档案开放审核方式精细化探讨.pdf
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1、2023 年第 4 期业务探索档案开放审核方式精细化探讨姻黎富文陈璇陈慧玲林红棉“档案开放,是指国家档案馆按照法定权限将形成时间达到一定年限、无需限制利用的馆藏档案经过法定程序向社会提供利用的活动”。在档案开放前,须对档案进行开放与否的鉴定,这一环节称为档案开放审核,是馆藏档案依法向社会开放前必须履行的工作程序。基于国家档案局 2018 年业务建设评价数据可知,彼时各省馆开放审核比例普遍不高,制约了档案工作真正意义上“走向开放”。本文选取实践中面对的审核主体为切入点,研究减轻审核难度,加快审核进度的措施,即引入“子档号”概念,以期助力审核人员准确、快速甄别一份档案或开放,或控制。由此切实提升各
2、级档案馆档案开放率,让档案更多地走向社会,更好地服务人民群众和社会各方面查档用档。一、档案开放审核方式的演变目前,各级国家综合档案馆的档案开放审核方式经历了以“卷”为单位进行开放审核到以“件”为单位进行开放审核的历程。(一)“卷”为审核单位的特征以“卷”为单位进行开放审核是早期的开放审核方式,是基于装订成卷的整理方式决定的,且审核对象多为档案实体,凡审核结果认定其中一份档案不适宜开放,则该卷档案均不开放。以“卷”为单位进行开放审核的方式,较大程度保证该卷档案的内容控制在较小知悉范围以保证敏感内容安全,但与档案工作“走向开放”的时代新趋向不相符,与信息化时代要求不相适应。(二)“件”为审核单位的
3、特征随着文件级目录的逐步完善和信息化技术在档案领域的广泛运用,馆藏档案数字化比例逐年提升,以“卷”为单位进行开放审核变革为逐卷、逐件、逐页进行开放审核。在档案数字化成果的基础上,以“件”为单位的档案开放审核方式既适用于以“件”为整理单位的档案,也适用于以“卷”为整理单位的档案。卷内某件档案不宜开放并不影响该卷其他档案对社会开放,能够大幅增加开放档案数量,公众可利用档案资源可实现跨越式提升。(三)存在问题根据 归档文件整理规则 DA/T 22-2015 定义,“件”是归档文件的整理单位。一件档案可能由文件正本、文件处理单、发文稿纸、定稿、复制件、翻译本等构成。以“件”为单位的开放审核是主流方式,
4、但鉴于文件处理过程信息的复杂性,档案正本符合开放要求并不意味文件处理过程中产生的信息同样适合开放。当一件档案经开放审核后认为正本理应开放,但文件处理单不宜开放,则该份档案仍否开放?该件档案划定为“控制”则违背信息公开原则,划定为“开放”则可能导致归档文件形成过程的敏感信息被公众误读从而产生不良影响。所以以“件”为单位的开放审核方式仍需解决开放一份档案是否意味着开放该份档案所包含所有文件的问题。如何让档案实现更科学合理的开放,这是档案开放审核过程中面临的问题,需要及时回应,也亟待解决。二、“子档号”引入精细化开放审核(一)解决方法笔者认为,以“件”为单位开放审核可尝试精细化管理。解决的办法可在数
5、据化的语境下,给“件”的不同构成部位赋予相应的编号,即在实际的开放审核工作中,对一“件”档案内不同构成部位的文件进行区分,并明确其标注,在该件档案原有档号的基础上,不同构成部位的文件末端赋予一个标识符号,使其精细到“件”内每一文件都有特定“身份”。例如,正本的“身份”用“A”表示,则在该件档案的档号后缀加上“A”,文件处理单的“身份”则加上“B”,定稿的“身份”则加上“C”。如正本“A”审核意见为“开放”,文件处理单“B”审核意见为“控制”,定稿“C”审核意见为452023 年第 4 期业务探索“控制”,则该份档案仅开放正本;如果正本“A”同样审核为“控制”,该件档案整体划为控制档案,不宜开放
6、。由此可知,开放审核精准到一件档案内不同部位“身份”,即能很好地解决上述问题。实际工作中,与馆藏档案形成单位或者移交单位开展会同审核工作时发现,档案形成单位或者移交单位认为应把每件档案再加以细分,以便他们更加精准地进行开放审核,既能简化判断条件,降低工作难度,又能提高审核效率和开放数量。而与档案密切相关的另一角色利用者,多数利用者基本只关注档案的正本内容直接体现的信息,只有少量研究者对文档的背景信息或处理信息感兴趣,而这种情况可以通过申请利用来解决。所以,赋予每件档案内不同构成部位的文件单独“身份”,能解决开放审核工作既符合信息公开原则最大程度满足公众对政府信息的知情权,又避免敏感的过程信息公
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