公司采购付款管理制度模版.docx
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1、采购付款管理制度为了加强对公司采购与付款业务的内部控制,防范采购与付款过程中的差错与舞弊,提高采购与付款业务的质量与效率,结合我公司的相关制度和管理需求,制订本制度。公司负责人对本公司采购与付款业务的真实性、合法性、健全性和本公司采购与付款业务内部控制的建立健全和有效实施负责。采购付款管理制度包括以下六部分:岗位分工及授权批准;请购与审批控制;采购控制;验收控制;付款控制;监督检查。一、岗位分工及授权批准岗位分工公司建立采购与付款业务的岗位责任制,配备合格的人员,并根据公司具体情况进行岗位轮换。确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的
2、全过程。采购与付款业务不相容岗位包括:请购与审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审计;采购与验收;采购、验收与相关会计记录;付款审批与付款执行。公司明确相关部门和岗位的职责权限。生产计划部下达生产计划,采购部门(即供应部)负责生产所需物品和劳务的采购;质检部负责物品和劳务的质量保障;仓储部门负责物品和劳务的安全完整;财务部审核相关凭证,按规定付款条件及时向供应商付款。授权审批对采购与付款业务建立严格的授权批准制度,明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。审批人不得超越审批权限,应当根据采购与付款授权批准制度
3、的规定,在授权范围内进行审批。经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。二、请购与审批控制公司建立采购申请制度,将请购权授予相关的部门或人员。公司对正常经营所需的物资的购买均作一般授权;对资本支出和租赁合同,要求特别授权程序。对于预算内采购项目,具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购手续;对于超预算和预算外采购项目,具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。除公司规定可直接购置外,其余物品或劳务的采购均需填制请购单。公司建立严格的请购审批制度
4、。对于超预算和预算外采购项目,明确审批权限;对于重要和技术性较强的采购业务,组织专家进行论证,实行集体决策和审批。三、采购控制公司建立供应商信息管理系统,确保采购过程的透明化。公司配套管理部负责新供应商的确定;对合格的供应商实行周期评价、动态管理、优胜劣汰;组织技术、质保、生产、售后等相关部门对已配套的供应商和潜在供应商进行实地考察工作;汽车零部件配套信息的搜集及建设工作;建立供应商信息系统。公司应当根据国家合同法及相关法规,与所确定的供应商签订正式采购合同,并由有关部门负责合同的执行、监督以及合同文本的保管。在配套供应部选定的供应商范围内,制造事业部的技术部在采购过程中要做到比质比价,确定供
5、应商。价格由技术部通过谈判确定,过程总经理参与。技术部部长具体掌握谈判并签订供货合同,并审批。由股份公司办公室盖章。供货合同一式四份:本部留存,财务部、供应部、供应商各一。采购数量由技术部提出,制造事业部部长审批。公司实行以销定产。销售部通知生产计划部预计销售量;生产计划部据此下发生产计划;供应部根据生产需要量向供货商发出订购单。对订购单予以编号,且需经过被授权的采购人员签名。订购单正联送至供应商,副联送至公司质检部门、财务部,本部留一联备查。公司将物品或劳务采购纳入预算管理体系,对预算外采购实施严格控制。公司小额零星物品或劳务采购可以采用直接购买、事后审批的方式;一般物品或劳务采购应当采用合
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