文书档案规范化管理研究_张霞.pdf
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1、|兰台纵横|2023.2 下兰台内外51摘 要:文书档案规范化管理是实现文书档案管理标准化的重要体现,也是提升文书档案管理质量和水平的内在要求。文书档案规范化管理,体现在组织、流程及制度的规范化方面,也展现了文书档案管理的统一性、效率性和高质量。本文在探讨了文书档案管理意义和内容的基础上,分析了文书档案不规范的原因,并提出了文书档案规范管理的具体举措,在提升文书档案管理规范性方面进行了有益探索,具有积极的现实借鉴意义和价值。关键词:规范化;文书档案;档案管理“规范化”是指明文规定或约定俗成的标准,并按照既定标准、规范的要求进行操作,使某一行为或活动达到或超越规定。具体到文书档案规范化管理而言,
2、就是指文书档案管理活动按照既定的标准、规范要求,使其符合或超越既定规定1。近年来,国家档案局陆续颁布和出台一系列标准和规范,如文书类电子档案检测一般要求缩微胶片数字化技术规范归档文件整理规则纸质归档文件装订规范,为文书档案规范化管理提供可靠保障,也进一步提升文书档案规范化管理水平。1 文书档案规范化管理意义文书档案管理从其文书形成到档案收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计,既要遵照文书规律和要求,也要执行国家档案管理方面的法律法规。遵循行业管理规范,使其每一个环节都能做到规范管理,实现文书档案管理水平和质量的整体提升2。1.1实现文书档案管理统一规范化与标准化相生相伴,二者互为一体,
3、规范化离不开标准,标准是规范化实现的重要保障。推动文书档案规范化管理,一方面,需要建立健全文书档案管理法规、标准和规范;另一方面,健全的标准制度的建立,又会促使文书档案管理更加规范,让文书档案收集、整理、鉴定等每一个环节之间协同更加顺畅,管理更加规范,也使得文书档案管理更趋统一。文书档案案卷需要严格执行文书档案案卷格式,包括案卷卷皮格式、卷内文件目录格式、卷内备考表格式、案卷各部分排列格式,均做出了统一规定和要求3。1.2提升文书档案管理效率随着信息技术的快速发展,办公OA系统的应用,电子文书档案越来越多,信息软件系统广泛应用于文书档案管理,极大地提升了文书档案管理的信息化水平。通过电子文书档
4、案的规范管理,使档案管理过程中的各环节协同工作,进一步提升档案管理信息系统运行效率。电子文件归档与电子档案管理规范统一了电子文件及其元数据的归档范围,明确电子文件归档程序及要求,归档的时间与归档方式,以及电子档案元数据的维护、处置、转移及迁移等等,通过文书档案的系列规范化管理,显著提升档案管理效率。1.3保障文书档案管理质量文书档案规范化管理的结果是其标准化,标准化也进一步促进档案管理的标准化。文书档案规范管理,要求文书档案管理各环节遵守统一的标准,按照统一的标准和要求进行管理和操作,形成同一质量标准。显然,有利于保障文书档案管理质量。根据纸质归档文件装订规范,纸质文书档案规范装订需要坚持稳定
5、性、最小影响性、一致性、安全简便的原则,明确类型A、B、C、D、E五类的装订方式,并对棉纱线、不锈钢钉、书钉、不锈钢夹、浆糊、封套等装订材料均做出统一的规定和要求。据此规范进行装订,确保了纸质文书档案装订整体质量5。2 文书档案规范化管理内容2.1组织规范化文书档案具有较强的行业性、专业性特点,因此,文书档案规范化管理,首先应确保由专门的机构及人员负责。文书档案管理主体应是机关、单位、企事业单位行政主管部门、档案管理部门及人员具体负担。还需要厘清主体责任范围。具体来说,就是要求文书档案管理组织建立规范的组织架构、设立职责明确的文书档案管理岗位,规定规范文书档案管理具体由谁来落实。2.2流程规范
