大数据时代下档案管理探析.pdf
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1、第 36 卷第 4 期2023 年 7 月濮阳职业技术学院学报Journal of Puyang Vocational and Technical CollegeVol.36No.4Jul.2023收稿日期院2023-02-20作者简介院李垚渊1990要冤袁男袁江苏丰县人袁助理馆员袁主要研究方向院档案管理遥大数据时代下档案管理探析李垚渊濮阳职业技术学院 成人教育部袁河南 濮阳 457000冤摘要院野互联网+冶时代的到来给现代社会生活创造了更多的新技术和新思路袁大数据就是其中核心的内容之一曰大数据改变了人们的生活袁也改变了档案管理的方式方法遥 在大数据时代袁档案管理工作需要向着数字化尧信息化方向
2、发展遥 大数据资源具有资源量大尧可复制性强尧用途多样化的特点袁但当前档案管理工作也还存在一些问题袁大数据时代档案管理可以采取提升档案管理的数字化的技术水平袁加强人才培养尧加强软硬件设施建设等策略遥关键词院大数据曰档案管理曰数字化中图分类号院G271文献标识码院A文章编号院1672-9161渊2023冤04-0109-04档案管理数字化是新时代信息技术发展与档案管理工作升级的必然要求袁 现代数字化技术被应用到社会生产生活中的几乎所有领域内袁 档案管理工作同样需要进行数字化建设探索遥一尧大数据资源的特点大数据资源顾名思义就是通过大数据技术而获得的互联网资源袁 大数据将互联网上的资源搜集起来袁根据用
3、户的互联网足迹袁对用户进行精准画像袁从而实现更符合用户需求的商业推送或者用户描写151遥大数据资源诞生于互联网袁是特殊的互联网资源袁 所以大数据资源既具备传统信息资源的一些特征袁又具有其独特性袁具体而言袁大数据资源具有三个特征遥渊一冤资源量极大首先袁大数据资源的资源量非常巨大袁这是大数据技术创造的必然结果袁仅对一个用户而言袁大数据就可以搜集到他在互联网上的所有足迹和信息袁包括浏览记录尧消费记录尧搜索记录等等袁这些数据被搜集起来袁整理形成对用户的画像袁而单一用户的数据资料就极为丰富遥 在野互联网+冶时代袁几乎每一个互联网用户每天都在接触海量的资源袁 即便用户只能够选择其中的一部分加以关注袁长期积
4、累下来袁同样是一个天文数字袁 而大数据资源要把这些所有的数据都搜集整合袁所以大数据资源必然是海量的资源遥渊二冤可复制性强大数据资源作为互联网资源袁 可复制性是其基本特征之一袁 当前国内的大数据资源主要存储在各个平台的云服务器中袁 有权限访问云端的用户就可以获得其中的大数据资源袁 而不会因为服务器的问题袁出现无法复制的数据资源216遥渊三冤用途多样化大数据资源的另一个显著特征就是用途的多样化袁大数据资源可以被应用在现代社会生产生活尧企业经营的方方面面遥 在生产环节袁依靠大数据资源袁可以判断产品的市场前景和需求袁调整生产计划袁提高生产资金的使用效率袁为企业获取更大的利润遥二尧大数据技术对档案管理工
5、作的作用在大数据时代袁 大数据技术对档案管理工作最重要的作用就是进一步推进了档案管理数字化袁而档案管理数字化建设的重要性又体现在档案管理的效率尧质量与成本三个方面袁具体包括如下内容遥渊一冤提升档案管理效率档案管理数字化能够提升档案管理的效率袁传统的人工档案管理受人工能力的限制非常大袁 档案管理人员每天能够整理分类归档的档案资料是有限的袁而在调用查找档案时袁档案管理人员又需要花费大量时间袁并且整个过程容易出现失误袁因此人工档案管理的效率并不算高遥 而数字化档案管理将所有109要要的档案资料都汇编到数据库中袁 利用计算机算法对档案进行编号袁然后将档案的信息保存在服务器中袁需要调用查找档案时袁 只需
