办公室公文写作技巧.ppt
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1、2024/3/18 周一周一办公室公文写作技巧朱苑朱苑珲2024/3/18 周一周一公文介绍公文的含公文的含义和特点和特点公文是国家机关、社会团体、企事业间作用于公文是国家机关、社会团体、企事业间作用于行政管理,具有法定效力和规范体式的文体,行政管理,具有法定效力和规范体式的文体,简称简称“文件文件”。公文具有:政策性、权威性、规范性三大特点。公文具有:政策性、权威性、规范性三大特点。公文的种公文的种类命令、决定、通告、公告、议案、意见、批复、命令、决定、通告、公告、议案、意见、批复、通报、通知、请示、报告、函、会议纪要等。通报、通知、请示、报告、函、会议纪要等。2024/3/18 周一周一公
2、文介绍公文的分公文的分类根据发文对象可分为三类:根据发文对象可分为三类:上行文:上行文:下下级单位向上位向上级单位的位的发文文如:如:请示、示、报告、告、调查报告等。告等。下行文:下行文:上上级单位向下位向下级单位的位的发文文如:命令、决定、决如:命令、决定、决议、通知、指示、通、通知、指示、通报、批复等。、批复等。平行文:平行文:平平级单位或不相隶属位或不相隶属单位之位之间的的发文文如:函等。如:函等。2024/3/18 周一周一公文写作的一般要求正确正确选用文种,格式用文种,格式规范;范;标点准确反映全文的主点准确反映全文的主题;观点明确,点明确,阐述清楚,述清楚,逻辑关系明了;关系明了;
3、简明扼要,直明扼要,直书不曲;不曲;表述表述紧凑凑严密;密;用用语端庄平端庄平实;概念概念稳定;定;用用语要礼貌得体;要礼貌得体;正确运用正确运用标点符号;点符号;准确准确计算。算。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问题语言重复、言重复、罗嗦经公司公司领导批准批准同意同意2012年年5月月25日至日至5月月31日,下午日,下午18:45分分事故事故发生后,公司生后,公司总部高度重部高度重视此次事故,此次事故,接接报事故后,事故后,立即立即工作人工作人员24小小时夜以夜以继日日轮班作班作业2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问题词序、序、语序不当序不当关于部分三、四号关
4、于部分三、四号线施工施工单位拖欠位拖欠钢筋、混凝土供筋、混凝土供应商的材料款商的材料款问题,请建建设总部抓部抓紧给相关相关单位位发文,限期要求解决。文,限期要求解决。修改:关于三、四号修改:关于三、四号线部分部分施工施工单位拖欠位拖欠钢筋、混凝土供筋、混凝土供应商的材料商的材料款款问题,请建建设总部抓部抓紧给相关相关单位位发文,文,要求要求限期解决。限期解决。岷江航岷江航电工程是工程是乐山市委、市政府及广大市民山市委、市政府及广大市民备受关注的市政工程。受关注的市政工程。修改:岷江航修改:岷江航电工程是工程是备受受乐山市委、市政府及广大市民关注的市政山市委、市政府及广大市民关注的市政工程。工程
5、。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问题词义混淆混淆“制定制定”与与“制制订”词义:制定:制定制作、定出,公文中制作、定出,公文中习惯用在用在较大大场合。如:党的十合。如:党的十六次代表大会,六次代表大会,为我我们制定了全面制定了全面进入小康社会的入小康社会的总任任务和政治路和政治路线。词义:制:制订制作、制作、订立。公文中立。公文中习惯用于具体用于具体规章制度的章制度的订立。立。如:公司制如:公司制订了防火、了防火、门卫等安全管理制度。等安全管理制度。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问题“和和”“与与”“或或”词义:和:和表示两者都是,是并列的关系。表示两者都是
6、,是并列的关系。与与表示两者表示两者对立,是平等的关系。立,是平等的关系。或或表示两者其一,是表示两者其一,是选择的关系。的关系。举例:集例:集团公司公司举办的的蓝球球赛经过两天激烈的角逐,两天激烈的角逐,A公司公司和和B公司一公司一起起进入了准决入了准决赛,明天,明天,A公司公司与与B公司将展开争公司将展开争夺决决赛权的的较量,量,届届时,A公司公司或或B公司将在决公司将在决赛中向冠中向冠军宝座宝座发起冲起冲击。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问题词语搭配不当搭配不当A:借:借阅人必人必须履行履行档案借档案借阅登登记制度。制度。分析:履行分析:履行对应的是的是义务、职责、承、
