我国档案馆网站在线知识开发与服务研究_张玲怡.pdf
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1、2022 年第 4 期 总第 264 期-104-SHANXI ARCHIVES我国档案馆网站在线知识开发与服务研究*张玲怡 王向女(上海大学 上海 200444)摘 要:随着信息技术的发展,档案馆提供服务的手段不断改善、服务内容不断升级,档案传统服务逐步向档案知识服务演变。本研究论述了档案馆网站开展知识开发服务应构建的知识获取层、知识组织层和知识应用层。基于我国档案馆网站信息资源存储、网站交互性和国家政策导向的特点,针对网站开发和开放程度、社会档案意识、网站栏目设置等问题,提出了加深档案知识开发、加强信息技术的应用、以档案用户需求和核心、转变档案馆服务定位、实现知识创新等措施,阐述了档案馆网
2、站在知识经济时代的未来发展方向,以期为档案馆网站服务的进步添砖加瓦。关键词:档案网站;档案利用;资源开发;知识服务中图分类号:G273.5 文献标识码:A 文章编码:1005-9652(2022)04-0104-0080 引言档案馆作为收集和保管珍贵档案资源的场所,拥有丰富的档案知识储备。信息时代的到来伴随着的是人们对档案信息需求的空前高涨,如何充分开发档案信息资源、提高档案信息服务质量、便利档案用户利用是现代档案工作的发展目标。在知识经济高速发展的今天,传统档案馆正逐步向数字档案馆转型,知识服务则是数字档案馆服务发展的主流趋势,是档案馆为利用者提供个性化和深层次服务的途径,意味着档案馆从单一
3、的档案保管机构转变为档案资源的提供机构,从分散的档案信息展示转变为集中的知识组织服务,从以档案机构为核心转变为以档案用户为核心。基于国内关于档案知识管理的研究,本文将档案馆网站的知识服务分为知识获取、知识组织和知识开发三个部分,分析了目前我国档案馆网站开展知识服务的优势和劣势,针对性地提出了加深档案知识开发、创新档案知识服务的措施,以此探讨档案馆网站知识管理服务的未来发展方向。1 文献回顾笔者以“档案馆网站+知识开发 or 知识服务”为检索词在 CNKI 中国知网中的期刊、硕博论文数据库进行检索,仅检索到 5 篇相关文献。当笔者扩大检索范围,以“档案馆网站+开发 or 服务”为检索词在 CNK
4、I 中国知网中的期刊、硕博论文数据库进行检索,共检索出 352 篇相关文献,经过筛选和审查,最终得到 58 篇参考文献。主要分为四个方面:一是国外档案馆网站服务的特点和经验借鉴。如赵屹通过整体建设水平、网络档案信息检索系统、多类型机构共建网站、在线档案展览、多语种网站等八个方面分析了国外若干档案网站所具有的特色。1朱兰兰从服务对象、服务内容、服务手段等方面归纳了英国国家档案馆网站信息服务的特点,并据此对*【作者简介】张玲怡(1999-),女,汉族,江苏苏州人,上海大学文化遗产与信息管理学院硕士研究生,研究方向:档案用户研究;王向女(1986-),女,汉族,河北吴桥人,上海大学文化遗产与信息管理
5、学院副教授,研究方向:档案用户研究。档案信息化 ARCHIVES INFORMATION-105-我国档案馆网站提出了培养专业人才、重视服务利用等建议2。二是国内档案馆网站建设现状和发展对策研究。如魏扣运用 SWOT 分析法分析了档案部门应用社交媒体提供档案知识服务的内部优势、劣势和外部机会、威胁因素,提出提升社会档案意识和档案知识服务水平、保障档案知识服务的实施,发挥社交媒体为档案部门在提供档案知识服务方面的最大效用。3雷晓庆通过对国内省级和副省级网站的浏览和访问,对目前公共档案馆的档案信息服务的载体形式、主题内容、加工程度等进行调查和分析,并提出改进方案。4三是档案馆网站的平台建设和技术支
6、持研究。如高琪翔从网站建设和利用者角度出发,分析 Web2.0应用发展不均衡、以移动终端应用为主的现状,对基于利用主体的特色服务进行概述,并从 Web2.0 应用建设、服务质量、页面视觉设计等角度提出针对性改进措施。5张照余从站点设立与站名规范、域名规范、信箱规范、站点信息与网页格式规范对我国档案馆网站的功能模块建设提出了详细建议。6四是档案馆网站各特色信息服务研究。如王晓璐调查分析了国内近百个主要档案网站教育服务体系建设的现状,经过开展面向社会公众的档案网站教育服务体系建设方面的调研,探讨我国档案网站教育服务体系建设的架构设想。7章燕华选取具有典型意义的国家(地区)档案馆的在线教育服务,分析
