胜东社区-汤武-利用业务流程电子化促进胜东社区精细管理.doc
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4、重视技术积累和技术储备,以“精细管理、信息创效”为宗旨,充分利用自身技术积累,以点带面,逐步拓展应用领域,促进本单位信息化建设持续稳步发展。采用项目建设中沉淀下来的基于XML的工作流引擎、表单服务和统一身份认证服务技术,完成了网络办公系统、合同管理、预算管理系统、干部请销假管理、专项资金管理和工会经费使用管理六个信息系统建设,实现了25个工作流程电子化。投产数年来,在社区生产经营、社区服务和日常管理等诸多领域中发挥了积极的作用,工作面貌大为改观,工作效率、工作质量发生了质的飞跃;尤其在规范业务,精细管理方面发挥的作用更为突出。通过该项目的实施,部分业务流程得到优化、定型,更加规范化、标准化、精
5、细化,收到了可观的经济效益和社会效益。同时,业务流程电子化也为胜东社区管理制度e化的深入开展进行有效的技术储备和经验积累。关键词 工作流引擎 ,统一身份认证, 作 者 汤武,联系电话:18654693186,E-mail:ygtw1. 引言1.1 背景胜利油田社区服务板块是为油田主业提供生活后勤服务的大本营。如何建设好社区,管理好社区,让居民的日子过得舒心,让前线职工无后顾之忧,这是摆在油田社区服务板块面前很重要的课题和难题。在信息技术高速发展的今天,社区建设和其它任何行业一样也需要信息化.而且是更高标准的信息化。随着管理局社区改革的逐步深入,社区的费用补贴逐年降低,最终实现“零补贴”;与此同
6、时,社区居民数量逐年增加,居民对生活质量的要求日益提高,势必造成社区运营成本的提高。费用增加和补贴减少的矛盾日益突出。整个油田呈现由“管理社区”向“经营社区”逐步转变的势态。在这种形势下,社区的信息化建设资金缩减已成定势。在这种严峻的形势下,胜东社区信息中心结合油田一体化、特色化、精细化管理的发展思路,根据自身具体情况,对信息化发展方向和运行模式进行了重大调整。明确了以信息化促进“精细管理、信息创效”为工作重心,采用“以项目积累技术储备,以技术储备拓展应用领域”,的发展模式,“步步为营,滚动发展”,以较小的代价,谋取最大效益。1.2 概述2004年,胜东社区实施了网络办公系统建设项目。在完成网
7、络办公系统既定设计的同时,借机完成了基于XML的工作流引擎和表单服务两个基础服务的研制。2005年,胜东社区承担了管理局社区经营管理系统的项目建设,应用基于XML的工作流引擎和表单服务技术,成功的实现了胜东社区合同管理、预算管理、水电气暖管理和专项资金管理四项业务,11个工作流程的电子化,同时研制出胜东社区统一认证服务平台。2007年,借助三项技术储备,完成了胜东社区工会经费管理系统建设,2009年,完成胜东社区科技干部请销假管理系统建设。至此,胜东社区实现了7项业务,29个工作流的电子化管理,同时,实现了统一用户、统一授权, 统一登录。因管理局水电气暖专业化改革,水电气暖管理系统停止使用,其
8、他系统应用至今。通过工作流程电子化,实现了工作流的规范化、标准化、精细化,大大提升了胜东社区精细化管理水平,取得了丰厚的经济效益和社会效益,同时,为胜东社区管理制度e化的深入开展进行有效的技术储备和经验积累。1.3 意义据统计,现代企事业单位运行中,70%以上的业务都是在特定的业务流程中完成。 “工作流”是现代企业组织活动中较为普遍和共性的问题。创建工作流引擎是“精细管理、信息创效”重要突破口之一,也是企业信息应用集成的重要方面;表单服务是工作流电子化不可或缺的重要组成部分;统一认证是企业门户建设的重要组成部分,在企业信息化建设中占有相当重要的地位。业务流程电子化也是企业管理制度e化基础。业务
9、流程电子化是促进管理规范化、精细化的有效途径。2. 工作流创建业务流程电子化并非是实际业务过程的简单仿真,更是一个规范化、标准化、精细化的工作流处理过程。首先要对实际工作流程进行详细的调查,然后进行分析、诊断,进一步理清关键控制节点和管理次序,并制订节点的控制方法,最后绘制出流程图。胜东社区经过充分调研,反复论证,从网络办公系统、合同管理、预算管理系统、干部请销假管理、专项资金管理和工会经费使用管理六项业务中梳理出25个工作流程,明确指明工作流的关键环节,并应用信息技术,进行有效的管理控制,实现业务管理规范化、标准化、精细化。下面以预算管理系统为例,阐述工作流的创建过程。预算管理包括预算编制、
10、指标分解、过程控制和预算分析4个部分。梳理出以下3个工作流程:(1)预算编制预算按年、季滚动编制,现金收支计划按月滚动编制。财务部门定制表格,同时提供与预算期相等时间的各预算单位的历史实际数据,以供编制者参考,各预算单位编制好预算,预算管理系统自动生成预算汇总表。如图2.1所示。图2.1预算编制流程图年度总预算的编制:社区的收入主要来自社区的各种收费和管理局费用补贴。社区年度总预算的编制首先由各三级单位、职能部门依据以往物业管理、医疗卫生、托幼以及房租等收费历史数据和运行成本历史数据进行纵向和横向预测,形成社区部门预测预测明细表社区财务资产管理中心进行汇总、平衡调整,形成社区预算上报表。经社区
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