园林绿化工程档案集成管理实施策略_张璐.pdf
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1、1552023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛园林绿化工程档案集成管理实施策略张璐(淄博市淄川区园林绿化和公园管理服务中心,山东 淄博 255100)摘要:本文阐述了集成管理的内涵,分析了园林绿化工程档案集成管理存在的问题,提出了园林绿化工程档案集成管理的实施策略,以期为园林绿化工程档案管理提供有益的参考和借鉴。关键词:园林绿化工程档案;档案集成管理园林绿化工程能给市民营造良好的文化、娱乐、休闲、亲近自然的场所,是现代城市的重要组成部分。园林绿化工程建设包括土方工程、园林建筑工程、绿化工程、筑山工程等。在工程建设过程中,大量工程档案得以产生。园林绿化工程档案是通过图像、文字等方式记录
2、园林绿化工程形成的一系列文件组合,记载了园林绿化工程施工中的各种责任和状态。随着信息化时代的快速发展,传统的园林绿化工程档案管理模式已无法很好地适应时代发展的要求,将集成管理理念引入园林绿化工程档案管理中成为必然趋势。一、集成管理的内涵管理是由组织、计划、协调、指挥和控制等组成的活动过程。集成管理是一种特殊的管理形式,符合管理学的精神和基本原理。但不同于其他管理活动的是,集成管理是全新的一种管理方法和理念,把集成的方法和思想纳入管理实践中,构建起集成的组织方式和行为方式,通过集成方式达到各管理要素互补协同,实现整体增效优化的目的。换言之,集成管理主要是指在集成思想的指导下,通过技术、方法、工具
3、等各种集成手段,有效优化、整合和协调管理要素、管理对象及管理活动,使各集成要素形成优势互补,实现整体增效优化的目标。二、园林绿化工程档案管理存在的问题(一)档案资源收集整合不力第一,档案接收、归档不及时。首先,部分档案资源未按规定范围接收进馆。目前,接收的档案主要类型是园林绿化工程档案,相对而言,业务技术档案和建设系统业务管理档案不多,仅是重大园林绿化工程建设项目所涉及的业务技术档案和业务管理档案才被移交进馆。其次,未将新型园林绿化工程档案列入归档接收范围之内。随着社会经济的发展和科技的进步,在园林绿化工程中会生成大量新类型的档案,如 GIS 数据、BIM 模型数据等。这些新载体、新种类和新格
4、式的园林绿化工程档案代表了未来档案管理发展趋势,应纳入进馆范围。因目前在法律上缺少有效规范标准,这些档案在实际接收过程中存在困难。第二,开发整合档案资源的力度不够。首先,档案数据存在孤岛情况。因受档案管理模式的限制,各地都单独管理、各自存放园林绿化工程档案。在横向方面各同级之间不能实现档案数据的流通,在纵向方面也很难实现省市县档案资料的共享,不利于开发和整合园林绿化档案资源。其次,档案资源间内在关联挖掘不足。目前,园林绿化工程档案主要由立卷单位管理,对档案资源间内在关联挖掘不足,不能全面地为用户提供档案利用服务。只有深入挖掘和分析档案数据资源信息,建立档案资源间数据联系,才有利于档案资料的整合
5、利用。(二)档案管理方式落后目前,一些园林绿化工程档案管理部门还在继续使用陈旧的人工管理模式,未能将大数据技术、信息技术融入到档案管理中,不能满足现阶段档案管理工作的要求,具体表现在以下几个方面。第一,在档案管理方面。因档案管理系统缺乏相应的软件和硬件,部分园林绿化工程档案存在管理效率不高、管理程序复杂、信息化程度低等问题。例如,尚未做到园林绿化工程档案的在线接收,需要进行现场移交,同时缺乏电子档案监理鉴定系统,不能判别鉴定电子档案的完整性、真实性。因此,只能接收纸质档案资源,再进行电子录入,经常会出现档案扫描图片不可读、分辨率低、图片不清晰等情况,导致档案管理质量和效率下降。第二,在档案检索
6、利用方面。部分园林绿化工程档案管理部门使用传统检索方法,不能在全文中检索所需档案内容,不能借助电子园林绿化工程档案管理系统检索建设单1562023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS位、项目编号、工程名称等文件著录,也不能借助案卷号查找对应纸质档案,若档案利用者对工程项目的信息不了解或项目名称有了变更,就无法便捷地检索档案资源,降低了档案的查准率和查全率。(三)档案服务模式陈旧第一,服务渠道单一。随着互联网技术的快速发展,信息传播的渠道不断拓展,让人们能突破时空限制通过线上线下等多种渠道获取信息。但部分园林绿化工程档案管理部门还未适应时代发展要求,没有开辟网站、微信查档等服务渠道,不能给
7、档案利用者提供多渠道、全时段的档案服务,只能进馆查档。尽管部分园林绿化工程档案管理部门设立了档案服务网站,然而这些网站大都存在维护不及时、更新慢、卡顿等问题,对档案的查询利用造成了不利影响。第二,服务质量不高。目前,园林绿化工程档案管理部门只能为档案利用者提供传统的档案服务,如档案的复印、查询检索、外借等,在大数据时代这些传统的档案服务的效率和质量已无法更好地满足档案利用者对档案信息的需求,在档案利用者提出需求后才提供档案信息,档案服务过于机械化,不能根据档案利用者的利用习惯和需求实施档案服务和管理。第三,服务方式落后。目前,部分园林绿化工程档案管理部门没有彻底转变服务意识,主要为进馆用户提供
8、档案复印、档案查询检索、制发档案证明等服务,服务流程非常繁琐,没有实现档案的在线查询、移交,还要把数字档案进行打印或复印纸质档案后才能实现档案利用,不但造成了人力物力的耗费,还会对档案利用效率造成影响。(四)档案管理主体建设薄弱第一,管理主体能力建设不足。目前,部分园林绿化工程档案管理人员年龄偏高,接受和学习新技术、新知识的能力不强;缺乏高层次档案管理人员,无法对档案管理工作的发展和规划提出高层次指导;学习档案学专业的管理人员不多,相关档案管理基本理论知识缺乏。另外,具备计算机专业技能的技术型人才较少。第二,缺乏管理主体档案意识。因业务部门和建设单位缺乏档案意识,严重存在“重建设”而“轻档案”
9、现象,投入档案管理方面的人力物力不够,大部分聘请兼职人员管理档案,这些人员缺乏档案管理的经验和知识,使园林绿化工程档案在完整性、真实性等方面受到很大限制。第三,管理主体思想转变不到位。目前,园林绿化工程档案管理人员还存在“重收藏,轻利用”的思想,在建设服务型政府背景下,档案管理人员要彻底转变思想,牢固树立服务意识,深入挖掘档案资源,给档案利用者提供优质高效服务。三、园林绿化工程档案集成管理的实施策略(一)加强园林档案资源集成建设第一,建立在线档案移交归档平台,包括在线文件管理系统和移交系统两部分。在线文件管理系统的服务功能主要有:首先,预制归档格式和归档范围。根据现行标准规范,结合具体实际确定
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