浅谈民办中小学校档案的利用_吴珊珊.pdf
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1、258第 12 期(总第 810 期)科学咨询258教育论坛诚如吴宝康先生所言,档案利用是档案工作诸环节中的主要环节,利用是中心,利用是目的。档案大家族中一员的民办中小学校档案,在日常的档案工作中也应该以利用为中心。以笔者所在的民办十二年一贯制学校为例,我校档案的利用主要表现在以下四个方面。一、档案利用(一)文化育人从形成范围来看,我校档案主要是学校在日常工作中形成的,因此其价值主要表现在文化传承、教书育人以及历史记载上,其中育人价值是我校档案最主要也是最为重要的利用形态。档案作为学校的历史记忆,以其真实性、可靠性和直观性在学校的文化育人中具有独特的优势。笔者所在学校,档案的文化育人主要体现于
2、以下两个展览室:一是学校的校史展览室(分布在学校招生部),展示的档案材料主要有学校历史沿革简介及图片、学校行政沿革、学校知名校友、学校荣誉(实物档案)等。通过上述材料提供给学生及教职工参观和展览,有利于传承和发扬校园优秀文化传和先进典型事迹,激发全体师生的集体荣誉感,对全体师生产生一个积极、向上的鼓舞力量,达到育人的效果;二是学校党史展览室,位于学校的党员活动中心,通过中国共产党的简介、学校党支部的建设历程、重大活动、先进党员事迹等资料和图片展示,在全校范围内较好地宣传了中国共产党的伟大历程、坚定了全校教职员工及学生政治立场、宣扬党员模范的带头作用等,营造积极向上的政治氛围。(二)查考借鉴档案
3、作为历史记忆,查考借鉴的作用显见。我校档案在查考借鉴方面的利用主要集中在以下几类档案中。教学档案:教书育人是学校的首要任务,学校教学档案作为学校教师教学参考的依据,是所有档案中利用频率最高的,教师在展开日常的教学活动中往往要使用此前的优秀教案、优秀论文、科研课题研究和申报等都需要参考和借鉴相关教学类档案以推动教学工作的顺利开展。行政类档案:行政类档案主要是关于学校管理的,因此在学校管理领导层以及团队做出重要决策时,需要经常参考以往的一些政策性文件或学校相关决议、规章制度,为正确进行决策提供保障。人事档案:在职教师个人在职称评定,需要本人提供发表的相关论文、科研项目以及曾获奖项的相关文件资料、工
4、作证明、劳动合同借用等,同时离职人员出具工作经历证明等。财会档案:个人薪酬待遇查证、各类设施设备采购凭证、基建或维修工程造价查询、图书采购费用等。除以上类型外,学校在进行大型基建维修时也需要借阅学校的建筑结构图等基建类档案、某些特殊证明也会用到诸如毕业照等照片档案、某份报纸对学校的报道等实物档案。(三)编研学校档案全宗作为整个学校活动最全面、最真实的原始凭证,见证着学校的发展,在校史、周年大事记、年鉴、组织沿革等方面,无疑是最全面最准确的支持及来源,是上述编研工作的基础,为编研提供最真实可靠的素材。我校在建校10周年、20周年、25周年校庆时安排了大量人力物力、查阅了大量的档案进行了学校大事记
5、的编纂,在校庆当天供参加校庆的教育界领导、同行、校友、在校师生以及家长、对我校关心的社会各界人士阅览,提高学校文化形象,扩大学校知名度,增进广大校友、学子对母校的自豪感,加深了全社会对我校的认识,同时向全社会辐射我校文化正能量。(四)迎接上级部门专项检查目前各级各类政府部门对学校工作的检查除了实地浅谈民办中小学校档案的利用吴珊珊(东莞市新世纪英才学校,广东东莞 523700)摘 要:虽然民办中小学校档案在文化育人、查考借鉴、编研以及行政管理四个方面发挥了 一定的作用,但是目前民办中小学校档案普遍存在利用率不高的现象,究其原因,主要是因为民办中小学校档案收集不够全面、利用程序复杂、方式单一、利用
6、意识薄弱、利用主体具有局限性、信息化及数字化程度低下等。关键词:民办中小学校档案;档案利用259第 12 期(总第 810 期)科学咨询259教育论坛查看以外,最重要的就是查阅资料,这一过程目前也成为我校综合档案室在行政上的主要工作环节。在接到检查方案或通知后,档案室会有针对性地根据各项检查主题收集或者查找、分类、整理相关档案,作好迎检准备工作。近些年,在“民办学校年检”“依法治校示范校”“语言文字特色学校”“心理健康特色教育学校”等一系列检查或申报事项中,我校档案资料的整理备受推崇,同时也为检查顺利通过或申报成功打下坚实基础。笔者所在的学校档案工作起步于1999年,时间早而且也比较长。学校历
7、届领导均对档案工作比较重视,不仅成立了专门负责档案工作的部门 综合档案室,配备专业的档案管理人员,也建设了标准的档案管理库房以及档案管理各项管理制度(包括档案收集、档案分类、档案保管期限等),但是因管理模式、开放程度、利用意识等现实情况,我校档案利用率不高:20182019学年提供利用18次;20192020学年提供利用9次;20202021学年提供利用28次;20212022学年提供利用28次。从全校师生共计3600余人来看,利用率可谓十分低下。二、档案利用率低下的原因(一)档案归档不全面全面归档是档案利用的前提和基础。我校目前是以综合档案室专职档案管理员+各部门兼职档案管理员的网络进行档案
8、收集工作,各部门兼职档案员均有其主要工作岗位、工作任务和职责,放在档案工作上的精力较少且由于非专业,所以其档案意识不强,加之资料的归档和移交流程化及制度化不清晰、不明朗,同时也缺乏档案工作的考核机制,导致综合档案室收集的档案存在种类不齐全、结构不合理、载体形式单一等各种问题1-2。(二)档案利用程序复杂、方式单一随着时间的推移,如今档案工作已面临一系列问题:经过日积月累,我校档案室的档案数量越来越多,给档案的日常保管带来巨大压力,而且档案利用的要求也越来越高,大大增加了档案部门服务的工作量在这种形势下,单凭档案室拥有的简陋设备和传统服务条件,已无法更好地提供档案服务。(三)利用主体的局限性学校
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