WPS OFFICE表格的操作技巧.pdf
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1、WPS表格 WPSWPS Off ice表格特色功能12:1.新建工作簿启动wps时,会自动新建一个空白的工作簿。在实际应用中,用户随时可以创建新的工作簿,手动新建工作簿的具体操作步骤如下:选择【文件】一【新建】命令;单击右键【新建】快捷按钮;2.输入工作表数据向单元格中输入数据,主要有一下3种方法:a)单击单元格,直接输入。会覆盖原有数据。b)双击单元格,出现插入数据的光标,移动光标至所需 位置,再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数 据。0 单击单元格,再单击编辑栏,输入数据。效果同b。在默认情况下,数字靠右侧对齐,文本靠左侧对齐。3.插入符号和特殊字符选择【插入】一【符号】命令。4.自
2、动填充选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄,或 者选择【编辑】一【填充】一【序列】命令,可在E 工作表中快速填充多种类型的数据序列。在行或列中复制数据,拖动单元格填充柄即可;填充一系列数字、日期等,通过拖动,wps可自 动延续此系列数字、日期或时间段等。技巧2按Ctrl+D组合键,可向下填充;按Ctrl+R组合键,可向右填充。自动填充序列初始选择扩展序列1,2,34,5,6.9:0010:00,11:00,12:00.MonTue,Wed,Thu星期一星期二,星期三,星期四.JanFeb,Mar,Apr一月,四月七月,十月,一月1月1日,3月1日5月1日,7月1日,9月1日1999,2000
3、2001,2002,2003Textl,textAText2,textA,Text3,textA.产品1产品2,产品3技巧:分数应使用整数加分数的形式,否则会默认为日期;如:输入1/2-M月2日输入。空格1/2 显示为1/2技巧:在输入数字前加入字符,可将数字作为文本处理,如。(提示:(在WPS中,日期和时间均按数字处理;对于输入的数字WPS可识别时,靠右侧对齐。如2006-6-5;(对于WPS不能识别的日期和时间,会被视为文本,左侧对齐。如200665。4.保存工作簿a.直接保存工作簿;b.以新文件名保存工作簿。5.关闭工作簿第二节编辑和管理工作表一、编辑单元格1.选定单元格选定一整行或一整
4、列单击需要选定的行或列的行号和列号;选定多行和多列将鼠标指针指向起始行号或列号,按住鼠标左键,拖动至末尾行号或列号;选定整个工作表的所有单元格按Ctrl+A组合键,或单击“全表选择”即0行0列。选定连续的单元格区域a使用鼠标选定区域的左上角单元格,按住左键,拖动至该区域右下角,释放按键;b可先用鼠标定义区域左上角单元格,按shift键,再单击区域右下角单元格,即被选中;选定不连续的单元格区域先选定第一个单元格区域,按住Ctrl键,再选第2.个单元格区域.2.编辑和清除单元格内容3.复制和移动单元格4.插入和删除单元格a右击选定区域,选择快捷菜单的【插入】命令;b选定多行或多列,单击右键,选择【
5、插入】,即可插入 相应数量的行或列。删除单元格同插入单元格步骤类似。5.查找与替换选择【开始】一【查找】命令,或按ctrl+F组 合键;在【查找内容】下拉列表框中输入查 找内容,单击【查找下一个】按钮,光标则移动 到与待查内容相符的单元格上.可多次单击【查找下一个】按钮,直到找到所需的单元格 位置。提示:单击【查找全部】按钮,可在对话框下方列 出所有符合条件的单元格信息.单击【替换】标签,打开【替换】选项卡,在【查找内容】和【替换为】下拉列表框中输入所需内容,单击【查找 下一个】按钮,定位到要替换掉的单元格,单击【替换按 钮】,即可快速替换工作表中特定单元格的内容。也可直接单击【全部替换】按钮
6、.6.给单元格加批注批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分开的 注释。含着批注的单元格的右上角会有一个红色三角形 的批注标识符。鼠标指向单元格,即会显示其批注。操作步骤如下:a选定单元格,选择【插入】一【批注】命令;或单击 右键,选择【插入批注】;或按shift+F2 b在弹出的批注框中输入内容;c输入完毕后,单击外部工作表区域即可.二、格式化工作表1.设置单元格字体单击右键一【设置单元格格式】,单击【字体】标签技巧:利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的【上标】复 选框,可将数字或字母设置为指数。2.设置单元格对齐方式单击右键一【设置单元格格式】,单击【对齐】标签或者再工具栏设置(首选
7、)3.设置单元格边框单击右键一【设置单元格格式】,单击【边框】标签或者再工具栏设置(首选)4.设置单元格数字格式单击右键一【设置单元格格式】,单击【数字】标签15.表格样式有设置好的格式,可根据个人的需要选择6,条件格式一个工作表中可能有许多数据,有些数据是需要特别 标记的。可以利用WPS的条件格式功能。点击【格式】【条件格式】命令,然后进行选择。如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。7.添加图形、图片、剪贴画和艺术字选择【插入】一【图片】,再做选择。8.给工作表标签加颜色为了醒目、美观,并便于查找,可以给工作表 标签加颜色。选择【格式】一【工作表】命令项一【工 作表标签颜色,在出现的“设
8、置工作表标签颜 色”对话框中选择喜爱的颜色。三、管理工作表1.切换工作表2.新建、重命名和删除工作表3,复制和移动工作表4.隐藏和取消隐藏工作表 单击右键-【隐藏】命令,即可隐藏工作簿;单击右键”【取消隐藏】命令,即可恢复。选择【格式】【工作表】【隐藏】命令,即可 隐藏工作表;选择【格式】【工作表】一【取消隐藏】命令,即可恢复工作表;技k1.wps表格大量数据同时输入的技巧打开需要输入数据的表格,同时选中需要填充数据的 单元格,如果某些单元格不相邻,可先按住Ctrl键并点击 鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键,输入单元格 中需要填充的数据,然后再按下Ctrl+Enter组合键,则刚才选
