基于SWOT分析的山西省级科技计划项目档案信息化及知识管理探析.pdf
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1、2023年6月图书情报导刊第8卷第6期Jun.2023JOURNAL OF LIBRARY AND INFORMATION SCIENCEVol.8 No.6省级科技计划项目档案(以下简称“项目档案”)是指经国家或省级科技主管部门立项,由省级财政拨款支持的各类科技计划在申请、立项、实施、绩效评价和验收过程中形成的,具有保存价值的各种类型及载体的原始记录1,具有较高的知识开发和利用价值。项目档案是区域科技创新和社会发展的重要信息资源,对项目档案开展信息化及知识管理是强化科技计划项目管理和推动科技数据治理建设的重要内容。随着现代信息技术以及数字化技术的不断发展和知识经济时代科技创新发展需求的增加,
2、推动项目档案信息化建设及知识管理势在必行。通过推进项目档案信息化及知识管理,构建项目档案信息资源体系和挖掘利用知识管理体系,是持续提升科技档案核心信息资源控制力的重要方式,同时也是提升科技行政管理部门档案服务效能和推进科技档案治理能力现代化的有效手段。本文通过运用SWOT分析法系统分析山西省级科技计划项目档案信息化及知识管理的内部条件的优势、劣势和外部环境的机遇、威胁等影响因素,并将这些影响因素依照矩阵形式进行列举排列,建立山西省级科技计划项目档案信息化及知识管理的SWOT分析矩阵,然后用系统分析的思路进行综合分析,提出推进山西省级科技计划项目档案信息化及知识管理的对策和建议。1项目档案信息化
3、及知识管理的SWOT分析1.1SWOT分析法的内涵20世纪80年代,美国旧金山大学的管理学教授韦里克提出了SWOT分析法2,也叫TOWS分析法、态势分析法,该分析方法最早被应用于企业战略管理,如今在各种战略管理领域运用十分广泛3-4,已逐步发展成为战略领域非常重要的分析工具。SWOT分析法是基于内部竞争环境和竞争条件下的一种态势分析方法,是通过调查将与研究对象密切相关的各种主要内部优势(Strengths)、劣势(Weaknesses)和外部大环境的机遇(Opportunities)、威胁(Threats)等4个方面的总体情况列举出来,然后运用系统分析的思路,将各种因素相互匹配后加以分析,制定
4、适合自身发展战略和策略的一*基金项目:山西省科技战略研究专项“科技档案数字化及知识管理策略研究”(项目编号:202104031402167)。*通信作者:孙慧君,山西省科技情报与战略研究中心副研究员,研究方向:科技情报与战略研究,E-mail:。文章编号:2096-1162(2023)06-0040-06收稿日期:2023-04-26基于SWOT分析的山西省级科技计划项目档案信息化及知识管理探析*王旭,刘锐,孙慧君*(山西省科技情报与战略研究中心,山西太原,030024)摘要:通过采用SWOT分析法,分析了山西省级科技计划项目档案信息化及知识管理内部条件的优势、劣势和外部环境的机会、威胁,构建
5、了山西省级科技计划项目档案信息化及知识管理的SWOT矩阵分析模型,并据此制定了进一步完善山西省级科技计划项目档案信息化及知识管理相应的实施对策。关键词:SWOT分析法;科技计划项目档案;信息化;知识管理;中图分类号:G270.7文献标识码:A40种方法5-6。在本研究中,其内涵是将山西省级科技计划项目档案信息化及知识管理的内部条件优势、劣势和外部环境机遇、挑战进行有机组合分析,通过运用这种方法,对山西省级科技计划项目档案信息化及知识管理所处的环境进行较为全面、系统、准确的分析研究,从而提出山西省级科技计划项目档案信息化及知识管理的对策。1.2基于SWOT分析项目档案信息化及知识管理1.2.1优
6、势(Strengths)分析一是项目档案信息化及知识管理相关制度逐步完善。科学规范的项目档案管理机制离不开相关制度的不断健全,完善的管理制度是保障项目档案信息化及知识管理顺利推进的前提。北京市、天津市、安徽省等省市早在2008年就相继制定出台了专门的科技成果档案管理办法或者实施方案和实施细则,其他兄弟省、市、自治区科技管理部门也先后将项目档案管理及时纳入具体的科技管理和档案管理工作中。国家层面在2014年开启了中央财政科技计划(专项、基金等)管理的深化改革,提出构建具有中国特色的科技计划(专项、基金等)体系。随后,山西省在深化省级财政科技计划(专项、基金等)管理改革中,提出建立完善科技计划(专
