酒店管理财务酒店前台日审及夜审作业流程.pdf
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1、前台日审及夜审流程前台日审及夜审流程班中审核班中审核说明:说明:(1)此流程是当班主管或经理视工作不繁忙时进行,目的是减少日审和夜审时的工作量。(2)主要由主管或经理操作,前台服务员协助。(3)前台所有员工操作PMS系统时,必须使用自己的工号;下班时必须退出自己的工号。一、审核杂项收入转帐单的红联、预收款收据的红联、点菜单的红联 在PMS系统的“在住客人”界面中,将需核对的客帐/单据编号逐一核对;单据上的“房号、姓名、消费项目、单据编号、金额”等信息与系统中的信息进行逐一核对;查看预收款收据杂项收入转帐单上其他项目填写是否完整、规范;查看点菜单上其他项目填写是否完整、规范。注意事项:注意事项:
2、单据核对后,在单据的右上角打“”,便于和未核对单据作区分,以免日审/夜审时重复核对 预收款收据客人姓名+尊称、日期、金额的大小写是否书写正确和接待员签名 日期、经办人、餐费账单上须有经办人和收款员的签名、挂账消费必须有客人签名、金额大小书写正确审核客人结账账单(包括相关单据)查看每份客人账单:1、预收款收据绿联的金额与账单上的押金金额是否一致;2、杂项收入转帐单绿联的金额与账单上的消费项目(除夜审房金和电话费)是否一致;3、账单是否有客人签名;4、发票上开具的金额与账单上的消费总金额是否相符 中介和协议客人的账单还须查看是否附有中介预定传真和协议的散客预定单注意事项:发票上的金额不能超过消费总
3、金额。审核临时住宿登记单的白联 当天到店客人的临时住宿登记单的白联与PMS系统的客人信息进行逐一核对:客人姓名、房价、到店日期及离店日期 查看临时住宿登记单上其他项目填写是否完整、规范注意事项:1、单据核对后,在单据的右上角打“”,便于和未核对单据作区分,以免日审/夜审时重复核对;2、地址、房型、支付方式、客人签名、接待员签名等项目。前台日审前台日审说明:说明:(1)此操作流程是当班服务员/主管或经理为12小时班,在白班下班前操作完成。(2)前台所有员工操作PMS系统时,必须使用自己的工号;下班时必须退出自己的工号。(3)单据和报表的审核,原则上是当班主管或经理负责,前台服务员协助;现金封包由
4、前台服务员负责,当班主管或经理负责核实单据整理、报表准备 打印营业日报明细表(不打印电话费明细)、当天到店客人表和收银员班次结账报告 将杂项收入转账单的红联、客人结账账单(包括相关单据)、预收款收据的红联、临时住宿登记单的白联和房间/房价变更单的白联进行整理,以备核对。注意事项:如单据审核直接在前台电脑上核对,则不需要打印一级发生分类表和当天到店客人表 杂项收入转帐单的红联还需按消费项目进行分类 如班中已审核的单据,日审时就无须再审,不做重复工作。审核临时住宿登记单 当天到店客人的临时住宿登记单的白联与当天到店客人表进行核对:房号、客人姓名、房价、到店日期及离店日期 查看临时住宿登记单上其他项
5、目填写是否完整、规范注意事项:已审核单据(右上角已打勾)不需再审核 地址、房型、支付方式、客人签名、接待员签名等项目 如填写不完整,应补写。补写时还需将客账袋内的绿联一起补上审核房间/房价变更单 与PMS中的相关房间信息进行核对:房号、客人姓名、房价;查看房间/房价变更单上其他项目填写是否完整。注意事项:必要时查看操作日志 房价有变动时,是否有客人的签名 接待员签名、换房原因等项目审核预收款收据 将本班中所有的预收款收据红联金额累计,所得总额与收银员班次结账报告上的“本日预收押金”应一致 预收款收据红联与班结报表的押金人民币记录逐一核对:单据号、房号和金额 查看预收款收据上其他项目填写是否完整
6、、规范注意事项:班中已审核的单据(右上角已打勾)不需再审核 如不一致,应查明原因 客人姓名+尊称、日期、金额的大小写是否书写正确和接待员签名审核杂项收入转帐单1、将“手工房金”消费项目的杂项收入转帐单与营业日报明细表的“手工房金”记录逐一核对:单据号、房号和金额2、将“餐费/酒水”消费项目的杂项收入转帐单与营业日报明细表的“餐费/酒水”记录逐一核对:单据号、房号和金额3、将“早餐费”消费项目的杂项收入转帐单与营业日报明细表的“早餐费”记录逐一核对:单据号、房号和金额;以此类推,将“洗衣费、商品、贵宾卡、图书、商务和赔偿费”等项目的杂项收入转帐单分别与营业日报明细表的对应记录逐一核对:单据号、房
