合同生命周期管理在企业管理中的重要性.pdf
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1、经济师 2023 年第 09 期摘要:合同是企业经营活动的源头,能否把好合同全生命周期管理关,直接决定着企业的经营成败和未来发展,但在全球经济一体化进程加快,市场竞争愈加激烈的环境下,现代化企业的合同管理仍存在着诸多问题,唯有及时优化、解决这些问题,才能更加精准地防范风险,实现企业长远稳定发展。文章针对某公司在主营业务合同管理中发现和存在的问题进行探讨。关键词:合同管理生命周期风险防范中图分类号:F270文献标识码:A文章编号:1004-4914(2023)09-288-03一、合同全过程管理合同全过程管理,即从业务洽谈、合同草拟、合同签订、生效开始,直到合同终结为止,不仅要把好合同签订前的管
2、理关,更要重视签订后合同的风险管控、执行过程、履约率等动态管理,特别要时刻关注掌握行业环境、对方经营环境、法律法规等对本公司的不利因素,以便于及时对合同提出修改、补充或终止等措施,降低企业的经济损失。二、合同管理在企业经营中的意义合同是企业与相关法人、自然人或者其他组织之间设立的权利和义务,它起到约束双方交易行为,维护市场经济秩序的重要作用,因此,加强合同管理,既是企业内部管理控制的主要手段,也是企业规避经营风险,维护合法权益,提高企业经营管理成效的重要保证1。(一)预防和降低企业法律风险企业在持续经营中会不时面临各种法律风险和挑战,不正当竞争、诚信经营危机等引起的法律诉讼、仲裁、行政处罚,进
3、而造成企业经营、信誉、经济、社会形象等方方面面受损,严肃的合同全生命周期管理,不仅能从合同洽谈、签订时进行法律风险识别、风险控制,亦能在合同执行过程中发现执行环节的偏差,及时有效地预防法律风险的发生2。(二)防范财务风险,降低企业经营成本企业经营成本控制的有效性,一方面取决于企业内部各项管理是否合理,另一方面取决于采供、销售、用户及资金调度和运用多个环节的有效衔接,合同是企业经营活动的命脉,是企业材料采购、生产计划安排、设备选择、人员安排等人、机、料、法、环的调配依据,是企业生产经营活动各环节衔接,互相制衡的主要动因,合同管理始终贯穿于企业一系列活动的全过程,有效的合同管理,不仅能协调企业内外
4、部各方关系,有效监控并规避财务风险,提高资金周转和使用效率,而且能保证合同交易的正常进行,提高经营管理水平,降低企业经营成本3。(三)维护企业信誉,规范市场秩序企业信誉,是企业的品牌价值,是企业在多年的市场竞争中被广泛认可的企业综合形象,维护良好的企业信誉,可以帮助企业在市场中获得更多的竞争机会,是企业发展壮大的助推器。企业要想在市场中获得认可,最直观的外在形象则来源于企业历年合同的履约率,企业合同中产品的质量、性能、品牌、客户满意度,售后服务反馈评价率,行业认可度等等,高效的合同全生命周期管理,在提升企业信誉等级的同时,亦能良好有序地规范市场秩序。(四)稳健公司运营环境稳健的运营环境,是企业
5、可持续发展的重要前提,有效的合同全生命周期的时实监控管理,能规避企业财务、法律等各类风险,适时发现合同执行过程中的偏离及各项管理漏洞,及时止损,扭亏为盈,最终帮助企业实现利润最大化,为稳健的经营环境奠定基础。三、合同管理存在的主要问题(一)管理制度不健全、执行落实不到位没有认识到合同管理是企业不可或缺的重要组织部分,公司没有建立起完善的合同管理机构,缺乏严谨健全的合同管理制度,在部门间职责划分方面模糊,导致相关人员未能尽到管理职责,未能做到事事有人管、人人有专责,长期以往,造成了你管我管都不管推卸式的工作局面。(二)合同文本条款不规范、要素缺失合同文字组织不够严谨,在合同解读及执行过程中容易发
6、生歧义和误导;合同条款不完整,缺少买卖双方容易忽略的细节性条款,例如:合同标的物的装卸等细节问题;合同条款中刻意减弱或模糊对违约责任的描述或以保护合同某一方利益为前提的条款缺失,在出现违约情况时导致职责不明、违约责任不清;合同签订主体、合同洽谈人、合同签订人的资格和代理权过期或无效,形成无法律约束的无效合同;合同签约日期与合同交货期不符合常规,导致合同不能实现按期履约;在合同签名、盖章前,当事人一方已经履行主要义务,对方不接受时造成的无效风险合同4-5。应变更的合同仅以口头形式通知,未及时形成有效的书面变更。(三)合同审核约束力不够合同审核虽制定了一标一议,客户信用分级审批、重大评议审批等管理