7、项、基金等)体系和组织管理机制,通过建立统一的信息管理系统,对科技计划(专项、基金等)从需求征集到项目立项再到结题验收等环节进行全过程信息管理;通过结题验收项目及时纳入统一的科技报告系统,省级科技管理信息系统与国家信息系统进行对接,并启动了省级科技管理平台建设,完善科技管理信息系统,形成了新的科技计划管理机制,基本建成了公开统一的科技管理平台和科技管理信息系统,并在实践中不断深化改革;修订了科技计划(专项、基金等)和资金管理制度,特别是2021年制定出台的 山西省科技计划项目管理办法 中明确要求项目完成后提交项目验收、科技报告和绩效评价等所需材料,为项目档案信息化及知识管理提供了制度保障。二是
8、项目档案信息化及知识管理体系稳步健全。当前科技系统针对项目档案管理已搭建起由专兼职档案员组成的分工明确、相互协作、完整统一的网络体系和管理格局。山西省科技厅科技计划项目主管处室对项目档案工作进行全面统筹协调,并将项目档案是否完整和是否准确作为科研机构后续申报项目和监督科研机构计划项目执行的调控手段和重要依据。山西省科技厅各职能处室的兼职科技档案工作人员全面负责各职能处室项目档案的及时收集、认真整理和完整移交,确保项目档案的真实性、准确性和完整性。山西省科技厅档案管理部门全面负责项目档案的业务指导和集中统一管理工作,同时编制项目档案目录等检索查询工具,积极组织开展项目档案的信息化和数字化加工,搭
9、建项目档案目录数据库和全文数据库,便于及时检索查询、统计分析、挖掘利用和知识共享。三是项目档案信息化及知识管理的基础良好。随着社会进入知识经济时代,科技数据治理和管理现代化不断发展,科技档案信息化及知识管理建设不断深入,科技计划项目管理信息服务系统已建成并使用,信息化和数字化科技档案库房持续推进建设和不断升级,项目档案信息化及知识管理的硬件基础设施不断完善,项目档案信息化及知识管理相关应用软件系统灵活性不断提高和扩展性不断增强,项目档案信息化及知识管理人才队伍建设持续夯实,为项目档案信息化及知识管理进一步发展打下坚实的基础。1.2.2劣势(Weaknesses)分析一是项目档案信息化和数字化工
10、作量大。山西省级科技计划项目档案信息化及知识管理工作起步比较晚,且纸质版的项目档案比较多,科技计划项目长期以来一直未实施项目档案数字化加工,历年累积的需要进行数字化加工的项目档案数量庞大,开展项目档案数字化加工、推进项目档案信息化及知识管理工作量比较大,而项目档案信息化及知识管理需要大量人力和足够财力作为支撑,同时还需要充足的工作时间,现有档案管理人员短时间内很难完成。二是项目档案管理人员数量少。档案管理人员是推进项目档案信息化及知识管理工作持续发展的基础,档案管理人员自身素质和能力更是直接影响项目档案信息化及知识管理的水平。目前,山西省科技管理部门档案管理人员严重不足,专门负责收集、整理、归
11、档、开发利用和知识管理的项目档案专业人员更少,而且相关工作人员年龄结构老化。项目档案收集、整第8卷第6期王旭,刘锐,孙慧君基于SWOT分析的山西省级科技计划项目档案息化及知识管理探析4141理、归档、数字化加工和利用共享是一项烦琐且专业性要求比较高的工作,目前山西省科技管理部门档案管理人员配置情况难以满足大量科技计划项目档案的数字化加工、信息化及知识管理需求。三是项目档案信息化及知识管理人员专业能力不强。项目档案信息化及知识管理是一项专业性比较强的工作,档案管理人员需要具备档案专业知识并熟悉现代信息技术的运用。目前,项目档案管理人员绝大多数所学专业不是档案管理专业,且信息技术运用能力有限。现有
