提升事业单位档案信息化建设的方法策略_成博.pdf
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1、952023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛提升事业单位档案信息化建设的方法策略成博(吕梁市规划和自然资源局,山西 吕梁 033000)摘要:为了推动事业单位档案信息化建设,需要明确事业单位档案信息化工作的现状,把握信息化工作任务核心与具体工作步骤,深度总结档案信息化存在的障碍,基于科学化、标准化、规范化、创新化的思维加快档案信息化建设进程,满足档案信息化管理需要。本文主要总结提高事业单位档案信息化建设质量水平的方法策略。关键词:事业单位;档案信息化建设;优化措施档案信息化是发挥事业单位档案资源实用价值,完善档案信息资源的管理体系,提高档案服务效能的重要手段。档案信息化建设要具有系统
2、化与科学化思维,把握档案技术的发展趋势,明确档案信息化的阶段任务,合理使用有限的资金,优化具体的责任分工,不断提高档案信息化建设效能,充分展示档案信息资源的价值,形成良好的档案信息化建设氛围,推动相关工作科学有序进行。一、事业单位档案信息化工作的基本理念事业单位档案信息化工作以档案信息的共享服务为出发点,是适应档案信息化建设工作的整体规划,提高档案事业发展水平的重要工作。档案信息化以基础设施建设为支撑点,以信息化档案资源建设为核心,强调提高档案资源的利用率。档案信息化建设工作还以组建专业技术人才队伍为保障,依托技术创新实现档案资源的深度挖掘。包括加快档案数字化的进程,适用新型的档案信息化标准、
3、制度规范和评估机制,着力消除档案管理中的明显漏洞,降低档案维护成本,满足人民群众对公共档案使用需求,推动档案管理向大数据、云存储和智能化方向发展。总之,事业单位档案信息化工作内涵更加广泛,需要基于先进的理念对档案进行深度挖掘,最终实现推动事业单位实现深化改革目标。二、事业单位档案信息化的目标和主要任务(一)档案信息化的目标档案信息化的主要目标是挖掘和使用事业单位的档案信息资源,发挥档案资源在事业单位决策作用,提升公共服务质量,优化国家公共领域政策,满足人民群众对公共档案获取需求。具体来说,需要相关职能部门围绕档案信息化规划加快基础建设,积极申请档案信息化经费,依托财政支持稳步推动现有档案的数字
4、化建设。构建先进的档案管理系统,从技术设备上进行全面革新,实现档案的自动化收集。开发专业的档案数据库,基于数据库实现档案的数字化管理。实现档案技术人才的整合,由多渠道配齐配强档案管理队伍,基于档案信息技术的需要加强相关技术普及,提高档案信息系统使用的广泛性。未来,还要以档案信息资源建设为中心,建立专业化、智能化、标准化的档案信息共享的平台,提高档案信息资源实时互动水平,依托该平台满足各方面对事业单位档案信息的使用需求,全面提高档案利用效率,符合社会的发展需求,在大力开发特色档案的基础上建成事业单位档案品牌。(二)档案信息化的任务档案信息化是一项持续化、科学化、专业化较强的工作,需要按照实际情况
5、拟定阶段性的工作重点。就目前情况来看,事业单位档案信息化建设任重而道远,做到将夯实基础与跨越式发展同步进行。首先,事业单位档案信息化应当贯彻国家有关政策和上级主管部门的具体要求,拟定档案信息化工作的总体规划,明确阶段性的工作重点。其次,事业单位档案信息化应当具有常态化思维,能够积极普及档案法规,形成各方面相互配合的机制,明确阶段性的档案信息化建设工作责任分工,发挥好上级部门与专业技术单位的监督指导作用,从而促进档案信息化具体任务的有效落实。新时代的档案信息化建设的重点一般放在纸质档案的数字化上,重点建成档案数据信息的备份基地,着力增强档案数字信息交互性,借助智能化的设备进行档案自动化管理,从而
6、在信息化建设中发挥档案的应用价值,不断展示出档案信息化的积极作用。三、事业单位档案信息化建设存在的障碍(一)硬件设备的障碍目前,事业单位用于档案信息化改革的经费有962023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS限,上级财政部门给予的经费支持不足。在时间紧、任务重、工作头绪多的现实下凸显了技术设备的不足。有的事业单位自身也没能充分认识持续更新技术设备对于档案信息化的重要性。还有些事业单位在档案信息化建设时倾向于一步到位,未能根据实际情况制定合理的工作方案。由于技术设备更新速度慢,一些重点设备的引进不足,缺乏设备租赁或借用的思路,使得事业单位档案信息化仅集中于某一领域,有些设备配置不足,有些
7、设备存在超期使用的现象,或存在设备闲置的情况,未能有效形成档案信息化设备体系,整体上不利于体现信息化档案的实用价值。(二)资源质量的障碍事业单位的档案信息类型多样,档案资源相对丰富,这与我国事业单位建设时间普遍较长和长期积累历史档案分不开。但是,事业单位目前缺乏优质的信息化档案资源,尤其缺乏特色信息化档案,一些珍贵的业务档案仍以纸质文献的形式出现,未能以专业技术手段完成档案数字化制作工作。很多事业单位档案信息化水平不足,信息化档案资源精细化的建设水平较低,一些重要的数据、图片或视频无法实现网络化供给。还有很多档案存在数字化水平质量不高,数字化建设程度较为粗糙,档案存储随意,档案信息资源管理较为
8、混乱的情况。由于缺乏专业的数据库,缺乏先进的管控标准,使得一些数字化的档案资源难以发挥应用价值,无法有效在“互联网+”环境下实现档案的广泛共享。(三)安全保障的障碍安全风险是基层事业单位进行档案信息化建设时面临的最大风险。由于缺乏相关的软硬件设备和人才支持,在档案信息化过程中难以有效发现和消除来自网络的漏洞,使得一些重要档案信息安全风险被放大,容易出发突发安全事件。一方面,事业单位人员对档案信息建设的安全防控意识有待提高,有时未能加强档案信息资源的实时化控制,一些人员的不当操作可能导致档案信息风险,严重的还会造成档案篡改或损毁。另一方面,事业单位当下运用的档案管理系统身份识别能力不足,无法有效
9、划分使用权限,使得一些用户可以轻易获得机密档案或重要档案信息资源,造成了一些档案信息的外流,严重影响了档案安全,并且为档案系统的安全埋下了隐患。因此,档案安全问题已经成为制约档案信息化进程的主要障碍,还需要事业单位加以重视并优化。(四)人员素质的障碍事业单位缺乏专业的档案信息技术人才,现有人员不熟悉档案信息化的管理方法,缺乏档案信息化的整体意识,随意的操作方式严重地增加了档案安全隐患。目前,事业单位普遍缺乏档案信息技术领域的高端人才,未能组织人才配置全面、均衡和有创新力的团队。例如,有些事业单位受到人员编制的限制,不能持续引进更高级别的档案技术人才,档案人才建设处于相对滞后的境地。还有的事业单
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