人事档案管理信息化建设的主要路径与意义_孙航.pdf
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1、187就业与保障 2023.4人事档案管理信息化建设的主要路径与意义文/孙航摘要:随着信息技术的不断发展,我国各级档案部门已广泛应用信息技术进行管理,以提高档案管理效率,进而更好地为人民服务。作为公共事业单位,应加强对人事档案工作的管理,提高其工作效率和质量,以满足社会发展的要求。文章对人事档案信息化建设的管理进行了深入分析,阐述了信息化建设的意义,并提出人事档案管理信息化建设中存在的不足,同时探索了相应的建设路径。关键词:人事档案管理;信息化建设;事业单位;职业素养在事业单位人事档案管理工作中,主要工作内容是统一管理人力资源信息1。目前,我国信息化发展得到全面应用,改变了社会经济格局,也改变
2、了人事档案管理的内涵。在这样的背景下,事业单位人事档案管理工作应当与社会发展保持同步,响应时代的要求,全面落实科学发展观,对相关工作进行改革,加强人事档案管理的信息化建设,提高工作人员和工作内容的水平和效率,促进事业单位的发展,为社会提供优质服务。一、人事档案管理信息化建设的意义(一)为人事档案提供安全环境传统人事档案以纸质为主,没有备份,只能通过专门的空间进行保存。同时,在保存时需要注意防火、防盗、防潮、防蛀虫,避免档案丢失和磨损。然而,在这种管理模式下,一旦出现档案破损、丢失等问题,解决起来非常困难,增加了档案工作人员的工作难度。相比之下,应用信息化档案管理可减少档案占用空间,对档案进行备
3、份,存储量大,保存条件要求不高,具有一定的稳定性,同时也可以加强人事档案的安全性。(二)提高工作效率应用信息化技术进行人事档案的建设,可以简化档案管理程序,使用计算机代替人员对档案进行整理和分类,提升了管理人员的工作效率2。如今,随着事业改革的不断发展,各部门的工作保障得到提升,人事档案管理工作也应该加强保障。然而,在大数据时代背景下,档案管理工作内容多、难度高,需要经常对档案进行维护。传统的纸质档案维护困难,同时在查找过程中容易出现档案破损的情况。应用信息化技术可以避免此类事件的发生,通过信息化平台直接找到所需的人事档案,节省了工作人员的时间,提高了工作效率,同时也减少了人力和成本的投入。(
4、三)提高工作便捷性随着人事档案管理进入信息化时代,其利用率逐渐提高,为企业和个人发展带来了便利。人事档案信息化管理建立了人力资源与信息化管理系统,可以直接查看相关应聘人员的档案,避免了传统纸质档案的调动,准确找到需要的人事档案信息,方便了档案的超越,免去了空间限制。同时,通过信息化人事档案的查询系统,可以直接搜索所需的人事档案,将档案从载体中分离出来,增加信息深度,实现人事档案的信息共享3。二、人事档案管理信息化建设中存在的不足(一)制度及观念不足事业单位的档案管理工作虽然内容简单,但由于其重复性高,工作人员的工作强度大,面对周而复始的忙碌工作,难免会产生厌烦心态和认知偏差。此外,事业单位在对
5、人事档案管理工作人员制定工作激励制度方面存在较大难度,因为管理观念相对落后,导致了工作人员对档案管理形成固有模式,难以进行突破改变。另外,在档案管理人员的工作中,部分事业单位并未针对其部门建设专门的办公及档案管理场所,基础设施不足,导致管理人员在工作中存在漏洞,特别是处理时间较长的人事档案时,因之前问题未得以完善解决,留下较多历史问题,现在更加难以完善。此外,传统的档案管理方式通常为纸质档案,需要专门的存放空间,并要求档案室具备防火、防盗、防潮、防蛀虫等多重要求,这不仅增加了事业单位的管理成本,而且也给管理工作增加了难度。(二)管理方式及管理体系建设不足目前,在部分事业单位的人事档案管理工作中
6、,仍然采用传统的管理方法。然而,在大数据时代,相关的档案管理工作不仅信息量大,而且还存在管理效率低的问题。传统的档案管理需要一定数量的工作人员进行管理,无法满足现代人事人才188就业与保障2023.4社会的现代化、信息化管理特点。而在新时期,事业单位的人员流动性相对较高,因此在人事档案管理中,档案的变动、增加、减少现象比较普遍。管理人员的工作效率低下,相关工作不能及时、有效处理。此外,纸质档案在管理过程中容易发生磨损、丢失现象,难以长期保存,同时没有备份。与此同时,现有的档案管理工作人员缺乏综合素质较高的管理人员,如果要实行信息化人事档案管理,管理人员就必须具备相应的计算机和网络技术,以及良好
7、的业务能力和正确的政治导向。然而,目前的人事档案管理工作人员往往不具备这些综合素质。(三)基础设施落后不同的事业单位对人事档案信息化建设的要求有所不同,因此各机关单位的人事档案管理信息化存在着明显差异。其中,级别越高的事业单位使用的软件功能也越复杂。然而,部分事业单位在人事档案管理信息化方面的软硬件开发相对滞后,硬件设施不够齐全,且存在一些缺陷,如网络延迟、未配备打印机、计算机配置过低等。这些问题都会导致需要手动进行信息化人事档案管理,无法体现出信息化应有的工作效率。(四)专业人员的职业素养有待提升在传统的人事档案管理工作中,一般没有涉及到技术性工作。因此,事业单位很少考虑招聘具有专业知识和职
8、业素养的人员来从事这项工作,通常将其视为行政工作处理。这就导致工作人员缺乏一定的专业性,为人事档案信息造成安全隐患。人事档案管理人员的素质和工作表现对管理事业的发展产生影响,影响档案管理工作的创新和建设。而在飞速发展的信息时代,信息网络安全成为一个重要问题,黑客和病毒入侵会对网络信息技术带来威胁。因此,事业单位人事档案管理部门应该采用信息化管理方式。然而,传统的档案管理人员往往缺乏较强的防范意识和敏锐的洞察力。如果人事档案信息没有得到保护,将容易被篡改或盗取,就会给个人和单位带来损失。三、人事档案管理信息化建设的路径(一)加强人事档案管理信息化建设水平随着我国综合国力的不断增强,机关单位普遍存
9、在许多人才流动的情况,这给单位的人事档案管理工作带来了严峻的考验。在信息化时代背景下,利用信息化技术进行人事档案管理工作可以大大提高档案管理的效率,并促进管理工作标准化和规范化。即时将纸质档案输入计算机信息系统,实现对人事档案的更新并进行档案备份,可有效提高人事档案管理的工作效率。在录入过程中,应该注意档案的年代,录入人员需要进行信息核实,以避免出现人员情况发生变动而档案未做出相应调整的情况,确保档案的准确性。同时,应该实现纸质档案的信息化建设,形成电子档案,并对相关档案进行分类、存储等措施,以便日后调用,提高工作效率。此外,为保证档案的安全性,可通过合理手段进行备份。档案管理人员应该清晰地认
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