应收账款催收实务及全面信用管理.pdf
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1、应收账款催收实务及 全面信用管理中国财务总监网案例中国财务总监网课程目标 掌握账款控制与催收方法 学习从预防入手,防止应收账款变成坏账 针对赊销的客户进行全面信用管理中国财务总监网目录一.逾期账款的催收思路和技巧二.应收账款管理的方法和实施三.合同及票据管理四.信用管理流程思路和体系建设五.赊销客户关注的要点六.信用评价分析技术与方法七.信用评估综合运用八.案例演练中国财务总监网、逾期账款的催收思路和技巧欠款原因赊销客户分析企业催收政策企业追账原则欠款回收成功因素中国财务总监网案例中国财务总监网欠款的原因逾期应收账款产生的原因 自身管理失误:主要是业务员私自放账,给客户一定数期或收取 远期票据
2、,许多情况是采取“货到付款”的销售方式,但是货到后客户 不能及时付款,还有就是发票没有按时寄出等等。产品质量有问题:客户常常以“质量问题”来拖延付款。合同漏洞百出:业务人员在与客户订立合同时,合同的具体操作 条款产生漏洞而让客户找到拖欠的借口,例如,在合同里没有约定检验 期限的情况下,却在合同的付款条件里写“货到验收合格后付款”,然 而,客户常常以“货物还没有检验”为由拖延付款从而形成逾期应收账 款。发货环节出差错:由于自身原因,在物流环节上出现差错,表 现为:发错货,交货不及时或是货物有破损而导致客户拖延付款。中国财务总监网欠款的原因逾期应收账款产生的原因 客户疑问得不到解决:许多时候,由于
3、没有很好地解决客户 提出的疑问,沟通不及时也会影响客户的付款速度。资金周转困难:客户由于自身经营不佳或是被其自身客户拖欠,为了达到转移资金风险的目的,它也拖欠自己的供应商,因此会 以“资金周转困难”为由拖延付款或拒绝付款。货物卖不出去:由于市场发生变化,客户的自身产品卖不出去或客户 拿了供应商本身的货物销不出去等,客户都会找借口来拖欠。蓄意拖欠:“欠你没有商量”。中国财务总监网欠款的原因结论表欠债原因的两大因素:偿还意愿及偿还能力!表不能也不可能没有欠款,企业只能尽量 将欠款控制在可接受的程度之内。中国财务总监网欠款的原因欠款分析示意图企业债务的矛盾赊销款带来销售额 增长的同时,也带来了坏账的
4、风险。中国财务总监网企业债务的矛盾客户的角色/客户是上帝吗?/仅仅是利润的来源?,仅仅是欠款的根源?,好坏难分!中国财务总监网企业债务的矛盾利润与坏账/谁愿意赊销?/应收账款是否意味着利润?中国财务总监网企业债务的矛盾谁来清理拖欠/财务部门?/销售人员?/信用管理人员?/清欠专组?,委托第三方?中国财务总监网企业债务的矛盾结论表企业陷入坏账危机时,可以用“赌徒 心态”来恰当地形容。表企业宁愿相信欠款方永远存在,而不 愿意看到欠款方即将倒闭。中国财务总监网赊销客户分类80/20法则,将客户以订单额由大到小进行排序;/或将客户以对应的应收账款额由大到小 进行排序;,不难发现,少量的大客户,却占据了
5、总 营业额的80%。中国财务总监网赊销客户分类小量的大客户(重点客户)/此类客户占企业80%的营业额,公司对 其关系的维系至关重要;/可占用最多的沟通资源;,上门对账;/信用控制经理或以上才能批准停货;,如果有投诉,要在最短时间内反馈。中国财务总监网赊销客户分类大量的小客户(普通客户)/此类客户仅占企业20%的营业额,但也 是公司业务组成的重要部分;,只占用有限的沟通资源;,一切沟通以信函或电话为主;,如果违反付款协定,即可通知停货;,如果有投诉,可在一定期限内反馈。中国财务总监网债务方分析追讨欠款应重视时机根据国际收账组织统计,账款逾期时间与平均收款成功率 成反比账款逾期 时间-即讨-立追1