7、我国在线教育服务的共性并提出对综合性档案馆发展在线教育服务的优化建议。8从目前的研究成果看,目前我国国内关于档案馆网站的基础建设较为成熟,而关于于档案知识服务的研究也甚嚣尘上,但很少有文章将二者结合在一起讨论,且研究内容分散、研究观点各不相同,可以说,我国目前对档案网站知识服务模式尚未达成共识。本文通过构建档案馆网站知识服务模型,分析档案馆网站开展知识开发和服务的优势和劣势,致力于探究我国档案馆网站未来转向知识服务的策略。2 档案馆网站知识服务模式20 世纪后期开始,社会逐步步入知识经济时代,知识在推动社会的发展中起着主导的作用。在此条件下,知识管理和知识服务应运而生,迅速被应用到个行业之中。
8、知识服务就是通过管理组织显在知识,发掘组织隐含知识,通过知识知识重组,最终实现隐含知识向显在知识的转化,进而实现知识创新和知识共享。1994 年特里库克就明确提出,“在档案管理上应该实现由实体管理转向知识管理,档案不仅仅是信息的简单储存而是能够转移到知识层面上来,由最先的数据库到后来知识库的建立,让使用者真正摆脱具体的数据信息升华到知识以及智慧上来。”档案馆网站作为档案馆面向用户的“门户”之一,承担着输出信息、交流互动、宣传推广等重要任务,档案网站服务知识化是档案部门迫在眉睫的任务。2.1 档案知识服务的概念2021 年 06 月 08 日颁布的“十四五”全国档案事业发展规划明确提出:“提升档
9、案利用服务能力,积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用。”9传统的档案馆所提供的信息服务,是通过对档案进行收集、整理、编研等过程将档案提供给用户,从而实现档案信息内容的利用。而档案馆所要开展的知识服务则强调的是,集合储存在档案馆内的档案信息资源,运用现代信息技术萃取出表示知识内容的档案信息并进行知识转化和重组,针对档案用户的需求,实现档案知识的创新和应用。实现档案传统服务到知识服务的转变既是传统档案馆转型的必经之路又是实现档案价值的新途径。2.2 档案馆网站知识服务模式的构建档案馆网站知识服务模式的构建可以分为知识获取层、知识组织层和知识应用层三个层次。2.
10、2.1 知识获取层知识获取层(见图 1)包含档案信息资源的采集和转换。档案馆内大量的传统纸质档案经过数字化处理转换成为数字档案资源,数字档案资源按照其数据结构可以分为非结构化数字档案资源、半结构化数字档案资源以及结构化数字档案资源,利用元数据对不同形态的档案信息资源进行整理、归纳和描述。2022 年第 4 期 总第 264 期-106-SHANXI ARCHIVES值得注意的是,除了档案馆内储存的显性档案知识,存在于档案人员脑海中的档案信息同样属于一种隐性的档案知识,而这些都可以通过互联网、计算机技术的加工后转化为知识提供给档案用户使用。10然后,根据档案用户的具体需求,对整理后的档案资源进行
11、定量和定性的分析,从中提取出有用的知识单元。图 1 知识获取层2.2.2 知识组织层知识组织层(见图 2)是对整理出的档案信息的进一步提取和规范,使经过零散的、无序的档案知识单元有序化的过程。由于档案信息具有分散性、无序性、广泛性等特点,知识组织需要对提取出的档案知识单元进行筛选、鉴定、组织和集合。分析知识单元与知识单元之间的关系,查询不同档案知识之间的属性特征,分析出能够通过知识碰撞和关联而产生的新的档案知识,在档案知识之间建立内在关联,从而建立统一的档案知识资源库。这一过程中,核心是“档案用户”,以档案利用者的利用需求为导向,挖掘隐藏的档案信息,从而实现新的档案知识的生产,丰富档案知识的存
12、储,最终促进档案知识价值的增值。图 2 知识组织层2.2.3 知识应用层知识应用层即经过组织的档案知识最终的呈现形式和效果。“信息大爆炸”的时代背景下,如何高效地应用档案信息资源既是档案部门的重要任务,也是档案用户的需求所致。档案信息资源的高质量转换和传递离不开档案馆服务方式的升级,档案馆网站作为一个连接档案提供者和利用者之间的信息平台,针对不同档案利用者的目标和用途,将组织好的档案知识更好地传递到用户手中。知识应用层是直接接触到档案用户的服务层次,档案知识最终会以何种面貌呈现在档案用户眼前,正是档案馆目前改善服务方式、提高服务质量的重点。传统的档案馆网站服务通常只能为档案用户提供馆藏资源服务
13、、借阅服务、档案信息化 ARCHIVES INFORMATION-107-馆际信息等等,而档案馆网站知识服务要求网站提供在传统信息服务的基础上经过组织过后的知识,主要包括经过加工而成独特的文创产品、专题数据库、在线教育等等,这些服务要求档案馆打破传统服务的界限,贴近社会、了解热点、关注用户、主动服务,最后将以各种色彩纷呈的形态展示给社会。3 档案馆网站开展知识服务的优势3.1 档案信息资源丰富档案资源是开展档案知识服务的基础,是一个档案馆的核心竞争力。我国作为历史悠久的文化大国,档案馆藏数量丰富、资源质量高且体系完备。国家信息化专家认为:“国家信息资源 80%在政府,而政府信息 60%在档案馆
