铀矿冶科研档案验收中的常见问题及建议_唐利雷.pdf
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1、第 卷第期 年月铀矿冶 收稿日期:第一作者简介:唐利雷(),女,湖南株洲人,学士,副研究馆员,主要从事档案管理工作。铀矿冶科研档案验收中的常见问题及建议铀矿冶科研档案验收中的常见问题及建议唐利雷(核工业北京化工冶金研究院,北京 )摘要:铀矿冶科研项目验收以档案为基础,档案验收是项目专项验收的重要环节。针对科研项目档案验收中存在的问题,从完整性、准确性、系统性、规范性和安全性角度分析了存在的问题及问题产生的原因,并提出了解决相关问题的合理化建议。关键词:铀矿冶;档案验收;问题;建议中图分类号:文献标志码:文章编号:():铀矿冶科研档案是铀矿冶单位在科学研究过程中形成的并具有保存和查考利用价值的文
2、字、图表、数 据、声 像 等 各 种 形 式 和 载 体 的 文 件 材料。科研项目档案不仅要在内容上做到齐全完整,确保整个科研项目档案的完备性;还要确保档案内容能够全面准确反映科研成果,要成为反映科研项目全貌的详实依据。根据 中国核工业集团有限公司项目档案验收评分细则,科研项目的档案需在完整性、准确性、系统性、规范性和安全性(简称“五性”)等方面达到要求。然而科研档案管理不规范,特别是归档不全问题普遍存在。在科研项目档案的收集、整理、立卷、归档等环节中,经常出现“五性”方面问题。如何在档案验收中避免出现这些问题,使项目顺利通过验收,是每个铀矿冶科研单位项目组和档案部门关心的问题。笔者总结了铀
3、矿冶科研档案验收中常见的问题,就产生问题的原因进行分析,并提出了解决问题的建议。铀矿冶科研档案验收中常见的问题在铀矿冶科技档案归档过程中,文件材料要求满足档案的“五性”要求,即完整性、准确性、系统性、规范性和安全性。在实际验收工作中发现,“五性”方面或多或少地存在问题。某铀矿冶单位近一年的科研项目档案验收中存在的“五性”问题见表。可以看出,该单位档案在完整性和规范性方面存在的问题较多,分别占 和。表某单位近一年科研项目档案验收中存在的“五性”问题 “”档案要求存在问题的数量个占比完整性 准确性 系统性 规范性 安全性 合计 档案完整性存在的问题有关档案完整性经常出现的问题主要有:)合同审查文件
4、、验收文件及技术规格书或技术协议收集不全;)实施方案节点中要求的调研报告、试验方案、试验数据等研究过程文件未归档;)实施方案、总结报告等无专家讨论意见和签到表;)缺少某年经费计划通知;)合同审查文件无乙方法人授权委托书,无三方报价;)合同内容无附录,无合同审查会签单,合同双方法人代表无授权委托书,合同招投标无专家意见和签到表;)设计变更书无设计单位、施工单位、建设单位三方意见及签订日期;)施工验收资料不全,原始记录归档不全,施工单位人员资质不全。档案准确性存在的问题有关档案准确性存在的问题主要有:)个别报告(终版)形成日期不自洽,部分合同盖章不符;)实施方案中提出的子课题和单位审查专题不符;)
5、复印件不清晰;)保管期限不够明确,“长期”应改为定期的具体年限;)终版报告日期与专家评审日期不符;)报告引用标准不妥,存在作废的标准。档案系统性存在的问题档案的系统性存在的问题主要体现在不按任务组卷,将合同、验收文件等分开组卷,不利于查阅和调卷。档案规范性存在的问题有关档案规范性存在的问题主要有:)签署不完备;)很多应为原件的材料,在档案中提供了复印件;)档号编制不规范;)实施方案的专家意见整改对照表中无意见出处,无人员签署;)组件和组卷不合理,文件材料应合并组卷却分开组卷,应分开组卷却合并组卷;)盖章不规范,合同签字日期不全;)图纸未装订、分册;)设备资料与设备购买合同未一起组卷;)档案未分
6、类,文件分离,未组卷;)照片著录不规范;)记录表格不规范,值班情况及记录人无手签,无效页数也计算在内,修改数据处未补签字及日期;)组卷用盒不规范,验收报告格式有误;)数据修改过多;)文件题名不准确。档案安全性存在的问题档案的安全性存在的问题主要体现在档案库房容积率小,不能满足未来年的库存需要;档案保管条件不能完全符合要求。铀矿冶科研档案存在问题的原因 科研单位及项目组重视程度不够承担科研项目的项目组科研人员负责对工作中形成的、积累的科研文件材料进行收集、整理,项目负责人组织归档工作。在实际工作中,文件材料遗漏较多,完整性欠缺,科研人员没有做到应收尽收;科研人员不太清楚应该收集哪些文件材料,经常
7、出现需要归档的没收集,不需要归档的却收集了很多。如设备仪器资料说明书等一般在现场会用到,没有专人收集保管,容易造成损坏或遗失。档案管理人员把关不严单位档案管理部门对本单位科研文件材料的归档工作进行监督、检查和业务指导。只有档案管理人员熟悉档案各类规范,并了解与科研项目相关的各类规定,才能协助科研人员做好科研文件材料收集、整理、鉴定及结题验收等工作。如果档案管理人员对档案规范不清楚、经验不足,势必造成档案的完整性、系统性和规范性出现问题。相关管理部门职责欠缺从科研项目文件材料的收集、整理及项目档案验收的情况来看,相关管理部门对科研项目开展过程中的部分环节没有起到把关作用,如项目中的报告或方案没有
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