浅谈网络环境下如何做好档案利用服务_陈日英.pdf
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1、2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S191业务研究Business Study浅谈网络环境下如何做好档案利用服务陈日英(辽宁省北票市医疗保障事务服务中心,辽宁 北票 122199)摘要:信息技术的迅猛发展转变了档案利用方式,为档案信息利用提供了发展新契机。加强档案管理平台的建设工作,普及新的档案利用方法,构建完善的档案服务体系,可以更好转变档案利用方式,发挥档案信息资源的实用价值。本文主要分析影响档案利用的因素,以及提高档案利用有效性的具体方法,着力夯实档案管理工作基础,从而推动我国档案服务工作不断创新发展。关键词:档案利用;影响因素;优化措施档案
2、利用是档案管理的出发点,是体现档案价值的基本方式。网络环境下的档案利用更具有复杂性,转变了传统的档案管理流程,赋予了档案工作新理念。在网络环境下应当优化档案资源、利用者、管理者与环境之间的相互关系,积极构建完善的档案管理工作体系,达到提升档案管理工作质量的目标。一、网络环境下档案利用行为的主要特点(一)档案利用需求的客观性档案利用需求具有一定的客观性,这种需求来源于社会生产生活实践当中,不是用户主观创造的需求,是社会生活生产决定的。档案利用由档案的特点所决定,人们保存档案的主要目的是为各种社会活动提供原始凭证,方便人们享受档案信息服务。档案利用强调构建档案管理部门与用户之间的桥梁,把档案与人们
3、的实际生活联系起来,通过档案解决用户的实际问题。档案利用需求主要由行政需求、业务需求、文化需求、法律需求和科研需求等构成。档案利用的客观性要求档案管理者正确对待档案管理工作规律,真正以用户为中心开展档案管理实践,积极提供更加可靠、方便、优质的查询渠道等。(二)档案利用需求的潜在性档案利用需求有时是潜在的。受主客观因素的影响,有些潜在的需求在一定条件下可以成为客观的需求并转变为档案利用的行为。档案利用受到多方面因素的制约,有时因为客观检索条件不具备,制约了用户查询某些档案的需求。随着“互联网+“档案管理体系的建成,档案信息资源的数量与质量有了质的提高,档案共享开放体系的建成在极大程度上催生了更加
4、广泛的档案利用需求,一些用户在掌握了先进的档案检索技术以后,尝试着批量化检索档案,使得档案潜在价值得到进一步的开发,同时也使得档案用户萌生了对档案的新需求。(三)档案利用需求的盲目性档案信息浩如烟海,档案利用来源于生活实际需要。虽然用户的档案信息获取需求是明确的,但是在实际利用时面临具体问题。有些用户并不能清晰的描述自己需要的档案,档案用户利用档案时有一定的盲目性。档案馆在服务用户查询档案时经常可以发现某些用户的查询需求不明确,这给档案管理工作带来了极大的麻烦。档案利用需求存在盲目性的主要原因是档案信息不对称,档案用户的身份、受教育程度的不确定性是巨大的,因此给档案利用带来了一定阻碍,需要档案
5、人员与用户保持必要的沟通,在了解其需求的基础上提供档案服务。(四)档案需求增长的阶段性档案利用需求的增长有阶段性特征。阶段性是指某一时期用户以查阅某一类档案为主。从总体上看,档案利用行为不以线性增长方式呈现,而是在发展过程中有一定的波动,并且呈现阶段性增长的态势。档案利用工作的阶段性增长是由档案馆开放范围所决定的。当档案馆决定对某一时期的历史档案解密时,或档案馆提高开放性后,都可能引发阶段性的增长。档案利用阶段性增长与用户的阶段性需求有关,无论是出于学术研究,或者各种各样的公私事宜,这种需求变化是客观存在的。随着档案管理环境的改善,这种需求的阶段性增长也会有所改变。总体上看,档案利用需求有阶段
6、性周期性增长的特征。二、网络环境下影响档案利用行为的因素(一)资源因素影响档案利用工作的基础因素是资源因素,没有丰富的档案资源是难以发挥网络化档案管理系统2022 年 第 6 期黑龙江档案192业务研究Business Study作用的。一方面,我国近年来数字化档案资源数量得到较大增长,大量纸质档案进行了电子化录入。互联网快速发展时代,积累了海量数字档案信息资源,社会的数字化档案需求也急剧增长,各式各样的档案信息挖掘和整理成为常态。另一方面,档案资源的质量得到充分的保证,数字化档案资源的类型日渐丰富,不少档案得到规范化建设。但我国数字化档案的整体质量水平仍有待提高,数字化档案类型相对单一,涉及
7、的范围有限,很多部门、行业还未能高度重视数字化档案管理,影响了后续档案开发利用。(二)管理者因素现代档案管理具有专业化的特征,档案管理人员的因素在很大程度上影响了档案利用的效能。例如,从事档案管理人员是否掌握更加先进的信息技术手段,是否具有创新服务的意识,是否与档案利用行为有密切的关联,这些都影响档案利用的水平。档案管理者的理念也影响档案利用行为,随着人们的档案使用需求越发复杂,档案管理人员是否具备一定的信息意识、是否能够深刻的领会档案使用需求、是否能够与用户保持必要的沟通,都决定了档案利用的质量。信息化环境下,需要建立更加多元、智能和个性化的档案服务窗口,提高档案服务的交互性,进一步满足个性
8、化时代的档案利用需求。(三)利用者因素档案利用行为的主要参与者是档案利用者,档案信息利用一定程度上取决于档案利用者的信息素养。网络环境下,人们已经掌握了一定的信息检索和筛选能力,人们的档案利用意识有了很大的提升。档案利用者的意识对档案管理产生直接影响,只有用户清晰的描述需求,产生多样的需求,才能推动档案管理工作的多元化,才能使得档案管理部门更加关注和理解用户的实际需要,从而提高档案服务的有效性。网络环境对档案利用行为的要求有一定的门槛,需要档案利用者具备一定的匹配信息能力。档案用者必须熟悉网络化信息检索模式,能够将零散的档案主动整合起来,从而推动智能化的计算机提供更多相关档案信息。(四)环境因
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