信用业务档案管理办法模版.doc
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1、 信用业务档案管理办法第一章总则第一条 依据有关证监会关于证券公司融资融券业务内部监控指引、*股票质押式回购交易及登记结算业务办法和商定购回式证券交易及登记结算业务办法的要求和公司有关制度的规定, 为了建立健全客户资料文件资料管理体系,完善信用业务的内部监控机制,规范公司对信用业务客户资料文件资料的统一管理,特拟定本管理办法。本办法所指的客户资料文件资料仅适用于纸质的客户资料文件资料及除 E 柜通系统以外有关信用业务系统造成或产生的客户资料文件资料的管理。通过 E柜通等系统造成或产生的无纸化客户资料文件资料管理,系统将自动归档至新意影像系统,从其规定,不适用于本办法。第二条 客户指所有在本公司
2、开展信用业务的投资人,客户档案及客户资料文件资料指客户在办理信用业务时所有有关资料文件资料。第三条 信用客户资料文件资料管理办法由公司信用业务管理总部负责制订,监督各营业部实施,并依据有关有关规定或实际运行情形进行修订。信用业务管理总部没有规定的,参照运营管理总部和其他部门的有关规定执行。第四条 各营业部应由专人负责详细的档案归档工作并指定至少是运营总监级别以上的管理人员作为信用客户资料文件资料归档的第一责任人负责督办客户资料文件资料归档工作,C类营业部按公司有关规定执行第二章 营业部信用客户档案管理第一节 营业部融资融券客户的档案管理第五条 客户档案资料文件资料的主体管理部门为营业部,营业部
3、对客户资料文件资料的真实性、合规性和完整性负责;信用业务总部负责融资融券协议的用印管理和总部联的保管;营业部应在系统账户协议审批通过后及时寄送信用业务管理总部办理协议用印手续。第六条 营业部客户影像资料文件资料的录入、入库、调阅、保管依照*证券客户影像资料文件资料管理系统业务指引的规定执行。 第七条 所有客户档案按性质分为 A、B、C、D、E五大类。A类:协议签署及终止类此类资料文件资料包括融资融券协议及风险揭示书、融资融券终止协议与销户申请表等协议签署或终止资料文件。B类:业务申请及账户类资料文件资料客户在办理开户、征信、评级与授信业务过程中提交的有关资料文件资料,如:1、融资融券业务申请文
4、本以及有效身份证明资料文件复印件(或机构客户的法人有效身份证明资料文件(如营业执照等)、组织机构代码证、税务登记证原件及加盖本单位公章的复印件;经办人即被授权人的有效身份证明资料文件及复印件;法定代表人证明书、法定代表人授权委托书;法定代表人有效身份证明资料文件及复印件)、对账单、其他征信材料。专业机构投资者开户时提交的材料,包括(但不限于):基金协议、托管协议、基金备案有关证明资料文件、基金管理机构身份证明资料文件;法定代表人身份证明书及身份证复印件;账户资产对账单、管理人对产品及委托人的情形申报及承诺、经管理人盖章确认的委托人名单(新增)、资金账户自律管理承诺书。2、客户办理评级授信调整业
5、务过程中提交的征信补充材料、信用级别调整申请表、授信额度调整申请表等材料。3、客户在融资融券协议存续期间办理账户资料文件资料变更及所有业务的凭证和协议等资料文件资料。如:客户资料文件资料修改、密码修改、指定与撤销指定、第三方存管三方协议等与信用证券账户、资金账户开立的有关业务凭证等。C类:投教留痕、证券划转与交易类资料文件资料1、投资者教育的留痕资料文件资料,主要包括:投教资料文件资料受领签字留痕、培训课程签到签字留痕、业务知识测试卷留痕等;2、客户进行证券划转的有关资料文件资料,如证券划转委托单以及处理业务所需的有关凭据。3、客户进行结息业务的有关资料文件资料,如融资融券结转利息费用申请表以