6、化所谓流程规范化,就是指文书档案管理的流程范式要统一和规范。确定规范的文书档案管理流程,以及每一流程的具体步骤和内容。以文书档案归档为例,包括文件材料的收集、判断文件材料是否归档、归档文件的分类和归档文件的排列等四个流程,每一流程又包括相应的内容和要求。归档文件的分类,首先需要确定分类方法,确定分类方案,并要做到文档分类的科学、适用,保持相对稳定,在此基础上制定本单位文书档案保管期限表。文书档案规范化管理研究文/张 霞|兰台纵横|2023.2 下兰台内外522.3制度规范化制度规范化是关于文书档案规范化管理过程中各岗位具体工作的操作程序、步骤、规程、指南的标准化,规定文书档案管理具体怎么做。目
7、前,关于文书档案管理方面的法规和办法,包括档案法档案法实施办法机关档案工作条例党政机关电子公文归档规范文书档案案卷格式电子文件归档与电子档案管理规范政务服务事项电子文件归档规范纸质归档文件装订规范文书类电子文件元数据方案归档文件整理规则,以及机关企事业单位结合自身实际出台的相应的档案管理规章制度,这些规范的规章制度是文书档案规范化管理的重要保障6。3 文书档案规范化管理影响因素3.1认识上差异从事档案管理、一线档案工作,以及文书处理等工作的人员,在思想上对相关的规章制度和要求认识不统一、不一致是导致文书档案管理不规范的重要因素。文书档案的显著特点便是前端的文书处理与末端的文书档案之间存在着紧密
8、联系且相互制约的关系。由于文书工作者缺少档案意识,每月从文件规范化和后期档案管理的质量考虑,重视前端的文件拟稿、运转,后端的档案要求未有效落实落地,在归档整理时单纯按照文书档案的文号进行排序,而没有按照档案及文件内在价值等,导致文书档案管理不规范。3.2体制上局限现行文书运行过程中,文件处理与档案管理分属两个不同的工作范畴,在要求、标准等方面完全不同却又紧密联系。在公文管理与档案管理的相关体制机制上存在相应的联系性规定和要求,以及规范性标准,使得文书档案管理出现不规范问题。公文处理主要依据党政机关公文处理工作条例,明确了公文种类、公文格式、行文规则、公文办理等流程步骤,而以文书档案管理则主要根
9、据档案法等规定。以电子文书档案管理为例,其主要依据党政机关电子公文归档规范档案分类标引规则等,管理过程包括文件收集、文件整理、文件移交、档案接收四个环节,以及捕获、录入、转换、组件、编号、封装、移交检测等十二个步骤。公文处理与文书档案管理之间缺少标准化衔接,存在工作体制上的限制。因此,突破公文与文书档案管理工作体制上的限制,根据文件运行整体过程的必然联系而形成比较统一的操作规范,应是公文工作部门与文书档案管理部门共同的要求7。|兰台纵横|2023.2 下兰台内外533.3制度上不足文书处理渗透于不同部门不同职能活动中,涉及部门工作的各个方面,既有纵向的上下级间的联系,也有横向的部门之间的联系,
10、在文书处理过程中由于个体素质的差异性,这些因素的存在都需要在实际执行过程中制定出台一套规范性、可操作性强的标准和规范,使其融合于机关、部门的岗位之中。但在文书及其档案处理过程中主要依靠国家行政机关公文处理办法这一标准和规定,但对于其他部门或行业的文书约束性较弱,影响了文书处理的质量和水平,进而影响到文书档案规范处理。从部门内部规章制度的制定来看,岗位职责不清、工作流程不规范,都会影响到文书档案规范化管理。4 文书档案规范化管理措施4.1提高文书档案规范化管理的认识机关企事业单位行政管理部门及其从事文书工作、文书档案管理工作者要在思想上高度重视文书档案规范化管理,坚持文书档案“全生命”周期管理理
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