DB13_T 2295-2015 行政许可电子档案管理规范(河北省).pdf
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1、TCS 03.080.01 A 12 DB13?可北省出htTA 方标准DB 13/T 2295一-2015行政许可电子档案管理规范Administrative licensing of electronic archives management 2015-12-25发布2016-02-01实施河北省质量技术监督局发布目。吕本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。本标准由河北省质量技术监督局审奇事务中心提出。本标准由河北省服务标准化技术委以会归口(SAHB!TC264)0 本标准主要起草单位:河北省质量技术监督局审查事务中心。DB13/T 2295-2015 本标准主要起草人:张再
2、永、李贻才、刘风英、陈新杰、于爱华、范建斌、郑伯、干军杰、张立军。DB13/T 2295-2015 行政许可电子档案管理规范1 范围本标准规定了行政许可电子档案的术语和定义、总则、元数据管理、归档、整理、保管和利用C本标准适用于河北省内各行政许可主管部门在行政许可过程中形成的电子档案的管理与技术要求。2 规范性引用文件卡列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注扫期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 20988-2007 信且系统灾难恢复规范OA!T 18 档
3、案著录规则3 术语和定义3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 下列术语和主义适用于本文件。行政许可电子档案Administrative I icensing of electronic archives 在行政许可管理工作过程巾形成的归档电子文件及相关的元数据。归档电子文件Archivalelectronic records 经鉴定的具有参考和利用价恒并作为档案保存的电子文件。元数据Metadata 描述组成行政许可电子档案的归档电子文件的背景、结构信息及整个管坷过程的数据。归中当fi I ing 把行政许叫电子档案集中下载到nJ脱机保存的载体上,I句档案部门移交的过程。迁移Migratio
4、n 将源系统中的行政i午时电子档案|句目的系统进行转移存储的方法与过程。DB13/T 2295-2015 4 总则4.1 行政许可电子档案自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。4.2 所对行政许可电子档案的形成、收集、积县、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。4.3 应明确规定行政许可电子档案归档的时间、也固、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求,保证归档电子档案的质量。4.4 归档电子档案同时存在相应的纸质政其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持致。4.5 应保证行政|可电子档案的凭证作用,对只有
5、电子签章的电子档案,归档时应附拥有法律效力的非电子签章。4.6 应配备各种设施,加强管型,确保行政许可电子档案数据的安全。5 元数据管理5.1 元数据内容5.1.1 元数据内容包括背景结构信息和管理过程信息。5.1.2 归档电子义;件归档的生成忖期、软、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。5.1.3 归档电子文件处理过程巾相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核人、签发人等)以及办理结果。5.1.4 归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印草、代码等)。5.1.5 归料电子文件传递、交接过程巾的其他标识。5.2 元数据结构5.2.1 背景结构信息表行政许可电子档案
6、的背呆结构信息见表10表1背景结构信息表l子号字段名称说明1 形成部门行政|可电子档案形成的吉日门信息2 元成日期行政许可电子档案的元成日期信息3 通讯地力|行政许可电子档案主管部门的通讯地划信息4 联系电话行政许IrJ电子们案主节部门的联系电话信息5 联系人行政许IrJ电子利案主甘部门联系人信息6 硬件坏垃形成行政许IrJ电子们案的计算机、网络服务器型号、制造厂商寺信息7 操作系统形成行政许IrJ电子们案的计算机操作系统信息2 DB13/T 2295-2015 8 操作系统版本形成行政许可咆子档案的计算机操作系统的版本信忌9 数据库系统形成行政许口l山子档案存储的数据库系统信息、10 数据库
7、系统版本形成行政|口l电子档案存储的数据库系统的版本信息11 相关软件形成行政许口l电子档案的相关软件信息12 相关软件版本形成行政|口l电子档案的相关软件的版本信息13 字节数行政许可电子档案的字节数量5.2.2 管理过程信息表行政许可电子档案的管理过程信且见表2。表2管理过程信息表)子号字段名称说明l 岗位)了,号形成行政许可电子档案的岗位信息2 岗位名称形成行政许可电子档案的岗位信忌3 责仔人形成行政|可电子档案的人员信息4 接收日期行政|宁可电子档案的接收时间信息5 办理结果行政|宁可电子档案的办理状态信息6 结束日期行政|宁可电子档案的办拥完结的时间信息7 凭证信息8 其他标志行政|
8、宁可电子档案的其他标志信息6 归档及相关要求6.1 归档6.1.1 归档电子档案应由各级电子文件形成的主办部门根据本规范整理内容进行预整理,及时填写行政许可电子档案管理登记表(参见表A.1、表A.2、表A.3),由负责人签署审核意见后,移交给相应档案部门实行集巾统二管理。6.1.2 按GB/T18894-2002的7.5.2.2的规定,11巴数字档案集中拷川主耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。对于加密电子档案,则应在解密后再制作拷贝:确亩以加密方式保存的,应将其解密程序同时归档。6.1.3 技GB/T18894-2002的7.5.2.3的规定,本管理规范推
9、荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不应用软磁盘作为数宁档案长期保存的载体。6.1.4 按GB/T18894-2002的7.5.2.4的规定,存储数字档案的载体上应贴有标笨,标楼上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等,归梢后的数字档案载体应设置成禁止写操作的状态。6.2 保管期限6.2.1 电子档案的保管期限应与相应的纸质档案保管期限二致。6.2.2 行政许nJ电子档案中的元数据保管期限应与其内容信息的保管期限一致。3 DB13/T 2295-2015 6.3 归档格式6.3.1 对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时所注
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