6、个 月2个月3个月6个月9个月1年2年平均收款98.293.886.273.657.842.826.613.6成功率%中国财务总监网债务方分析企业催收应懂得抓住重点,利用 有限的资源发挥最大效应大 账款金额 小短第一类重点催收第二类加强催收第三类催收与威慑结合第四类考虑第三方资源催收逾期时间长中国财务总监网债务方分析,不同的客户有不同的付款习惯;,必须了解客户的行为,才能有效地 回收货款;/债务方拖延付款是有不同原因的,必须了解其迟付的真实缘由,对症 下药,才能解决问题。中国财务总监网债务方分析准时付款/此类客户有两种可能:拥有良好的付款习惯 公司对其非常重要/无论是哪种可能,公司都需要:表达
7、贸易伙伴关系 坚持追账政策,准时寄出各类文件 考虑增加销售中国财务总监网债务方分析略微延迟付款/此类客户有两种可能:习惯拖延几天付款 公司没有及时跟进的制度/公司需要:加强与客户的沟通 了解客户付款流程 制定系统跟进制度 强调迟付影响信用中国财务总监网债务方分析拖延付款,此类客户有两种可能:已形成拖延恶习 缺乏资金/公司需要:注意该行业的情况,是否受行规的影响 加强与客户的沟通,加强系统跟进制度 密切关注该客户的进展状况 减少该客户的信用额度中国财务总监网债务方分析需要恐吓的客户/此类客户有两种可能:认为公司对其没有影响力 缺乏资金/公司需要:坚决停止继续供货 终止该客户的信用额度 密切关注该
8、客户的进展状况 拒绝客户的主动沟通,进行诉讼准备中国财务总监网拒付借口一支票待签/发票遗失/等待欠款人还款/财务经理不在/电脑系统坏了/支票已寄出,正在进行核算,金额不正确,还没到期,已支付23%22%16%15%6%6%5%3%2%2%中国财务总监网商账催收的信念/追账必须要有以下的信念,并有必要 贴在显眼处:曾应收账款是企业的命脉,必须全数收回!曾全额收回货款,贸易才算完结!,客户在测试我们的忍耐力,必须严肃告知,请按协议付款!育只有按协议准时付款的客户才是上帝!中国财务总监网商账催收的信念一些收款的常理我们已经做了客户要我们做的。现在客户必须做他应该 做的,我会要求他的。现在!“提醒的越
9、及时,得到付款就越快”;“在得到实际付款之前销售并不是真正的销售”。中国财务总监网追账前的思考思考(1)良好的企业需要准时回收其货款,同时不影响 客户关系;所以,当要进行收账前,我们应小心思考如何 进行:拖欠金额:企业都愿意多花时间来收取大额欠款,对 小额欠款通常都比较轻松处理;但有两点必须考虑:何谓小额欠款及多久后可以销账?收账政策对拖欠款的忍耐力?中国财务总监网关于账款拖欠忍耐力的计算公式如下一、先从本公司取得平均毛利润率(当然也可以取得与某 一个客户交易的平均毛利润率)例如:我们的毛利润率为 25%;二、考虑扣除必要的管理费用、营销费用及财务费用(此 时的财务费用不需要考虑借贷利息)例如
10、:我们的各项费用约为毛利润的一半,此时接近纯 利润的利润率为:25%(25%义50%)=12.5%,此 时的12.5%是最接近纯利润率的概念(如果有借贷的情况 下,则不等于纯利润率,如果无借贷,则是纯利率)。中国财务总监网三、考虑合理的时间成本率:一、本公司无借贷,此时我们应收账款的时间成本率=活期存款利息率+通货膨胀率目前的银行活期存款利率约为0.71%,而中国08年的GDP增长为9%,而 通货膨胀率约为5.9%(国家2008年12月25日公布数据)此时,供应商每一笔应收账款每一年的时间成本率=0.71%+5.9%=6.61%,那每天的时间成本为6.61%;365=0.0181%二、本公司有
