电子文档管理制度[1].doc
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4、管理工作的连续性。(二)、电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作,行政办公室档案管理员要进行指导与监督。(三)、电子文件的管理由行政办公室负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。(四)、为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。(五)、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,在内容、相关说明及描述上保持一致。(六)、具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。(七)、电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。二、
5、电子文件的收集与积累(一)、收集范围。电子文件的收集范围:草稿性电子文件;非正式电子文件;正式电子文件;无纸电子文件;文本文件;图象文件;图形文件;影像文件;声音文件;多媒体文件;计算机程序;数据文件;公司业务所需的各种文件。(如若违反,扣除月考核分4分)(二)、收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,行政办公室档案管理员须向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。3、在
6、“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。4、用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集。6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。7、用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。8、用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和
7、相关软件。9、由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应注意参数准确、数据完整。10、通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。(如若违反以上11条,每条扣除月考核分1分)三、收集、积累方法(一)、软件电子文档的管理与普通电子文档的管理。1、普通电子文档收集、积累分公司和部门两级档案管理。(1)、公司文档收集、积累。公司由行政办公室档案管理员专职管理,行政办公室档案管理员以部门、性质、类别、大小立文件
8、夹,各部门及时按照要求制作、整理电子文件上交,由档案管理员整理保存。(如若违反,扣除月考核分5分)(2)、部门文档收集、积累。各部门建立自己部门的电子档案库,指定专(兼)职人员管理,管理人员以性质、类别、大小立文件夹,及时按照公司文档管理要求制作、整理电子文件上交行政办公室,凡涉及公司机密性文件,不得私自备份,留存。(如若违反,扣除月考核分3分)(二)、软件电子文档。各相关员工牢记自己的账户名及密码,如有改动须向行政办公室提交申请,总裁批示备案后方可修改;员工按照公司要求及时将文档上传至服务器,由档案管理员监督;所收集的文档不允许放至电脑C盘,如有损失后果自负;所有文档需传至档案管理员处备案。
9、1、每份电子文件均需在电子文件登记表中登记,电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存,电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。(如若违反,扣除月考核分4分)2、电子文件性质代码:c草稿性电子文件;f非正式电子文件;z正式电子文件;w无纸电子文件;wb文本文件; p图象文件;tx图形文件;y影像文件;s声音文件;d多媒体文件;j计算机程序;sj数据文件。(如若违反,扣除月考核分3分)四、电子文件的整理(一)、电子文件的整理由行政办公室电子档案管理员以部门、性质立卷相对集中整理归档。(二)、归档电子文件需填写登记表。(如若违反以上2条,每条扣除月考核分5分)五、电子
- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
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