7、号和金额;查看杂项收入转帐单上其他项目填写是否完整填写是否完整;班中已审核的单据(右上角已打勾)不需要再次审 贵宾卡消费必须有对应的贵宾卡申请登记表 日期、经办人、餐费账单上须有经办人和收款员的签名、挂账消费必须有客人签名、金额大小书写正确注意事项:注意事项:审核客人结账账单(包括相关单据)查看每份客人账单:预收款收据绿联的金额与账单上的押金金额是否一致;杂项收入转帐单绿联的金额与账单上的消费项目(除夜审房金和电话费)是否一致账单上;账单是否有客人签名;发票上开具的金额与账单上的消费总金额是否相符中介和协议客人的账单还须查看是否附有中介预定传真和协议的散客预定单注意事项:发票上的金额不能超过消
8、费总金额现金账户结账入现金账户的杂项收入转帐单绿联与现金账户进行核对,核对无误后,打印现金账户账单注意事项:查看是否已全部入账,科目是否输入正确信用卡消费金额核对 信用卡消费凭证上的金额进行累加,所得总额=收印员交款报告中的“信用卡”金额;或核对POS机中的信用卡消费金额与收银员班次结账报告中的“信用卡”金额是否一致。注意事项:如不等,信用卡消费凭证需逐一与班结报表上的信用卡明细进行核对现金封包 认真阅看收银员班次结账报告:本日现金余额、结账款项小计和结账相关余额小计,三个项目的数据必须相等 核算出收银员班次结账报告上应上缴财务的现金金额 清点前台现金:现金总额=前台备用金金额+上缴现金金额
9、将上缴现金金额提出来,整理信用卡消费凭证,填写交款单 将信用卡消费凭证、现金金额和填写好的交款单封入封包内,将封包放入保险箱中注意事项:注意事项:上缴现金=应交款小计-支票-信用卡,将上缴现金金额记录在收银员班次结账报告的空白处-服务员和值班经理必须在交款单上签名如POS机打印的消费凭证为两联单,应将信用卡消费凭证复印一份,将复印件放入封包内,原始的凭证夹在对应的账单上1.审核审核冲冲帐发生表帐发生表 打印报表1份 由值班经理对每例冲帐在表上写原因后签名,并交店长审核签字如日班无冲帐发生则不需打印此表格1.审核审核当当天离店客天离店客人表人表 打印报表1份 对当天14:00-18:00之间退房
10、未加收半天和18:00后退房未加收全天房费的情况,在表上写明原因并签名1.报表签名报表签名 当班人员在经理日报表冲帐发生表、当天离店客人表今日在住客人房价报表收银员班次结账报告上签名 冲帐发生表、如日班无冲帐项与作废帐项则不需打印这两张表格1.填写填写日审日审/夜审确认单夜审确认单 根据实际审核情况填写,并最终签名此表不与夜班同用一张,需日班与夜班根据审核情况分别填写1.单据封包单据封包 将审核过的单据和报表封包后,放入指定的前台抽屉内 临时住宿登记单的白联整理后,放在前台指定的地方 预收款收据红联、杂项收入转帐单红联(包括点菜单、佳宾卡申请表)、客人结账账单(包括相关单据)和房间/房价变更单
11、白联与冲帐发生表、当天离店客人表、作废帐单表、日审/夜审确认单日班封包整理顺序要求:杂项收入转账单按照营业日报明细表大类整理,审核无误后将其张数与各类合计金额填写入日审/夜审确认单预收款收据按照收银员班结报表大类整理,审核无误后将其张数与各类合计金额填写入日审/夜审确认单信用卡单据一式三联:一联交给客人,一联附在客人账单后,一联在汇总后跟随整理后的封包交财务。每班次信用卡结算单合计金额应与POS机当班总计核对一致。预结必须 在日审/夜审确认单逐笔注明续续 客人结帐帐单后按顺序附:a)信用卡结算单;b)签字后的客人账单;c)预收款收据(绿联);d)杂项收入转账单;e)房价变更单;f)有预定协议散
12、客订房单;g)住宿登记单;h)发票;i)协议/中介订房传真 早餐券的存根联相加张数*15元/张与营业日报明细表早餐券总计金额核对一致.信用卡单据一式两联的酒店:一联交客人,一联附在客人账单后,复印一联后跟随整理后的封包交财务。前台夜审前台夜审说明:说明:(1)前台所有员工操作PMS系统时,必须使用自己的工号;下班时必须退出自己的工号。(2)单据和报表的审核,原则上是当班前台服务员/主管或经理负责,总值班经理协助;现金封包由前台服务员负责,值班经理负责核实。单据整理、报表准备 打印营业日报明细表、当天到店客人表和本班内的收银员班次结账报告 将本班内的杂项收入转账单的红联、客人结账账单(包括相关单
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