结合事业单位文书档案管理的工作现状,提出信息化工作策略,旨在全面提升事业单位文书档案管理工作的质量水平。关键词:网络时代;文书档案管理;信息化建设;工作策略作者简介:姜红霞(1973年),女,汉族,山东滨州人,本科,副研究馆员,研究方向:档案管理。142023年 第22期 兰台内外数字档案创新研究理信息化制度方面还不完善。比如,延续使用传统纸
7、质档案管理制度,对于电子档案在归档制度方面不够明确,易出现归档的电子档案资料信息不够完整、真实性有待考究等现实问题,进而难以提高文书档案信息资源的利用价值。又比如,未能针对文书档案管理工作人员制定合理、科学的绩效制度、奖惩制度,难以规范约束档案管理人员的工作行为,管理人员信息化管理意识薄弱,很难做好事业单位文书档案管理信息化工作,使此项工作流于形式,缺乏实效性。此外,文书档案管理安全制度缺失,难以保证文书档案资料的安全性,档案资料未能实行电子备份、安全加密,易出现电子档案遗失、被恶意篡改等风险问题,不利于提升文书档案资料管理工作整体的安全性。2.文书档案管理工作不规范为提升事业单位文书档案管理
8、工作的标准化、科学化水平,有必要对其工作加以规范。但从目前来看,一些事业单位在文书档案管理工作方面还不规范。一方面,事业单位文书档案管理存在直接将纸质档案转化成电子档案的情况,对档案管理的延续性、创新性有所忽视,虽然树立了档案电子、信息化管理思维理念,但档案电子化、信息化管理缺乏规范,使档案电子化、信息化管理流于形式,实效性不高。另一方面,部分档案管理工作人员未能树立规范化档案管理意识,在文书档案收集整理方面积极性不高,未能加深与其他部门之间的联系,如市政服务部门、业务部门等,导致难以收集到完整、真实、全面的文书档案资料,且易出现文书档案归档不及时的情况,使事业单位文书档案管理工作质量水平难以
9、得到有效提升。3.文书档案管理信息化建设落后在网络时代背景下,事业单位文书档案管理需重视信息化建设,但目前一些事业单位在文书档案管理信息化建设方面比较落后,究其原因,主要表现为:一方面,部分事业单位文书档案管理信息化建设存在形式主义,资金投入不足,难以满足其信息化建设所需的软硬件设备设施,如档案管理软件、计算机软件、扫描软件、图像处理软件及文字识别软件等;又如,计算机电脑设备、档案柜、除湿机、空调设备、扫描仪和数码摄像机等。在缺乏软硬件设备设施支持的情况下,难以满足事业单位文书档案信息化建设的基础要求。另一方面,在事业单位文书档案管理信息化建设过程中,还需要一些现代化科学技术的充分支持,如文书
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