7、承诺等,否等,否则词不答意。不答意。修改:借修改:借阅人必人必须遵守遵守档案借档案借阅登登记制度。制度。B:为杜杜绝管理漏洞管理漏洞分析:杜分析:杜绝对应的是的是动词,而不是名,而不是名词,管理漏洞属名,管理漏洞属名词。修改:修改:为杜杜绝管理管理出出现漏洞或漏洞或为杜杜绝此此类情况的情况的发生生2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问题C:嫌疑人嫌疑人应为熟悉当地熟悉当地环境的境的本地青年所本地青年所为分析:主、分析:主、谓、宾混乱,主混乱,主语是嫌疑人,是嫌疑人,谓语是是应为,宾语却是本地却是本地青年所青年所为。修改:修改:嫌疑人嫌疑人应为熟悉当地熟悉当地环境的境的本地青年本地青
8、年或或案件案件应为熟悉当地熟悉当地环境的境的本地青年所本地青年所为2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问语法法错误 A:全国人大常委会第十八次会:全国人大常委会第十八次会议于于2005年年10月月27日通日通过公司法公司法(修定案)(修定案),并于,并于2006年年1月月1日起施行。日起施行。修改:修改:公司法(修定案)公司法(修定案)于于2005年年10月月27日日经全国人大常委会全国人大常委会第十八次会第十八次会议通通过,于,于2006年年1月月1日起施行。日起施行。B:我公司于:我公司于9月月30日召开了表彰先日召开了表彰先进个人和先个人和先进集体大会,董事集体大会,董事长和
9、和其他公司其他公司领导同志参加了同志参加了这次会次会议。修改:修改:我公司于我公司于9月月30日召开了先日召开了先进个人和先个人和先进集体集体表彰表彰大会,董事大会,董事长和公司和公司其他其他领导同志参加了同志参加了这次会次会议。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问逻辑混乱混乱A:2012年年4月月20日,我公司向日,我公司向总公司呈公司呈报了了关于关于的的请示示,在,在请示中,王示中,王总提出了有关提出了有关要求,要求,请答复。答复。修改:修改:2012年年4月月20日,我公司向日,我公司向总公司呈公司呈报了了关于关于的的请示示,在,在请示中,王示中,王总提出了有关提出了有关意
10、意见,妥否妥否,请批示批示。B:总部要求提高部要求提高产品的折扣品的折扣优惠度,建惠度,建议从从7折折提高到提高到9折。折。修改:修改:总部要求部要求产品的折扣品的折扣优惠幅度从惠幅度从7折折降低降低到到9折。折。C:孤本、秘密档案不予借:孤本、秘密档案不予借阅。确需借。确需借阅的,需在的,需在指定指定时间内内归还。修改:修改:孤本、秘密档案孤本、秘密档案原原则上上不予借不予借阅。如因特殊如因特殊情况情况确需借确需借阅的,需在指定的,需在指定时间内内归还。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问 D:2012年上半年,我公司共年上半年,我公司共组织培培训30次,其中:次,其中:总公司
11、培公司培训5次,企次,企业培培训19次。次。修改:修改:2012年上半年,我公司共年上半年,我公司共组织培培训30次,其中:次,其中:总公司培公司培训5次,企次,企业培培训19次,次,其次培其次培训6次。次。E:集中控制室的温度、湿度要确保符合国家:集中控制室的温度、湿度要确保符合国家标准,避准,避免磁免磁场干干扰和保持清和保持清洁,要特,要特别注意防火,并定期注意防火,并定期检查室内的室内的“八防八防”,发现问题及及时补救。救。修改:修改:集中控制室的集中控制室的温度和湿度指数温度和湿度指数要确保符合国家要确保符合国家标准,准,保持室内清保持室内清洁,避免避免造成造成磁磁场干干扰,定期,定期
12、检查室内室内的的“八防八防”情况,尤其要加情况,尤其要加强防火工作,防火工作,发现隐患患及及时消消灭。F:解聘李四同志主管:解聘李四同志主管职务,从,从2008年年4月月9日起日起执行。行。修改:修改:解除解除李四同志主管李四同志主管职务,执行行时间为2008年年4月月9日。日。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问附件格式不当附件格式不当1若公文附有附件若公文附有附件资料,而公文内容中又有涉及附件内容,料,而公文内容中又有涉及附件内容,应备注注说明,如:明,如:详细情况情况见附件附件1。2若公文附有附件若公文附有附件资料,料,应在公文最后加上附件名称,如有多个附件,在公文最后加上
13、附件名称,如有多个附件,应当逐个列示,格式如下:当逐个列示,格式如下:附件:附件:1、关于关于办法法;2、关于关于通知通知;3、关于关于方案方案。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问称称谓问题2012年年3月月14日,在天安日,在天安总公司第一会公司第一会议室,由天安室,由天安总公司蒋勇副公司蒋勇副总主持召开了合作方案主持召开了合作方案讨论会。参加会会。参加会议的有天安公司行政部、的有天安公司行政部、财务部、青部、青华设计院、森达工院、森达工贸有限公司。有限公司。修改:修改:2012年年3月月14日,在天安日,在天安总公司第一会公司第一会议室,由天安室,由天安总公司公司副副总蒋勇
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