信息化背景下重大活动与突发...件专题档案资源共享机制建设_彭德婧.pdf
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1、114管理及其他Management and other信息化背景下重大活动与突发事件专题档案资源共享机制建设彭德婧摘要:当前,重大活动与突发事件档案在应急处置工作中所发挥的存史资政、业务参考、引导舆论等重要作用愈加突出,越来越受到社会各界的广泛关注,其档案资源共享机制的建设不仅是各级政府和人民应对突发事件的重要参考依据,同样也是档案部门参与重大政治经济中心工作的需要。基于此,笔者简要阐述了重大活动与突发事件专题档案资源共享机制建设的现实意义和存在的问题,分别从档案管理制度保障阶段、档案收集与归档阶段、档案流转与管理阶段和档案利用服务阶段提出建设路径,为最大化发挥重大活动与突发事件专题档案资源
2、的多元价值提供参考。关键词:重大活动;突发事件;共享机制重大活动与突发事件档案是反映一个地区、一个时期经济社会发展重要轨迹的真实记录,具有极其重要的现实和历史价值。相对其他类型档案,重大活动与突发事件档案具有随机性、分散性、探索性等特征,其共享机制建设不仅是各级政府和人民应对突发事件的重要参考依据,同样也是档案部门参与重大政治经济中心工作的需要。当下,随着档案信息化建设的不断推进,数字化的档案资源和相对开放的管理环境为重大活动与突发事件专题档案资源共享机制建设带来的新的机遇。档案工作者应积极探索重大活动与突发事件专题档案资源的多元价值与特征,探寻共享机制建设的方法措施,以更好地推动档案管理高质
3、量发展。1 重大活动与突发事件专题档案资源共享的现实意义1.1 提高应急管理效能重大活动的成功举办与突发事件的妥善处理离不开前期的组织统筹,特别是对于突发事件来说,其带来的惨痛教训更加凸显了预见性和原始资料的重要性。如重大疫情、自然灾害等突发性事件的紧迫性和突发性必须要一套成熟的机制予以应对,其中对过往重大活动和突发事件处置的经验教训总结就尤为重要,专题数据库能够全面记录事件产生、发展、影响力等全过程,方便决策者对一线情况进行阶段分析和过程预判。现实中,重大活动与突发事件可能会在同一区域内反复发生,特别是新冠肺炎发生以来,疫情的反复性和常态化疫情防控给地方医疗卫生资源调度、社区管理带来巨大挑战
4、,如雷神山医院建设团队就查阅了军运会专题档案中相关供电路径图,在短短3天内完成了电网建设,其战略安排和建设措施也成为完善公共医疗、健全社区网格管理的经验库。同时,重大活动与突发事件档案类型、载体多元,几乎囊括了所有档案种类,档案管理需要协调各个部门的档案收集,且标准难以统一,而通过构建共享机制,能够通过平台集成各个单位的档案管理,实现对同一事件下所有相关档案的统筹管理,大大提高应急管理效能。此外,共享机制建设则能够有效解决重大活动与突发事件专题档案资源信息不对称问题,档案利用者则能够大大节省时间成本和经济成本,更为便捷地利用档案。1.2 发挥重大活动与突发事件档案的多元价值随着服务型政府建设的
5、不断深化,重大活动与突发事件档案作为依托档案馆藏资源和其他信息资源的基本公共服务内容之一,其面临的政府、社会和民众等多个层面的挑战也不断增多。重大活动与突发事件专题档案能够满足机关、企事业单位、民众在资源管理、文化娱乐、教育等多元化、多层次的需求,在提高应急管理与社会治理水平、塑造民众人文素养、服务社会经济发展上都发挥重要价值。在新时代中国特色社会主义的当下,档案服务领域也存在区域间的不平衡。从供给侧的角度来看,档案服务机构还存在着资源开发能力不足、服务渠道单一、服务方式滞后等诸多问题,这也导致了重大活动与突发事件档案社会知晓度低、覆盖面小、影响力小的问题。从需求侧看,民众层面的对于档案信息资