6、及处理业务所需的有关凭据。4、客户在信用账户中进行融资融券交易类业务的有关资料文件资料,如:买入委托单、卖出委托单、撤销委托单及其他融资融券业务的纸质交易委托单据或 客户签字的电脑回单。D类:财务会计凭证资料文件资料此类资料文件资料包括与客户信用账户有关的资金存取凭单、票据存款通知书、票据取款通知书、外币汇款申请书等财务需留存的凭证。E类:特殊业务及其他资料文件资料除以上 4类以外的资料文件资料,如:所有特殊业务有关的特殊业务操作审批表和业务指令资料文件资料等;公、检、法及证监会调查账户留存的介绍信、工作证复印件等。第八条 A类资料文件资料保管方式1、资料文件资料的管理。采用“依信用客户号保管
7、”的方式管理。A 类客户资料文件资料按信用客户号管理,以本为单位,按信用客户号顺序放入档案袋。2、资料文件资料的扫描上传和邮寄归档。A 类资料文件资料营业部须所有进行扫描上传,原件营业部留存归档;其中融资融券协议及风险揭示书一式三份,在电子申请审批通过后邮寄到信用业务管理总部,信用业务管理总部加盖协议专用章及骑缝章后直接留存一份归档, 一份寄还营业部留存归档,另一份交还客户。3、定时比对清理:营业部应在每月度终止后的 5个工作日内对之前审批通过的申请数量与邮寄的协议数量、信用业务管理总部寄回协议数量比对清理一次,对于晚寄、漏寄的及时补寄,邮寄过程中遗失的应要求客户补签。融资融券业务协议签署、邮
8、寄、客户签收情形表营业部:协议签署日期系统审批通过日期客户寄出日期寄回日期客户签收签收日期号12345运营总监/融资融券专岗签章:C类营业部负责人签 章:4、资料文件资料的装盒。A 类资料文件资料按信用客户号升序排序的规则归档,按一户一档制存放,由专人负责整理,每十的整数倍数的客户账户资料文件资料为一盒(如每十位:0000100010,0001100020,),档案盒正封面和侧封面可手写或粘贴标签注明档案类别、册号、信用客户号区间等,方便查找调阅。第九条 B类资料文件资料的保管方式。1、资料文件资料的管理。采用“依信用客户号保管”的方式管理。此类客户资料文件资料按资金账号管理,以本为单位,按资
9、金账号顺序放入档案盒。2、资料文件资料的归类。客户信用账户开立和变更、融资融券三方存管业务开立和变更、资料文件资料修改业务申请表、业务授权书以及客户留存的复印件等客户资料文件资料,必须与融资融券业务申请文本一并存放。3、资料文件资料的粘贴、登记。其他补充协议或表格采用粘贴方式粘贴于融资融券业务申请文本的粘贴页面上,并在开户资料文件的粘贴客户资料文件资料处的备注中加盖粘贴经办人员名章。4、资料文件资料的扫描。B 类资料文件资料均应按要求扫描上传信用业务管理总部并存档,存档后的电子资料文件统一存放在营业部的服务器上供柜台人员查看,存放目录加设密码并做好站点限制。扫描资料文件资料只供查看,营业部必须
10、通过技术手段禁止对资料文件资料进行修改、删除和下载。扫描的资料文件资料必须定时备份,封存于保险柜内,并设立“电子开户资料文件资料交保管登记表”。变更资料文件资料只能新增至对应的扫描目录中。扫描操作详细要求,比照扫描系统有关规定要求执行。5、 资料文件资料的装盒。由专人负责整理,每十的整数倍个客户账户资料文件资料为一盒(如每十位:0000100010,0001100020,),档案盒正封面和侧封面可手写或粘贴标签注明档案类别、册号、客户资金账号区间等,方便查找调阅。第十条 C、E类资料文件资料的保管。1、该两类资料文件资料采用按“依时间顺序”的方式管理。每月 15 日前必须保证上月凭证资料文件资
