关于加强干部人事档案数字化管理的几点思索_梁汉冬.pdf
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1、682023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS关于加强干部人事档案数字化管理的几点思索梁汉冬(广西壮族自治区横县公路养护中心,广西 横县 530300)摘要:数字化建设是档案管理发展过程中的深入性革命,是运用先进的技术构建档案管理的新模式。在干部人事档案数字化管理推进的过程中,要结合行业发展要求,优化管理方式和管理流程,突出精确度和时效性,促进干部人事档案数字化管理模式更好发展。关键词:干部人事档案;档案管理;数字化档案管理是事业单位的重点内容,事业单位采用数字化档案管理模式,能够全面提升档案管理的效率。在干部人事档案管理中,采用数字化管理模式能够构建系统化的平台,实现档案信息管理的系
2、统化、精准化、科学化。党的十八大以来,按照中央从严治党的要求,各事业单位都开始对干部人事档案进行严格的管理,其中增加了干部人事档案数字化管理的内容。在干部人事档案管理梳理和整改的过程中,运用数字化管理模式取得了良好的成效。干部人事档案数字化管理是一个长期的系统化的工程,需要强化工作的必要性和紧迫性,认真查找干部人事档案管理中存在的问题,构建数字化智能化的发展模式,全面提高干部人事档案管理的效能。一、干部人事档案数字化管理概述数字化主要是指将许多复杂多变的信息转变成可以度量的数字和数据,运用这些数字或数据建立适当的数字化模型,在计算机内部进行统一处理。干部人事档案采用数字化的处理模式能够确保档案
3、材料真实性、完整性、机密性,组织人事部门在人事档案管理过程中需要提供科学的依据,这就要求干部档案管理要实施数字化的模式,以此来保证档案管理符合安全性和科学性要求。信息化时代发展背景下,传统的纸质档案不适合携带,不容易进行数据综合处理,运用数字化的模式能够使档案在应用过程中更加快捷(见图 1)。例如,干部人事信息收集更快速,在电子档案中更容易接收和存储文件,不需要占用实体空间,只需要存在电子设备上即可;在档案信息综合处理、分析加工等方面运用数字化管理模式,可以打破时间和空间上的阻碍,随时随地对信息进行加急处理;在数字化利用方面,电子化档案比传统档案更加快捷,可以随时从电子设备上抽调出来,在选择信
4、息的时候只需选择相应的功能键就能够处理大批量的数据,并做到数据准确无误上传。传统档案管理无法满足信息化时代的要求,而数字化的管理模式覆盖了纸质档案的所有优势,在特殊和紧急的情况下运用数字化处理能够为人事档案管理提供准确的信息,更能够在短时间内分析出人事档案中的关键性内容。可以说,档案数字化管理具有无可比拟的优势。图 1档案数字化基本机构二、干部人事档案数字化管理的重要意义(一)新时代组织工作的要求干部人事档案数字化管理对于提升事业单位的人事管理有重要的意义和价值。干部人事档案管理中要清晰每一个干部的个人基本信息,这是组织工作的重点要求,也是人事管理过程中不断完善制度化体系的重点内容。实施数字化
5、管理能够让干部人事档案的内容更加精准,能够让档案信息管理符合规范化要求。数字化管理模式下档案信息为组织工作提供了必要的条件,特别是在干部的任免和提拔692023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛方面有了精准明确的答案。干部人事档案数字化管理有利于强化人选审核把关,特别是数字化系统中的智能文件读取、管理以及备份能够全面提升人事档案管理的专业化水平。在组织工作中,数字化档案发挥了关键性的作用,档案审查更加快捷,关于应用档案的文件部分有了更多规范化的标准。(二)有利于严肃干部档案管理规范干部人事档案管理是一项复杂而庞大的工程,传统的纸质档案登记信息较慢,信息审查存在不严格的现象,而运用数字化
6、管理模式可以使干部档案进行全方位的资料设计。例如,人事档案资料修改和补充可以充分利用电子信息技术扫描技术、图像处理技术等更好地进行读取存储和备份。在管理过程中,可以充分运用数字化的管理模式提取、替换、修改文件,防止因为修改而造成文件数据的损坏和遗失。数字化系统可以在平台上对干部档案进行系统分类,按照模块化管理的方式,干部人事档案管理有了更加规整的模式。数字化管理模式使干部档案信息管理可以构建网格式的管理模式,根据年限、干部分类、岗位职责等划分为不同的模块,采取横向和纵向交叉信息的模式实现干部信息的精准定位。例如,在数字化操作中,将计算机技术、扫描技术、扫描线性 CCD 技术、OCR 技术、数字
7、摄影技术、录音录像、数据库技术、多媒体技术、存储技术等融合到其中,使资源和数字化之间构建数字化网络形式,实现档案管理的资源共享。(三)有利于提高干部人事档案的管理效能数字化模式能够全方面提高档案管理效能。干部档案日常应用中多数要按照级别、行业、姓名等条件进行检索,如果年代久远,纸质档案资料有可能还处于封存的状态,查找信息的难度较大,找到准确的资料更存在诸多难点。数字化档案管理模式可以在网络操作下完成,干部人事档案录入查询以及信息应用更加快捷,打破了时间和空间的限制,提高了档案管理人员的工作效率,降低了管理人员的劳动强度。特别是应用智能化管理系统对干部档案数据进行分析统计完成资源合并,使干部人事
8、档案管理更加科学化和智能化。档案数字化管理打破了传统载体的缺陷,形成了局域网、政务网、互联网、计算机检索、电子档案阅读等多种新环境的建设,提高了管理水平和效率。业务部门可以面向需求者提供更多的服务内容。档案工作的数字化建设运用原生信息资源,实现了信息技术的档案数字化流程。数字化模式下档案资料及时归档,档案信息能够及时形成详细的数据,查阅资料变得非常简单。信息“超时空”流动,“无墙界”档案打破了空间的距离,档案库从实体保管变为信息控制集合,特别是历史久远的档案材料经过数字化处理以后,能够给予档案更多的保护,避免档案被篡改。三、当前干部人事档案数字化管理存在的问题(一)干部人事档案数字化管理缺乏统
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