11、借贷,此时我们应收账款的时间成本率就=借贷利息率+通 货膨胀率目前我国银行最低的借款利率约为5.3%,而通货膨胀率和上述情况一样,此时,供应商每一笔应收账款每一年的时间成本=5.3%+5.9%=11.2%,每天的时间成本则为 11.2%+365=0.0307%中国财务总监网四、假设我们对于每笔账款的最大忍受是完全无利润,那么如果没有借 贷的情况下:用第二步计算得出的接近纯利率的比值除以时间成本则得到最大所能 忍受的时间:12.5%+0.0181%=690.6天,也就是说,我们每笔生 意无论大小,只要是货物发出后690.6天还没能回收货款,那么这笔 生意就白做了,用690.6天减去我们已经给了客
12、户合理的账期(比如 已经给了90天赊销期),690.6 90=600.6天,这个600.6天就是 作为供应商所能够忍受的最大拖欠时间,但是值得提醒的是,这个最 大忍受期是完全没有利润的。假设我们公司要求最低10%的纯利润率,那么此时就需要用接近纯利 率的比值减去需要保障利润的部分:(12.5%10%)+0.0181%=138天也就是说,要保障最低的利润率,给予客户的最大赊销期不 能长于1384天,否则无论生意做多大,都是达不到公司最低要求的 利润要求的。同样上述的情况,如果有借贷的话:贝IJ(12.5%10%)+0.0307%=81.4天,此时由于时间成本增大了,此时我们所能够承受的忍耐时 间
13、也相应缩短了,对账款回收的天数也缩短了,由此可见,账龄的长 短直接是影响企业利润状况而。中国财务总监网追账前的思考思考(2)何时开始行动:拖欠时间越长,回收概率越低;付款习惯:拖欠者以往的付款记录及承诺的执行情况;客户关系:与拖欠者交往多久?如果是新客户,我们有否在交往之前告知我们的赊销政 策及收账政策;如果是老客户,其付款习惯如何?以往是否有拖欠记录 及是否已清偿?是否是因货物或服务质量导致?以往如何与其交往:客户是否为曾经被我们停止交易,后来又重新开始?中国财务总监网追账的原则收回货款 追帐人员应确信:自己是企业中最重要的人员,是将 企业的努力化为利润的人员;追帐人员应确信:没有自觉自愿付
14、款的客户,必须经 过他们的工作,才能收回货款;追帐人员应确信:所有客户都希望在最后期限后付款,因此客户将会以各种理由拒付;追帐人员应确信:无论情况如何,一定要收回货款!中国财务总监网追账的原则系统性地跟进 当第一次与欠款方接触后,无论欠款方的反应 如何,追帐人员都应该有一个系统性的回应,否则不会得到欠款方的尊重,只会增加逾期货 款回收的困难;系统性的回应可使欠款方感觉到持续的压力。有助于逾期货款的回收。中国财务总监网追账的原则展开对话 第一次与欠款方讨论欠款,即表示已打开回款 的大门;对话是让欠款方解释拖欠原因,可能是货物质 量问题,也可能是欠款方流动资金短缺,只是 想拖几天而已;在对话过程中
15、,如果发现欠款方只是暂时性的 资金短缺,延迟几天是应该可以容忍的,但必 须表明此安排只是临时性的。中国财务总监网追账的原则维护赊销声誉 虽然欠款方终于还清欠款,但这并不能保证该 客户在以后的交易中按时还款,唯一的办法是 平时设法保持企业的赊销声誉;保持赊销声誉,不仅仅要有强大的回收能力,还需要透彻了解客户和其行业;信用管理部、客户服务部以及销售部要有团队 精神,共同服务于客户,才能维护企业的赊销 声誉。中国财务总监网增加追账效果的方法/四项追账原则/准备工作/何时开始/与谁接触/用什么方式追账/跟进的时间/考虑诉讼中国财务总监网准备工作应由企业内部开始 知否确认对方拖欠的真实原因?所有交易文件