11、料所有归档完毕,未归档的凭证资料文件资料必须加锁妥善保管。不允许资料文件资料散页单独存放,不允许自行设立上述类别以外的档案。2、资料文件资料的归类。客户的柜台委托等有关资料文件资料属于该类资料文件资料。 3、资料文件资料的装订。由专人负责装订,装订成册的封面上注明档案类别、册号、时间区间等,方便存放和查找。4、资料文件资料的存放。营业部指定专人负责该类档案的管理,由装订经办人与档案管理人员办理交接手续。5、资料文件资料的扫描。融资融券阶段,E类资料文件资料也需要进行扫描存档。第十一条 D类(财务会计凭证资料文件资料)档案资料文件资料的保管。1、该类资料文件资料的整理采用按依时间顺序,并依照财务
12、有关要求的方式管理。2、资料文件资料的归类。客户资金存取及与之有关的凭证或审批资料文件资料都属于该类资料,业务票据及存取款通知书必须附在资金存取凭证后,业务审批表必须附在资金存取凭证后。单笔业务授权书要装订在该类档案中,总的业务授权书原件应该按 B类资料文件资料保管,复印件交财务人员保管。3、资料文件资料的装订。由财务人员依照财务要求专人负责装订,装订成册的封面上注明档案类别、册号、时间区间等,方便存放和查找。4、资料文件资料的存放。财务部是该类档案的详细管理部门,由装订经办人与财务档案管理人员办理交接手续。请营业部依照计划财务部要求及时做好移交,每年4月前移交完毕。第十二条 客户档案整理人要
13、按类别对各种客户档案按要求的装订方式装订、保存,以保证客户档案的连续性、完整性,装订成册的资料文件资料或者整理入盒的封面必须加盖装订人名章和运营总监(指整理期间的)名章。客户档案需存放于加锁的资料文件柜或者专门的资料文件资料室中保管,以确保客户档案的保密性。运营总监负责客户档案的日常检查工作。第十三条 客户档案在部门内部调阅时应经过运营总监的批准,其他部门或营业部以外的人员调阅时应经过运营总监及营业部总经理的批准。档案管理者应做好客户档案交接、调阅、对外提供的记录,并妥善保管。营业部客户档案调阅表日期客户客户档案名称类别册号保管人签字调阅人签字审批人签字号 第十四条 A类、B类客户资料文件资料
14、必须长期保存,其他类资料文件资料客户档案保存期至少 20年;客户资料文件资料电子化要求请营业部依照*证券客户影像资料文件资料管理系统业务指引进行处理。超过保存期客户档案的销毁须经过营业部申请报信用业务管理总部批准同意,并做好销毁记录。第十五条 营业部应设立专门房间用于存放客户档案资料文件资料,房间内应采取相应的措施保持适宜的湿度,防止有害气体、灰尘、霉菌和虫害等对客户档案资料文件资料的损害。第二节 营业部质押、约购、行权融资业务的客户档案管理第十六条 其他信用业务包括股票质押业务、商定购回业务、股权激励行权融资业务等,按不同类别的业务分为 Z、Y、Q类单独建档,分开存放。Z、Y、Q类客户资料文
15、件资料均采用一户一档制建档,同一年份依客户号升序排序的规则归档存放;不同年份的同类档案可以按年份依次存放。办理上述业务以外的其他信用业务时,应当依照该项业务的制度和流程,扫描上传客户资料文件资料,原件作为单独类别归档存放。第十七条 营业部办理股票质押业务时,应当将以下客户资料文件资料扫描上传至新意影像系统,交易协议书、交易协议书补充商定条款(如有)、业务协议及风险揭示书、业务协议及风险揭示书补充协议(如有)、担保协议(如有)需邮寄总部用印外,原件由经办人负责整理,作为 Z类客户资料文件资料归档存放。1、开户资料文件资料:个人客户:个人身份证明,个人其他身份材料,个人履历,最近 1年个人所得税完
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