实体化改革视角下的企业档案管理模式与路径探究——基于实体化改革的地区公司.pdf
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1、2023.4机电兵船档案企业档案工作聚焦摘要在国企三年改革的浪潮下,部分集团公司的地区公司通过实体化改革由地区管理机构转变为实体公司。本文从实体化改革视角下分析地区公司所面临的档案管理困境,并尝试探究适应该组织形式的档案管理模式与路径,以期促进其档案管理水平获得提升。张爱花 张景松实体化改革视角下的企业档案管理模式与路径探究基于实体化改革的地区公司 一、引言 地区公司作为集团公司的派出机构,主要协助集团公司总部管理所在地区的企事业单位,本质上是非市场经营主体,因此地区公司档案主要以管理类档案、会计类档案和人事类档案为主。随着实体化改革的不断深入,部分集团公司的地区公司由地区管理机构向企业集团转
2、变,对所属企事业单位逐步实现集中统一管理,对档案管理的规范化、标准化、信息化提出新的要求。本文从实体化改革视角下分析地区公司所面临的档案管理困境,探究适应该组织形式的档案管理模式与路径,以期促进地区公司的档案管理水平获得提升。所指的地区公司仅指实施实体化改革的地区公司,与一般意义上的地区公司概念不同。二、地区公司档案管理面临的现实困境 (一)员工档案观念陈旧,档案收集与业务拓展不相匹配 在地区管理机构体制下,地区公司主要发挥监督指导的作用,对所属企事业单位的科研生产、经营管理介入较少,档案形成的类别主要以管理类、会计类、人事类为主;在企业集团公司体制下,地区公司主要发挥集中统一管理的作用,对所
3、属企事业单位的科研生产、经营管理直接实施管理,档案形成的类别逐步向科研类、基建类、设备类、纪检类、审计类等档案类型延伸。而员工的档案观念和习惯停留在地区公司是管理机构的模式中,档案的收集与业务拓展不相匹配,档案的齐全性、完整性受到影响。(二)制度不健全,档案管理缺乏规范性 由于地区公司承担职责的特殊性,其档案管理制度往往停留在综合管理层面,操作性的规范和作业指导书一类的制度较为缺乏。特别是针对业务拓展所产生的新兴档案类型,档案管理要求甚至存在缺失的情况。档案管理制度不健全,档案分类方法、归档范围、工作流程、人员职责不明确,导致档案管理随意性较大,档案遗失现象时有发生。(三)档案管理分散,不利于
4、档案的安全和管理 地区公司因组织机构简单、人员有限,基本未设置专门的档案管理部门,通常各门类档案分散在各业务部门管理,基本没有实现档案的集中统一管理。档案管理分散,往往容易造成档案遗失、损毁、资料不全或不便查找等诸多问题,特别是在部门职责调整或人员发生变动时,档案的管理和利用效能更是大大降低。(四)档案库房设施简陋,无法满足档案工作的发展需要 由于未实现档案的集中统一管理,地区公司的档案库房普遍比较简陋,没有配备档案密集架、除湿机、消防灭火系统、防入侵报警系统、防磁柜等设施设备,无法满足档案的安全管理要求。即使建设有档案库房,库房建设面积也很难满足档案集中统一管理的需求。此外,档案管理软件平台
5、的缺乏,又制约了档案数字化、信息化工作的开展,这些软硬件设施的缺失或不到位,很大程度上制约了地区公司档案工作的推进,无法满足档案工作的发展需要。(五)档案人员配备不足,档案工作推进缓慢 因人员有限,地区公司的档案工作大多数由某个业务部门的专职或兼职档案人员负责。随着各类型档案的集中统一管理,原有的档案人员明显不足,再加上档案数字化和信息化对档案人员提出新的要求,有限的档案人员加上专业知识的不足,一定程度28机电兵船档案2023.4 企业档案工作聚焦上制约了档案工作水平的提升。三、地区公司档案管理模式与路径之应对策略 (一)完善档案管理组织体系,为档案工作提供组织保障 设置专门的档案管理部门,明
6、确档案分管领导、各业务部门和所属企事业单位档案工作负责人以及专兼职档案人员,制定各级人员的档案工作职责,形成由地区公司集中统一领导,档案归口管理部门组织实施,各业务部门和所属企事业单位分级管理、协同配合的组织管理体系,为档案工作的开展奠定组织基础。机构、人员和职责明确后,便于定期或不定期召开档案专题会议,研究和解决档案工作中存在的诸如文书档案和会计档案集中统一管理,库存档案数字化加工优先排序,OA办公软件、PLM和ERP等业务系统电子档案管理等系列问题,推动各项档案工作有序开展。(二)健全档案制度体系,为档案工作提供遵循依据 依据国家档案局、国防科工局以及上级单位颁布的档案制度规范,结合本单位
7、实际,构建以“管理办法(规定)、管理细则、操作性规范(作业指导书)”为主的三层级档案制度架构,以档案工作管理办法(规定)为总体纲领,以文书档案管理细则、科研项目档案管理细则、固定资产投资项目档案管理细则、产品档案管理细则、声像档案管理细则、实物档案管理细则、电子档案管理细则、借阅利用管理细则、库房管理细则等为具体指导,以文书档案整理规范、科研项目档案整理规范、固定资产投资项目档案整理规范、纸质档案数字化规范、档案管理系统操作规范等操作规范(作业指导书)为实操依据,构建覆盖“全职责、全业务、全流程”的档案管理制度体系,为档案工作的开展提供依据和遵循,推动地区公司的档案工作走上规范化轨道。(三)加
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