DB37∕T 4607-2023 学校思想政治档案管理指南(山东省).pdf
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1、 ICS 01.110 CCS A 01 37 山东省地方标准 DB37/T 46072023 学校思想政治档案管理指南 Aguidelines for management of ideological and political archives in schools 2023-05-11 发布 2023-06-11 实施 山东省市场监督管理局 发 布 DB37/T 46072023 I 目次 前言.II 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 总则.2 4.1 及时性.2 4.2 完整性.2 4.3 准确性.2 4.4 安全性.2 5 归档范围和保管期限.2 5.1
2、 归档范围.2 5.2 保管期限.2 6 文件材料收集与归档.3 6.1 概述.3 6.2 文件材料收集.3 6.3 文件材料归档.3 7 文件材料整理.3 7.1 概述.3 7.2 组件.3 7.3 分类.4 7.4 档号.4 7.5 编目.4 7.6 文件的装订、编页、装盒.4 8 电子文件归档.5 9 档案鉴定.6 10 档案保管.6 11 档案利用.6 12 档案的统计.6 附录 A(资料性)学校思想政治文件材料归档范围和档案保管期限表.7 参考文献.9 DB37/T 46072023 II 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则的
3、规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由山东省教育厅提出、归口并组织实施。DB37/T 46072023 1 学校思想政治档案管理指南 1 范围 本文件提供了学校思想政治档案(以下简称思政档案)管理过程中思政文件材料的收集、整理、装订、编页、装盒和排架以及思政档案的鉴定、保管、利用及电子文件管理方面的指引。本文件适用于学校思政档案管理工作,其他单位和其他社会组织参照执行。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包
4、括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 22 归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 思政文件材料 ideological and political documents and materials 学校思想政治工作中直接形成的文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。3.2 思政电子文件 ideological and political electronic documents 数字设备及环境中生成,以数码形式存储于光盘、硬盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,记录和反映
5、学校思想政治工作各项活动的文件。注:包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。3.3 按件整理 manage archives individually 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。3.4 思政档案 ideological and political archives 学校思想政治工作中直接形成的具有保存价值的、经过整理归档的、各种类型和载体的思政文件材料(3.1)。3.5 分类方案 classificat
6、ion scheme DB37/T 46072023 2 对单位形成归档的思政文件,用文字或图表等形式表列出类目名称,按照一定顺序排列的一种类目表。注:档案分类方案亦称档案分类大纲。3.6 档号 archival code 在归档整理过程中,赋予思政文件材料(3.1)的一组字符代码,以固定归档思政文件的类别和排列顺序。3.7 信息包 documents Information packet 由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。4 总则 4.1 及时性 明确归档时间与责任单位,保持学校思政档案按照要求归档。4.2 完整性 应归尽归,保持学校思政档案系统完整。4.3 准确性 严格管理流程,
7、保持学校思政档案真实可用。4.4 安全性 根据需要采取一定的技术方式,保持思政档案保管和利用条件安全可靠。5 归档范围和保管期限 5.1 归档范围 5.1.1 学校思政文件材料的归档范围主要包括:综合反映本学校思政工作整体情况的文件材料;反映本学校课程思政建设队伍的文件材料;反映思政专业建设的文件材料;反映思政教学与实践情况的文件材料;反映思政科研情况的文件材料;反映思政教材情况的文件材料;反映学生思政情况的文件材料;反映思政课程教评情况的文件材料以及其他具有保存价值的思政文件材料。5.1.2 具体归档范围参见附录 A。5.2 保管期限 学校思政档案的保管期限划分为永久、定期30年和定期10年
8、。具体的期限划定参见附录A。DB37/T 46072023 3 6 文件材料收集与归档 6.1 概述 各形成部门宜按照归档要求,把具有保存价值的各种形式和载体的思政文件材料及时形成积累,收集齐全,整理规范后向档案部门移交归档。6.2 文件材料收集 6.2.1 思政文件材料在办理完毕后宜及时收集,并实行部门预归档制度。6.2.2 学校思政工作中形成的、具有保存价值的各种形式和载体的文件材料均做到收集齐全。6.2.3 学校思政文件材料收集归档范围可参照学校思政文件材料归档范围和档案保管期限表(见附录 A),并结合学校的实际需要执行。6.2.4 电子文件材料收集参照 GB/T 18894 执行。将电
9、子档案相关的软硬件环境一并进行收集。6.3 文件材料归档 6.3.1 归档的思政文件材料做到内容齐全完整、签署手续完备,书写一般使用耐久性强的书写材料。6.3.2 归档的文件材料为原件。确需使用复制件归档,加盖复制件提供单位的公章或档案证明章,确保与原件一致。6.3.3 纸质文件材料和电子文件材料同步收集归档,电子档案的内容与元数据保证准确性、完整性、可用性和安全性。6.3.4 思政文件材料的归档时间一般按年度进行,在次年的 6 月底前完成归档。6.3.5 由形成部门负责人审核签字后向学校档案部门办理归档手续。7 文件材料整理 7.1 概述 7.1.1 思政文件材料整理一般遵循文件的形成规律,
10、保持文件之间的有机联系。7.1.2 区分不同价值,符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理。7.1.3 做到纸质文件和电子文件整理协调统一。宜符合 GB/T 18894 的规定。7.2 组件 归档文件一般以每份文件为一件,宜依据DA/T 22,按件整理:正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册、教材等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与
11、复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件;有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。DB37/T 46072023 4 7.3 分类 7.3.1 学校宜制定思政文件材料分类方案,并保持分类标准的稳定性和可扩展性。7.3.2 学校根据形成思政文件材料的内容和数量划分类目,思政文件材料可以设置成一级类目,亦可在原有一级类目的基础上设置为二级类目。7.4 档号 7.4.1 思政文件依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制遵循唯一性、合理性、稳定性的原则。7.4.2 档号的结构为:全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构(问题)代码-件号,上、下位代码之间
12、用“-”连接。7.4.3 档号宜按以下内容编制:全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,用 4 位数字或者字母与数字的结合标识,按照 DA/T 13编制;档案门类代码:档案所属门类的代码,由相关类别分类号“思政”拼音首字母“SZ”标识;年度:文件形成年度,以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2020”年度;保管期限:永久、30 年、10 年分别以代码“Y”“D30”D10”标识;机构(问题)代码:由拼音首字母“J”标识;件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用 4 位阿拉伯数字标识,不足 4 位的,前面用“0”补足,如“0026”。7.4.4 归档文件在首页上端的空白位置
13、加盖归档章并填写相关内容。明确归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。归档章包括全宗号、年度、分类号、保管期限、件号以及页数。7.5 编目 7.5.1 归档文件依据档号顺序编制归档文件目录。编目做到准确、详细,便于检索。7.5.2 归档文件逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目宜符合以下条件:序号:填写归档文件顺序号;档号:档号按照 7.4 编制;文号:文件的发文字号;没有文号的,不用标识;责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者;题名:文件标题;没有标题、标题不规范,或者
- 配套讲稿:
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