6、源的多元需求尚未完全激活和打开,在面对重大活动与突发事件时通常欠缺可靠的实证资料进行思想引导,一旦处置不当,容易出115管理及其他Management and other现过度兴奋或过度恐慌的群体心理倾向,给基层管理造成困难,这些问题也都影响着基层档案服务能力,需要政府、社会和民众引起足够重视。在此背景下,档案资源共享机制建设能够突破重大活动与突发事件专题档案资源的区域限制,促进区域协调联动,更大范围内发挥存史、资政、教育、文化等多元价值,激发档案时事参考的能力,同时也能够一定程度上缓解档案资源建设不平衡的现状,推动重大活动与突发事件专题档案管理利用水平的整体提高。1.3 有利于档案事业“四个
7、体系”建设“十四五”全国档案事业发展规划(以下简称 规划)中提出要加强档案四个体系建设即:档案治理体系建设、档案资源体系建设、档案利用体系建设、档案安全体系建设,重点推进档案资源共享服务、着力健全重特大事件应急处置档案管理机制,这也给重大活动与突发事件专题档案资源共享机制建设提供了政策上的指导与支持。长期以来,社会职能单位的档案资源都沿袭“管控为先”的传统档案管理模式,思维理念难以开拓,而从 规划 中对档案管理的要求可以看出,档案事业从“管控”向“服务”的价值取向转型更加明显,很多在过去没有受到重视的过程性、痕迹性信息很多都成为档案服务需要参考的有价值信息,如突发事件的过程管理及后续跟踪等,这
8、也凸显了建设综合性专题档案的紧迫性。而在社会整体信息化水平提高的大背景下,档案工作更加注重数据库的动态更新和实时完善,这给档案共享机制的建设提出了趋势要求。档案管理部门应在保证档案真实、安全、完整的基础上进一步丰富档案归档与利用的主体,通过共享共建的方式汇集更多的档案资源,不断增强档案的动态建设,以满足数据激增、快速迭代的新时代档案利用服务需求。2 重大活动与突发事件专题档案资源的特征2.1 随机性重大活动与突发事件的形成在时间、地点上具有随机性,特别是对于突发事件来说,其造成的后果与危害往往也不可预测,如果未得到妥善处置,其危害往往会超出人们的心理预期和社会常态,给人民群众的生命财产安全带来
9、较大威胁,这也直接导致了应急处置工作常常处于滞后和不确定的状态。从档案管理的角度来说,重大活动与突发事件专题档案的随机性使得有价值的资料及其产生源头难以掌握,档案收集与归档不及时,档案的生成也较为滞后。同时,参与活动的职能部门众多,或突发事件应对无序,通常是由参与活动与事件的众多人员收集,后交由档案管理人员进行整理归档,通常存在政策性强、科学性强、专业性强的情况,容易在档案鉴定过程中判断不佳出现遗漏,削弱了专题档案的归档质量。此外,虽然可以借鉴以往的应急处置经验,但仍要根据事件不同的发展趋势做出适时的应变处置,过往经验可以提供经验但不能照搬硬套,这也造成了重大活动和突发事件档案的形成过程具有一
10、定的随机性。2.2 分散性重大活动与突发事件参与的主体众多,仅从政府层面来看就可能涵盖民生、交通、文化、医疗等多个部门,同时也要与民间各类型机构分工合作,在处理各项活动与突发事件时相互交叉配合。但是,很多职能部门在管理模式、管理载体、数据格式等问题上无法达成统一,数据流转存在一定的兼容性问题,让档案呈现出明显的碎片化特征,无法进行系统融合共享。虽然有如长三角地区、珠三角地区以及发达省市都会整合多个渠道,采用线上线下的综合管理模式进行档案收集,以相互配合和相互补充的方式来为档案收集工作提供保障,但总的来看,收集范围和收集内容标准尚不统一,在信息化收集方面也存在着区域间不平衡、数据流通受阻的情况。
11、此外,由于工作制度和社交方式不同,很多重大活动与突发事件数据文件通常利用微信、QQ等方式进行传递,安全性保密性较差,同时易于篡改、易于销毁,归档后的可借鉴性无法保证。电子文件归档方面,很多移交的电子文件没有按照规范的分类进行排序,名称命名杂乱无章,不重视目录编目,不重视元数据采集,甚至一些经济发展缓慢的地区尚未建立电子档案管理制度,这在归档中一定程度上增加了档案管理人员的负担。2.3 探索性与其他类型档案不同的是,重大活动与突发事件的出现没有特定规律,虽可归为某一专题类型,但新事件和新活动层出不穷,对档案收集、管理与利用的要求也不尽相同,对归档人员的专业性要求也有所区别,这就要求档案管理部门对
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