浅谈如何提高费用报销的规范性和时效性.pdf
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1、SH浅谈如何提高费用报销的规范性和时效性陈丽艳费用报销是指在企业的日常工作中,将由业务主管部门推动实际业务所产生的各项支出按照一定的流程进行审批,并对确定的开支进行结算的过程。该过程基于原始支出单据,并严格按照财务收支审批程序进行。费用报销的规范执行不仅涉及到正确填写单据、明确费用和发票数量等问题,还牵涉到业务部门和财务部门相关负责人的共同责任。企业应以长期发展为目标,以优化为导向,在费用报销流程的基础上加强财务管理,避免账目混乱和责任推诱等问题,并最终实现和谐、高质量的财务管理目标和有效的报销环境。一、对费用报销过程进行优化的重要性(一)提高财务管理秩序的稳定性在企业管理中,费用报销是一个必
2、不可少的环节,涉及到与费用相关的各种业务,并且在企业的财务管理中占据了很大的开销。举例来说,公司需要购买办公室清洁用品、支付员工的出差费用,以及各种设备的采购等日常开销,这些都需要进行报销。这些费用的报销要在一个有序的过程中进行妥善处理,以维持金融管理秩序的稳定。然而,在复杂而繁琐的报销流程下,各种费用的报销效率将对财务报表的准确性和时效性产生影响,同时也关系到金融经营秩序的稳定性。因此,在优化费用报销过程时,并不意味着简单化流程,因为这可能导致管理过程中缺失必要的控制,并致使报销事项未能被负责的财务和相关费用部门有效处理,造成报销数据与实际支出不符。为了确保费用报销的准确性和有效性,需要建立
3、健全的报销管理机制。包括完善的报销流程,确保相关文件和凭证的保存和传递,严格控制报销金额的合规性,以及确保对报销事项进行审计和监督。同时,应采用数字化工具和系统来加快报销流程,提高效率和准确性。(二)确保财务数据的高品质财务报销是企业内部管理中必不可少的一部分,需要经过严格、仔细的审计流程。审计不仅仅关乎费用问题,还涉及财务问题,甚至可能需要高层领导的审核。多轮审阅可以确保报销项目符合规定并与实际花费相符。在优化费用报销流程时,需要确保报销结果准确地反映在财务报表中,以便发现潜在的价值。因此,在报销过程中,财务相关人员需要谨慎办理报销手续,并进行对账检查,以确保财务数据的高质量。(三)为实现业
4、财数据的统一提供基础性支持在企业内部管理中,费用报销作为连接业务和金融管理的重要环节,其流程的优化对业财融合至关重要。通过对报销流程的优化,实现财务和业务数据的统一,可以为企业奠定基础,促进两者之间的数据衔接。如今,越来越多的企业开始走上业财融合道路。实现财务数据的统一管理不仅是必要的,也是势在必行的。通过对报销流程的优化,公司可以确保工作质量和效率,进而促进企业的发展。在实现财务数据统一管理的基础上,充分发挥新时代管理模式的优势,从而控制成本、降低风险,使管理更加有序,决策更加科学。通过对业务和财务数据的统一管理,可以达到政策制定和实施的目的。这样的统一管理不仅有助于提高企业绩效,还可以为企
5、业决策提供重要依据。二、当前公司费用报销过程中55山西财税1工作研究存在的问题(一)过程太复杂目前,一些企业的费用报销流程十分繁琐,容易导致申请报销的员工由于不熟悉流程而经常出错,浪费时间。这种费时费力的流程不利于提高报销效率。举例来说,员工在报销费用时需要经过对原始支出单据的审核、付款单据的签发、单据的审核、经办主任的签字、出纳人员的开票,然后再由相关负责人签字,进行一系列手续。也就是说,销售人员为了拿到报销款项,必须经过几个步骤以及接触多人,还需与两个科室沟通。如果员工不熟悉流程,也不清楚应向哪个主管部门提交申请或由哪位工作人员签名确认,就可能导致申请无功而返。(二)员工申请报销需要参与会
6、计凭证传递1.凭证容易丢失。一般情况是在特定条件下,员工需要妥善保存会计凭证作为后续要求报销或报销的依据。然而这种情况下,如果员工没有妥善保存会计凭证,就可能导致遗失或损坏等情况。为了避免此类问题,企业通常会建立相应的制度和规定,明确会计凭证的保管责任和流程。这包括要求员工将凭证提交给专门负责存档和管理凭证的部门,或者使用电子凭证存储系统来确保凭证的安全保存。2.可能造成会计核算方面的延迟。一些员工在申请报销时由于缺乏金融知识出现了问题。这些员工对于及时处理账务缺乏认识,错误地认为一旦收到付款凭证,就已经完成了报销程序的大部分内容。他们认为,只需在方便的时候开一张支票,公司的开支就可以按规定金
7、额来报销。然而,由于账目处理不及时,导致支出的处理延误。3.缺乏对会计凭证的有效监督。当员工按照程序申请报销时,特别是从费用部门传送会计凭证时,存在一些潜在风险。一旦员工离开房间前往出纳室领取支票,这个过程缺少会计部门监督,就可能造成一些违法行为。例如伪造凭证或有选择性地取下奖券的附加物等。(三)员工申请报销需要长时间的等待为了报销费用,员工不得不在出纳科和费用科之间反复奔波。由于是多次排队,等待时间较长,也更消耗精力。例如,对于申请报销的员工来说,完成报销所需的时间(在没有外部干扰情况下)可能超过一个小时。如果环节出现问题,例如科室负责人或会计无法及时处理相关凭证,导致无法报销,或者要求报销
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