6、要在计算机中输入有关信息袁就能够快速找到档案的位置和内容袁极大提高了档案管理的效率357遥渊二冤提高档案管理质量档案管理数字化还能够提高档案管理的质量遥档案管理工作最重要的职责就是整理档案与归类保存档案袁传统人工管理模式不仅效率低下袁而且准确率也不高袁档案管理经常出现错误袁当需要使用档案的时候会因为这些错误大大增加流程时间遥 档案管理数字化则可以克服人工管理容易出现的问题袁只要给计算机输入正确的内容袁 在整理和保存过程中就不会出现错误袁 档案管理的质量也因此得到显著提升遥渊三冤降低档案管理成本档案管理数字化的另一个重要作用就是降低档案管理的成本遥 传统档案管理工作保存了大量的纸质档案袁这些纸质
7、档案的保存既要占据空间袁又需要合适的保存环境袁 否则档案破损丢失又会造成许多问题袁所以纸质档案的保存成本相对较高遥而数字化档案将档案转换成数字信息袁保存在云端服务器上袁减少了纸质档案的数量袁 并且数据信息不会占用现实空间和资源袁能够极大节省档案保存的成本遥三尧大数据时代档案管理工作存在的问题当前袁我国的大数据技术普及程度还不够高袁档案管理工作和大数据技术的结合也不够深入袁 这是导致当前档案管理存在问题的主要原因遥具体而言袁当前档案管理存在的主要问题包括以下几个方面遥渊一冤设施建设不足在当前的档案管理数字化过程中袁 最突出的问题就是设施建设的不足袁 这里说的设施既包括档案管理数字化的硬件设施袁
8、同时也包括档案管理数字化的软件设施遥硬件设施方面袁尽管我国的档案管理数字化水平是相对较高的袁 已经有一定的档案管理数字化基础袁 但是从实际的硬件设施建设的水平来看袁 当前我国大多数的数字化硬件设施建设并不能满足大数据和野互联网+冶时代对硬件设施的要求袁比如电脑袁 当前的档案管理工作中使用的电脑很多都是较为落后的袁不具备对大数据的运算和处理能力袁所以就导致档案管理的数字化水平较低遥软件方面袁我国的档案管理数字化软件建设则更加落后袁 一方面是因为在档案管理软件购买上投入的资金成本较少袁另一方面袁即便购买了新型高效的软件袁但是硬件设施无法支持袁就使得这些软件买来无法使用袁浪费了资金袁 再加上进行档案
9、管理的相关人员严重缺乏专业知识袁对这些软件的掌握程度比较低袁更别说维护和管理了袁 这也是档案管理数字化所面临的重大问题遥渊二冤对档案管理数字化的认知不足当前档案管理数字化建设存在的另一个问题就是档案管理数字化普及程度不高遥 尽管国家制定了有关的政策袁也出台了一系列文件袁但是由于档案管理工作长久以来的历史属性和历史遗留问题袁 使得档案管理数字化建设的普及度不高袁 没能在更多的单位推进档案管理数字化遥 加之不同单位的档案管理内容与技术水平不同袁 难以制定出统一的档案管理数字化建设方法与标准袁 所以档案管理数字化建设一直难以推广遥当前很多单位对档案管理数字化的认知还严重不足袁 因为我国传统的档案管理
10、都是依托于管理人员通过政策调控和线下的会议进行工作安排和落实袁 这种形式在我国的档案管理中使用的历史非常久袁已经形成了体系性质的操作流程袁现在要进行全面的数字化建设袁 将原有的很多档案管理措施和方法进行数字化改造袁 一方面很多年龄较大的管理人员学习和操作起来可能会存在困难曰另一方面袁单位的管理层对于档案管理数字化的认知程度并不是很高遥再加上技术改造和实施的过程相对比较漫长袁这个时期会影响单位的档案管理效率袁 导致单位的档案管理工作无法正常开展袁 所以很多单位都宁可放慢档案管理数字化的进度袁 而选择保留原有的档案管理措施遥渊三冤对于新技术的使用不足大数据时代对于档案管理数字化最大的影响就是很多新
11、技术的出现袁大数据尧云计算尧区块链等高新技术和概念对于档案管理都有其借鉴价值和引领作用袁 但是由于前文所述的档案管理数字化在软硬件设施建设上的落后袁 使得新时代的这些新技术无法有效地应用到档案管理数字化当中袁 这也进一步导致了档案管理数字化和大数据时代脱节遥 因此在大数据时代的档案管理数字化建设中袁 加强新技术的应用是必不可少的遥当前档案管理数字化的技术水平不高袁 现代数字化技术虽然快速发展袁 但是一方面不同行业领域内的技术发展程度是不同的袁相对而言袁档案管理这一领域的技术水平比起其他经济利润大的行业要落后许多袁所以行业整体技术水平不高遥 另一方面袁档110要要案管理工作量大袁复杂程度相对较高
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