基于工程项目竣工联合验收模式下的城建档案服务云平台构建与应用研究.pdf
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1、研究与探讨Research and Discussion基于工程项目竣工联合验收模式下的城建档案服务云平台构建与应用研究孙宏伟开封市城市建设档案馆(开封市规划展示馆)引言紧紧围绕建设工程项目审批制度改革工作要求,以城建档案数据管理和信息服务为主线,通过互联网+、BIM、大数据等新技术应用,充分开发利用“云”共享交换平台,打破城建档案资源信息孤岛,并与相关行政审批部门建立工程项目数据抽取和推送机制,达到压缩审批时限、提高办事效率的目的,实现让服务单位少跑腿、让数据多跑路的时代需求,助推工程项目审批制度改革落实落细,以提升政府公共服务能力和社会管理能力。1大数据时代下城建档案管理模式转型的重要性工
2、程项目审批制度改革是政府实施优化营商环境及深化“放管服”改革的重要内容。2 0 1 9 年3 月,国务院办公厅印发关于全面开展工程建设项目审批制度改革的实施意见(国办发 2 0 1 9 1 1 号),明确了建设工程档案验收为竣工验收阶段审批事项,并要求限时完成审批 1 。按照建设项目工联合验收实施“一家牵头、一窗受理、并联审批、限时办结”工作机制要求,住房和城乡建设部对城市建设档案管理规定及建设工程文件归档规范GB/T50328-2014的相关内容进行了修订,取消了原有的建设工程档案预验收,并将建设工程档案验收列入国家工程建设项目审批事项清单,城建档案管理部门依据竣工联合验收规定进行工程档案验
3、收,建设工程档案验收联合审批工作正式启动 1 。根据国务院关于在线政务服务的若干规定(国务院令第7 1 6 号)相关要求,按照“一份办事指南,一张申请表单,一套申报材料,完成多项审批”运行模式,规范了电子档案管理,建立基于工程项目竣工联合验收模式下的城建档案信息资源“云”共享服务体系,确保工程质量和提高工作效率的前提下,最大限度降低了企业办事成本,有效提升了企业满意度和获得感,为优化提升大数据时代背景下档案管理模式转型发展带来了新的机遇和挑战。2城建档案管理模式转换的目标定位建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的历史记录。
4、随着深入贯彻落实工程建设项目审批制度改革要求,全面推进建设工2023 年第 7 期 工程建设标准化7 9研究与探讨Research and Discussion程竣工联合验收工作有效开展,建设工程档案呈现出范围广、内容多、种类全、数量大和档案验收要求高的特点,对城建档案管理机构在建设项目实施过程中文件数据和资料信息的形成、积累、整理和归档等工作进行指导和服务提出了新要求。各地政府积极探索实施将建设工程档案验收划归建设项目竣工联合验收审批事项,与其他验收审批事项一并纳入政府工改系统中统一监督管理。首先,明确验收标准,按照取消建设工程档案预验收改革要求,打破长期习惯采用的“预审验+滞后移交接收”的
5、旧模式,明确了建设工程档案验收与消防、质监等专业验收同步进行,其所涉及的档案审验和接收同步完成。其次,完善验收程序。为及时高效推动建设工程档案验收工作规范化、标准化开展,明确了城建档案管理机构前期指导和服务的责任义务,提出竣工验收备案主管部门将验收备案阶段形成的文件材料定期移交城建档案管理机构,以确保建设工程档案的真实、完整、可用和安全。初步形成了“一家牵头、一窗受理、并联审批、限时办结”的建设工程竣工联合验收协同工作机制。笔者认为,现阶段档案管理形式已从原有传统实物保管方式向档案管理信息化加速转变,以信息化建设为引擎,促进城建档案管理水平提升已迫在眉睫。一是加强数据共享平台建设和数字城建档案
6、馆建设,通过对建设项目工程档案全过程管理研究,建立起从建设项目电子文件“形成、流转”到电子档案“移交、保管、利用”等的全流程管理制度体系及信息化管理系统,确保建设工程电子文件实时生成、实时上传、电子签章、在线审核、限时验收、移交归档,加强工程质量管理和提高工作效率,为行政服务事项改革提供数据资源保障。二是着力优化系统建设,深入挖掘80工程建设标准化 2023 年第 7 期档案数据利用价值。三是严格执行“统一申报、统一受理、限时联合办理、统一出具意见”联合验收总要求,持续提升“互联网+政务”服务水平,努力实现跨层级、跨地域、跨系统、跨部门、跨业务的协同管理和服务,着力构建更方便快捷、公平普惠、优
7、质高效的网上政务服务体系 2 。3城建档案管理工作存在的问题城建档案因形成时间跨度长、来源渠道多、涉及内容庞杂等特殊性,其对应的电子文件格式多,责任者层次不齐,造成归档前的收集与归档后的管理难度都很大,其突出表现为以下几方面。3.1电子档案在线形成收集难现阶段,建设单位还普遍存在不同程度上的“重建设、轻档案”现象,导致档案收集与工程建造实施不能同步推进,因缺乏城建档案资料收集的完整性意识,有些资料虽已形成但没有及时收录与整理,甚至造成一些重要资料在收集的长周期内丢失或被破坏。为避免人为因素影响施工现场档案资料编制,杜绝档案资料与建筑实体不一致问题产生,在建设工程档案管理过程中引入“云平台”技术
8、,实现档案资料形成由云平台系统智能管理。所涉及管理人员全部采用网上电子签章、审核确认,每个环节由系统自动控制,上一环节档案资料未随工程进度完成,下一环节将无法开展工作,严格控制档案资料编制流程,防止人为因素的影响,从而有效保证档案资料与建筑实体一致,也为实现建设工程档案网上流转验收和移交归档提供合法数据和技术保障。3.2电子档案在线流转审验难针对这一问题,笔者认为,首先从推动档案电子研究与探讨Research and Discussion化进程和减轻建设单位负担的角度出发,按照建设工程文件归档规范GB/T50328-2014(2 0 1 9 年版)和建设电子文件与电子档案管理规范CJJT117
9、-2017等标准要求,优化完善电子档案流转审验流程。重点是围绕关键环节,采取“采集前置、同步跟踪、签章定伪、全程监管”等一系列措施,提高建设工程电子档案的流转审验、整理组卷和移交归档效率,实现城建档案由“数字化”到“数据化”的转型升级,进而为与相关行政审批部门建立工程项目数据抽取和分析推送机制提供城建档案数据支撑 1 。其次,从适用于工改审批平台和服务于行政审批提速的角度出发,根据国家统一数据规范,结合各业务系统间数据多源异构实际情况,对比分析数据采集与归档、档案著录、档案元数据等相关标准,整理提取可进行结构化处理的数据信息,通过搭建“云平台”技术与工改审批平台等专业系统对接建设项目基础信息及
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