12、项目档案管理人员仅能满足被动提供档案资料的初步查询和简单利用服务,而运用现代信息技术开展项目档案数字化加工、信息化及知识管理的能力有限,深入开展项目档案知识挖掘、知识利用与共享以及提供知识服务的能力还有所欠缺。1.2.3机会(Opportunities)分析一是国家对项目档案信息化及知识管理工作高度重视。一方面,国家先后修订并实施了 中华人民共和国档案法 全国档案信息化建设实施纲要 科学技术研究档案管理规定 等法律法规,为项目档案信息化及知识管理提供了强有力的政策保障;另一方面,国家高度重视档案信息资源的开发利用和共享,“十四五”全国档案事业发展规划 中明确指出要加强档案信息资源共享平台建设,
13、推动档案信息资源共享平台不断延伸,推进档案信息资源共享利用7。此外,省级科技计划主管部门对项目档案的重视程度不断提高,资金投入也不断加大,加快了项目档案数字化建设进程和信息化及知识管理步伐。二是信息技术的快速发展和水平的不断提高。随着信息和网络技术的快速发展,促使科技计划管理部门能够建设和优化科技管理信息系统,推动信息技术在项目档案信息化及知识管理方面的广泛应用,提高了项目档案信息化及知识管理服务能力,提升了项目档案信息化及知识管理水平。此外,电子档案管理系统通用功能要求 党政机关电子公文归档规范 等国家或行业标准的发布也有助于项目档案信息化及知识管理的高质量、高效率完成。三是项目档案信息资源
14、利用需求持续增加。信息化时代,项目档案利用者对档案信息化及知识管理的需求愈加迫切,更倾向于通过互联网、移动终端、手机App等信息渠道查询和获取项目档案信息资源。同时,档案利用者希望能够随时随地便利地获取档案信息资源,且更加倾向于服务的个性化、智能化、生态化8。此外,项目档案利用意识逐步加强,项目档案信息资源在科技进步与创新中的作用也愈发重要,所发挥的作用也越来越突出。1.2.4风险(Threats)分析一是项目档案信息资源存在安全风险。项目档案信息资源是科学技术生产活动中产生的重要资料,是科研人员长时间劳动的心血和偶然瞬间灵感的产物,而且项目档案中部分信息资料是涉密信息9。所以,项目档案信息资
15、源的安全问题就显得特别重要。随着计算机、互联网、大数据等信息技术的快速发展及在各个领域中的广泛应用,也为项目档案信息化及知识管理提供了便利。在利用信息技术的同时,非授权访问他人网络、干扰他人网络正常功能、窃取他人网络数据、利用网络传播病毒等危害网络安全的行为仍然存在10,再加上项目档案管理人员对系统漏洞、恶意软件和病毒等技术风险的认识不足,项目档案信息的安全风险仍然存在而且很大。二是项目档案资源及时、完整和系统性归档难度较大。由于科技计划项目的项目申请、项目立项、项目实施和项目结题验收的过程具有一定的周期性,所以整个科技计划项目档案资料的产生在时间上具有不同步性,确保科技计划项目档案资料归档及
16、时、完整和系统,是科技计划项目档案信息化及知识管理的难点和关键所在。三是项目档案信息资源利用和共享程度不高。项目档案信息资源利用和共享是项目档案信息化及知识管理的最终目标。目前,我国项目档案信息资源利用和共享的渠道还比较有限,主要是通过国家自然科学基金委搭建的大数据知识管理服务网和科技部搭建的国家科技报告系统对外开放和共享电子版的项目档案信息资源,而山西省级科技计划项目档案信息资源则主要依托国家科技报告系统山西子系统开展项目档案信息资源的利用和共享,且由于对外共享内容有限,想详细了解项目档案的全部信息资源,只能到科技档案2023年6月图书情报导刊4242管理部门查询纸质版科技计划项目档案。2项
17、目档案信息化及知识管理矩阵模型利用SWOT分析中的4个方面,初步建立起山西省级科技计划项目档案信息化及知识管理SWOT分析矩阵模型,如表1所示。3项目档案信息化及知识管理的策略3.1加快推进项目档案信息化及知识管理进程项目档案信息化及知识管理要紧紧围绕全面落实国家档案信息化工作“存量数字化、增量电子化”的战略举措,并积极主动融入科技数据治理能力提升和数据治理现代化建设。一是把项目档案信息化及知识管理纳入科技档案信息管理服务系统重点模块和重要内容,推进项目档案的“收、整、存、管、用”各个重要环节的信息化和自动化,同时进一步完善和统一项目档案建设标准,避免因项目档案建设标准不一造成项目档案数据交换
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