7、办法,但管理制度的重要性未能宣贯到每个经办人或负责人,或随着管理制度下发的时间推移,管理要求、流程环节已被淡忘,导致合同审批过程逐渐流于形式,实质性的评议审批、会签仅留停于书面,相互就合同中的某个条款可行性的评议逐渐弱化。或因抢夺订单,未按公司合同评审管理制度进行合同评议便签订了合同,致使合同审核失去约束力,形成风险合同。图 1 为某公司 2021 年风险合同时点情况。(四)全生命周期管理受限合同管理过程中把重心放在了合同洽谈、签订的管理上,忽略了合同执行过程中的动态管理。公司合同管理过程中,未针对某份合同设定总负责人,往往是各职能部门各司其职,销售部门负责业务洽谈、合同签订、技术部门负责产品
8、设计,技术参数确定、生产计划负责合同排产,任务下达,生产部门负责原材料采购、生产组织等直至发货、合同终结,各职能管理部门分别负责归口管理工作,对于合同在执行过程中遇到的交叉问题,未能站在全局的高度加强协调,合同执行过程中的横向、纵合同生命周期管理在企业管理中的重要性薛文晖 图 12021 年风险合同时点情况荫经济师论坛288要要经济师 2023 年第 09 期向协作、衔接、工作落实效率不高,直接降低了合同履约率。案例:国能某股份有限公司与 A 公司于 2021 年 8 月 19 日签订了一份金额为 1952 万元的合同,合同标的物为 A 公司自主生产的相关型号的设备 4 台,交货日期为合同签订
9、日后的 3个月内。合同条款第十三条,违约责任:合同超期交货,A 公司所交付的产品每逾期到货一天,按合同总金额的 3计算违约金,直至合同总额扣除完毕。A 公司自主生产的 4 台设备实际交货期分别为 2021.11.18(1 台)与 2021.11.30(3 台),延期交货11 天,根据合同条款,A 公司需承担相应的违约责任。评析:该合同从签订至交货周期为 3 个月,A 公司历年来自主产品的生产周期平均为 2 个月左右,即 A 公司完全有能力在合同规定的时间内完成产品交付,但却未能按期履约该合同中的交货约定,原因有:A 公司与国能某股份有限公司签订的该份合同,合同中约定的交货期,未能在公司相关管理
10、工具或某些重要会议时准确及时预警或引起足够重视,导致上下信息不对称。A 公司在订单生产优先级别确定环节未能根据原始准确的合同条款要求设置。A 公司在生产组织、原材料及物料配套方面滞后,生产组织中的某些环节的协作、衔接、或是调度指令等方面均偏离了合同要求,直接导致了违约经济损失。(五)合同管理工具传统合同管理采用的是由专人使用简单的 Word、ExceL 录入,其数据格式不统一,合同原始信息不能准确记录,重点要素在登录过程中容易遗漏,存在人为统计误差的风险,且汇总工作耗时费力,当企业需要查阅历史合同时,查找非常不便。其次,手工合同管理缺少对合同进度、关键节点的预警,例如,不能及时提醒合同的签署状
11、态及合同有效性,不能对合同进度,收支等进行准确计算。合同手工管理更存在被随意篡改、丢失、损坏的安全隐患,给企业带来经济风险。四、做好全生命周期合同管理的对策(一)建立健全合同管理、审批机制要使合同管理规范化、科学化,一是要建立健全完善的组织机构,制定切实可行的合同管理流程,明确每个部门职责,细化每个流程环节需要负责的具体工作及工作标准,建立起各部门共同参与的合同风险防范与合同管理机制。二是要督促合同管理部门定期对合同进行分析汇总,将发现的异常及问题及时形成书面报告,协调责成相关职能部门限期整改,并持续积累合同履约过程中共性问题,召开专题会讨论应对措施及事前控制建议,从而使合同的签订、执行等均处
12、于受控状态6。同时,加大合同重要性管理的宣贯,务必让所有涉及到合同承办的单位和个人,均能认真履职,严格遵守公司合同管理制度及相关程序要求。严格执行合同审议制度,加强合同隐性细节问题的评议、严查合同要素是否完整,对于重大或紧急合同,各部门联合共审,从多个管理角度审视和规避合同风险,有效维护企业合法权益。(二)规范合同文本格式对于企业主营业务的合同,应由公司法律部门负责制定标准的合同文本格式,确定合同文本的充分必要项,并联合合同洽谈、签订、执行等部门共同审核修订,避免合同文本中某项要素缺失,措词不当等引起的纠纷及争议,降低风险交易。此外,在与对方签订合同时,努力争取合同的起草权,能在合同起草过程中
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