14、”。11丰富的馆藏资源一方面意味着意味着档案知识储备的丰富,能够用于档案二次编研、档案文创创作、档案参考咨询等功能,对经济、科技等领域存在着重要作用,能够扩大档案在社会层面的影响力。另一方面,档案信息资源的的丰富意味着它所承载的社会记忆的丰富,自 20 世纪末档案记忆观兴起开始,档案便被视作是社会记忆的载体,档案馆则被认为是“记忆的保存场所”或“记忆宫殿”。12档案记忆观和数字记忆的兴起加强了社会公众对档案的归属感,有利于提高社会档案意识,营造全社会“识档、用档、存档”的氛围。3.2 档案网站交互性高Web2.0 环境下,在线网站、微信公众号、微博等新型社交媒体的快速发展为档案事业的发展带来了
15、新的机遇和转机。社交媒体作为一种给予用户极大参与空间的新型在线互动式媒体,拥有大量的受众群体。它一方面能起到宣传档案的作用,为档案部门吸纳丰富的用户源。另一方面社交媒体互动性强、更新频率快、传播范围广的特点,能够实现档案信息资源在时间上的即时传播度和范围上的广泛共享度,并即时得到用户的信息反馈,进而提高档案服务的质量。我国档案馆网站注重互动平台的开设,档案馆网站作为档案馆最早发展的社交媒体之一,一直都是最具有官方权威的服务平台,档案馆对网站的重视程度不容小觑,利用者也会优先通过网站了解档案馆。我国各档案馆网站都开设了网站留言服务,如浙江档案网的“专家答疑”、上海档案信息网的“联系我们”、江苏档
16、案信息网的“建言献策”等,网站的互动平台开发程度不一,但发展空间巨大。因此,如何利用好档案馆网站的互动平台的作用对整个网站开展知识服务都起着重要的作用。3.3 国家和政府的支持改革开放以来,我国越来越重视档案事业的发展,档案馆作为重要的档案存储机构之一,一直以来都受到政府的关注和重视。2014 年中共中央办公厅、国务院办公厅印发关于加强和改进新形势下档案工作的意见中明确指出,要建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系。132016 年,国家档案局印发的全国档案事业发展“十三五”规划纲要指出,要“采用大数据、智慧管理、智能楼宇管理等技术,提高档案馆业务信息化和档案信息资源深
17、度开发与服务水平”。14除了档案馆总体的发展策略,我国还颁布了许多关于档案馆网站的独立政策,如国务院办公厅于 2017 年发布的政府网站发展指引、2019 年 12 月发布的政府网站网页归档指南等等。国家政策的支持其一意味着档案馆网站发展的标准化,有利于后续的档案信息资源整合;其二政策的支持伴随着的是资金和技术等方面的相对宽裕;其三政策法规的颁布意味着国家的重视,易于吸引社会力量的加入和社会档案意识的关注。4 档案馆网站开展知识服务的劣势4.1 线上开放力度不足据统计,我国档案资源平均开放率为20%30%,而英国、美国、加拿大等国家的比例高达90%以上,2022 年第 4 期 总第 264 期
18、-108-SHANXI ARCHIVES15这很大程度上限制了新媒体时代档案资源利用的程度。而且我国各级档案网站上提供的信息资源大多只是馆藏资源的目录,例如,全宗目录、专题目录、开放档案目录等。而网站上提供的档案全文却很少,全文档案信息所占的比例很低,总体上讲,从档案网站上获取档案全文的能力差。4.2 开发程度低下我国档案资源开发程度不高,档案数字化只围绕着纸质档案 OCR 扫描、档案外部特征著录等工作,档案全文的检索难以实现,档案各部门之间信息资源不互通,难以实现档案信息的整合,档案部门所藏大量的档案资源尚难以形成“关联效益”,无法为档案用户提供高层次和定制化的档案知识服务。另一方面,我国档
19、案资源虽然馆藏丰富,但档案作为知识进行再创造的能力却有待提高。诸如英国、美国等国家档案馆网站都设有专门的档案文创线上商店,但在我国档案馆网站,不管是档案作为无形的教育资源还是有形的档案文创产品,档案馆的知识利用水平远远及不上图书馆和博物馆,大部分档案仍然具有相当浓厚的“封闭”色彩。4.3 社会档案意识缺乏社会档案意识是指人们对档案的认识水平以及社会整体对档案的普遍认识程度。16社会档案意识的缺乏源于档案一直以来在公众眼中的神秘感,档案部门关于档案的科普和宣传力度不足,且我国过去对档案一直秉持着“藏大于用”的理念,使得社会公众对档案缺乏清晰和明确的认识,对档案和档案部门也一直敬而远之。再者,虽然
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