试论建筑工程档案验收工作_牟俭.pdf
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1、1192023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛试论建筑工程档案验收工作牟俭(辽宁省阜新市清河门区城乡建设服务中心,辽宁 阜新 123006)摘要:本文从建筑工程档案验收环节入手,指出在建筑工程档案验收工作新规颁布后各项工作在开展中出现的问题,并结合建筑工程档案管理基本流程要求给出优化对策,以期为建筑行业的规范化管理奠定基础。关键词:建筑工程;档案验收;优化对策目前,国务院办公厅已经就建筑工程档案验收工作作出新规定,发布了关于全面开展工程建设项目审批制度改革的实施意见,这对于规范建筑工程档案验收流程和标准都起到了积极的促进作用。因此,为确保建筑工程档案竣工验收阶段工作的效率,要在深刻解
2、读文件内容的基础上,针对所面临的问题细致制定优化对策,从而达成质量控制和效益提升的目标。一、建筑工程档案验收工作的基本流程在改革意见下发之前,建筑工程档案验收需要在申请预验收得到通过的答复进入专项验收后方可完成。而在改革后,验收流程有所变化,不再设置前置条件,将竣工验收备案取消,采取联合验收的方式向住建部门提交申请,并递交有关材料,住建部门人员采用并联办理的方式对档案进行验收,从而就其中不满足质量规范的条目出具整改意见。建筑单位要在时限内将错误和不当之处整改,再次交由住建部门审查,只有在通过验收后才能将意见表发放,以此完成整个验收工作。通过对当前档案验收工作流程来看,整个过程更为简化,省去了多
3、次出具意见书的环节,住建部门和城建档案馆人员的工作量大幅下降,体现了高效工作的理念。在精简化的审批要求下,建筑单位区别于改革前需在取得档案认可后才能开展验收工作的模式,可直接验收,这就为各单位准备材料和回归本职工作奠定了基础,提升了同步作业的水平。但由于改革文件颁布的时间较短,企业和住建部门在熟悉其中的内容方面仍有可提升的空间,并且在其他因素的影响下,档案验收仍旧存在诸多问题需要予以解决。二、建筑工程档案验收工作存在的问题(一)制度保障有待加强随着改革的不断深化,在发布相关文件后,部分企业积极响应,改变了验收的准备工作,但因文件中部分规定与已经施行的地方性法律法规中的条款相悖,这就使得企业和住
4、建部门在确定标准方面十分犹豫,无法保证各项工作的顺利开展。例如,在城市建设档案管理规定中删除了第九条的内容,并将第八条中关于城建档案馆的要求变更为依据联合验收办法施行,部分企业并未及时更新验收信息,导致没能在竣工验收备案办理环节递交有关文件,如此将无法核查档案真实性。国家政策在落实的过程中,要经过完善和协调后才能全面作用于所规定的行业中,因此在尚未完全发挥作用前会因地方性法律法规未作规定亦或是规定不一致等带来政策冲突的问题,住建部门处理依据难以确定,如此将会导致验收过程的繁琐和不便。由此可见,政策颁布并非改革的终点,建筑行业能够准确应用并提升验收效率才能真正有效落实此项政策。(二)办结时限难以
5、保证经过改革后,取消了原档案预验收的环节,档案文件的质量难以管控,文件不合规、材料不完整的情况屡见不鲜,多次退回整改耗费的时间过长,业主单位将审批的跨度拉长。具体而言,在联合验收过程中,容易出现整体性缺失的问题,业主单位和住建部门间并未形成良好的沟通机制,所形成的档案不具备完整性,造成多个单位递交一份档案的不良影响。施工单位和建设单位所递交的材料不同,分别提供施工图和工程竣工文件,但因沟通不畅在同一进馆文件中出现档号不同的情况,这会使得住建部门无法系统管理建筑工程档案。除此以外,有些建筑单位分工不明确,在联合递送前并未对文件的数量和种类进行详细的筛查,并且在单位间沟通时会遗失部分文件,阻碍资料
6、入库,带来不必要的麻烦。建筑工程档案所包含的文1202023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS件资料众多,数量十分庞大,建筑项目从准备阶段到最终的验收过程会产生大量的信息和数据,以上内容都需要对其进行组卷整理,对比其他专项验收的事项,开展此类验收工作会使得工作量激增,如若没能在初次递交材料时将文件整理完全,将会带来更为繁重的资料整合任务。一些单位在准备环节,对归档文件的规范性要求认知不清,所提供的资料和文件不符合归档标准,因此会出现联合验收单位多次向住建部门提交材料的情况,整个审批所耗费的时间过长,难以保证效率,同时也不利于住建部门的阶段性考核。(三)内容真实性无法保证内容真实无法保证
7、主要是因为以下几点:1.环节多,数据量大。在建设环节要经过设计、勘探、施工、监理等步骤,每个步骤的责任主体不同,其所负责的范围也难以作细致的划分,这就导致在记录和整理文件时,因自身对文件标准和格式等认识不清提供不合规的文件的问题产生,无法保证内容的真实性。2.档案管理人员素质有待提升。在改革前部分单位对档案验收存在依赖心理,认为在整个过程中都能按部就班的依照审批部门的意见将文件多次优化,最终均能验收合格,由此产生惰性心理。而单位领导人员对于改革后的变化了解不深,不重视档案管理工作,没能将其纳入到日常工作系统中,监管失位。以上原因都会制约档案内容的真实性,并且部分档案管理人员的专业素养不高,对于
8、细节的把控仍有进步空间,加重了档案内容真实性不高问题的影响程度。3.档案馆介入时间短。在联合单位将相关材料递交后城建档案馆才开始发挥作用,因此缺少对前期准备环节的动态监督,没能形成全过程指导的机制,这就使得一些单位在自身理解不当的基础上难以形成规范化的文件形式,如此便无法提供更具备真实性和规范性档案。(四)信息化水平较低我国信息时代的到来为各行业指明了发展方向,建筑行业顺应形势开展线上审批工作,有助于精简验收流程,实施闭环管理。但由于各单位人员素质参差不齐,对于档案管理的信息化转变尚未适应,这就使得工程项目无法实现全过程管理,部门间仍然使用不同的图纸。电子信息化作为一种区别于传统验收的模式,需
9、要部门间将成果共享。但实际收效甚微,有些部门缺乏实时归集和安全隐患控制的意识,没能将成果应用,导致信息化的普及仍旧有一段长路要走。我国在对信息化档案进行管理时,出台的法律条文暂时无法规范电子档案。基于档案本身的特质,要想发挥出价值应当出具法律凭证,将其作为原始记录,才能在后续的验收中凸显实效。但缺乏法律保护的电子档案会在交由档案馆后难以及时归档,档案馆工作人员对电子文件的可信度存疑,因此档案信息化转变并非一蹴而就,仍需要在法律作细致规定后才能快速推进。除此以外,信息化档案的安全问题也值得关注。电子档案在计算机或者硬盘中存储,其中涉及到企业机密,一旦泄漏将对企业甚至是整个建筑市场带来不可挽回的损
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