9、中的所有单元格就被同时填入该数据了。2.快速输入大写中文数字将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中 输入相应的小写数字。右击该单元格,点击“设置单元格 格式”,从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项;然后从“特殊”列表框中选择“中文大写数字”选 项。最后单击“确定”按钮即可.3.wps表格中单元格文字随时换行在wps表格中,我们有时需要在一个单元格中分成几行 显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜 单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项,单 击“确定”即可,这种方法使用起来不是特别随心所欲,需要一步步地操作。还有一种方法是:当你需要重起一行 输入内容的时候
10、,只要按住Alt键的同时按下回车键就可以 了。4.wps表格中插入空白行如果想在某一行上面插入几行空白行,可以用鼠标拖动 自此行开始选择相应的行数,然后单击右键,选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行,按住Ctrl键,依次单 击要插入新行的行标按钮,单击右键,选择插入即可。5.wps表格中消除。值当单元格计算结果为。时,默认会显示0,这看起 来显然有点碍眼。如果在出现。时,单元格显示为空 白,可如此操作。打开“工具选项-视图”,取 消“0值”复选项前的4,确定后,当前工作表中的 值为。的单元格将全部显示成空白。6.快速选定“空白”和“数据”单元格在wps表格中,经常要选定空白单元格,逐个选定
11、比 较麻烦,如果使用下面的方法就方便多了:打开“编辑 一定位”,在“定位”窗口中,按下“定位条件”按钮;选择“定位条件”中的“空值”,再按“确定”,空白 单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格,在上面方法的“定位条件”窗口中,选择“常量”,再 点“确定”,含有数据的单元格全部选定。7,快速得到合适列宽和行高如果各列中数据宽度一致的话,我们可以选中各列,然后把鼠标移至列标题的右边框,待鼠标变成双向箭头 时拖动至合适的宽度,这样就可以得到统一列宽的各列 To如果各列中数据宽度不一致的话,我们经常要逐列进行 调整,非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列,同样 将鼠标移至其中一个列标题的右边框,
12、当鼠标指针变成 双向箭头时双击鼠标左键,可以立刻将各列的列宽设置 为“最适合的列宽”,即各列宽度为恰好可以完整显示 单元格数据。用这个方法也可以得到“最适合的行高”。只是要双 击行标题的下边框。8,批量转换日期格式以前在WPS中输入职工出生时间时,为了简单都 输入成“yymmdd”形式,但上级部门一律要求输入 成“yyyymmdd”格式,那么一千多名职工出生时 间肯定不能每个手工转化。最快速的方法是:先选定要转化的区域。点击【数据】一【分列】,出现【文本分列向导】对话框。勾选“固定宽度”,连续两次点击【下一步】按钮,在步骤三对话框的1列数据格式】中,选择“日期”,并选定“YMD”形式,按下【完
13、成】按钮,以前的文 本即转化成了需要的日期了。9.不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格在WPS表格中,如果要选定已选定单元格周围 的单元格,可以按上下方向键进行移动,可为了节 省时间,让操作的速度更高,按下Tab键,可以快速选定已选定单元格右侧的 单元格;,同时按下“Shift+Tab”组合键,可以选定左侧 单元寤;,按下Enter键,可以选定下方单元格;,同时按下组合键“Shift+Entei”,可以选定上 方单元格.10.让wps表格中人名显示更美观的技巧a删除姓名中的空格选中姓名所在的列,执行“编辑T替换”命令,在“查找内容”栏中输入一个空格,在“替换为”栏中不填任何内容,单击“全部
14、替换”命令,确定 退出后即可.b让姓名左右对齐姓名用字是两个字与三个字的,左右对齐也有技 巧.选中已删除空格的姓名单元格,单击“格式一 单元格在打开的“单元格格式”对话框中的水 平对齐方式中选择“分散对齐”选项,确定退出后 即可使学生姓名用字左右对齐。11.wps表格数据校验方法之巧用公式审核打开一张学生成绩表,选中数据区域(注意:这里的 数据区域不包括标题行或列),单击“数据T有效性”命令,进入“数据有效性”对话框。在“设置”选 项卡中,将“允许”项设为“小数”,“数据”项 设为“介于”,并在“最小值”和“最大值”中分 别输入“0”和“100”,最后单击“确定”退出。接着,执行“视图T工具栏
15、T公式审核”命令,打开“公式审核”工具栏。好了,现在直接单击释无效数据”按钮即可。此时,我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来。对错误数据进行修正后,红圈标记会自动消失.12.多个工作表的页眉和页脚同时设置把一个WPS表格文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚,分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉 和页脚同时设置好:把鼠标移到工作表的名称处(如果没有给每张表取名 的话,WPS自动设置的名称就是Sheetl、Sheet2 Sheet3等等),然后点右键,在弹出的菜单中选择“选 择全部工作表”的菜单项,这时再进行页眉和页脚设 置就是针对全
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