16、是否准备齐全?一些内部问题是否已经清理,如:尚未存入银行的支票;货款争议或货物质量投诉;退回货物是否在帐单上已经调整;销售员是否有一些特别的许诺;中国财务总监网准备工作WHO IS KEY PERSON 一定要在事前确知谁有权决定付款,该 人员的全名及职位;如果能了解到财务部经理、采购部经理 及收货人员的名称就更好;同时也应了解对方的付款习惯和付款程 序。中国财务总监网企业追账/物权随着货物的转移而转移,因此企业追帐不应始于 对方拖欠后,而是始于发货时;/当物权转移到客户时,风险已经存在。如何控制这一 不利因素,使其按时转化为利润,是企业的当务之急;/企业必须制定一套追帐政策,务求收回应得的成
17、果。中国财务总监网企业追账催收追账回款货款到期日1实时监控1111发货日/出票日!销售部 i 财务部 法务部;第三方:!1律师M-企业自行追收期6090天最佳-、八 诉讼;商账公司中国财务总监网企业追账赊帐期内定期走访、电话联系,及时解决客户提出的问题。f在最佳收款时间内,向客户发出清晰准确的书面对帐通知,约定付款时间并定时拜访。逾期30天 以内可通过电话催付,了解迟付原因。要求客户提供有 T-关证据,并搜集资料来核实判断,反驳其不合理要 求;及时发出第一封催款信函,初次以一般销售代 表名义,适当施压,考虑停止供货,防止帐款进一步滞后。中国财务总监网企业追账逾期31 60天逾期61 90天逾期
18、91 天以上不能接受,应发出紧急书面催函,适当提高收帐 级别。例如:由主管或信贷经理,第三次由财务 总监或副总出面。不能有丝毫懈怠。应发出比较严厉的催函,应考 虑停止赊销。若客户进一步订货,要求付清欠款 并对新定单进行现款交易。若未能收到客户陆续 付款,尽快发出最后通牒,要确保客户明了“最 后期限”的含义。立即采取行动。委托专业的商帐管理机构或律 师进行处理。中国财务总监网企业追账-商账成功回收的因素 1.债权人的态度一一是否愿意积极配合,及时沟通;2.债务人的主观意愿和偿付能力一一是否愿意还款、是否具有还款的能力;3.拖欠本身的状况一一是否已经起诉败诉、债务人已 实际不存在等;4.催收的资源
19、一一可利用的资源、沟通渠道的建立、第三方合作资源等。中国财务总监网案例中国财务总监网追账函件,发出追账函件的主要目的是:追回欠款及继续销售/欠款理由是多样化的,所以追账函件也要相应变化;/追账函件建议不要超过三封,否则效力会减低;,内容编排要合理、简短、明确,直接寄给指定的某人,并指 出拖欠的金额及过期的天数;,为了维护客户关系并保持压力,第一封函件以客户服务部的 名义发出,信用管理部发出第二封函件,法律部发出第三封 函件;,所有函件,必须要亲笔签名,并加盖公章;/发出函件后,必须有一次电话跟进。中国财务总监网追账函件标准函件(第一封)/第一封函件应于对方过期十五日内发出;/礼貌周到,但语句要
20、肯定;,要给予对方解释的机会;,不能有要求对方理解或谅解的语句;,不能有示弱或致歉的语句,/可由营销部或客户服务部的名义发出。中国财务总监网追账函件范本致:某某公司 呈:某某经理日期:2005年08月01日编号:ZZHJ_001某某经理:您好!据敝公司的账务记录,发现贵公司拖欠敝公司商业发票 号:xy123共伍万元整,而敝公司也没有收到贵公司关于此拖欠的 解释,敝公司只能假定贵公司因业务繁忙而忘记付款,现希望贵公 司在短期内安排付款,多谢合作!如贵公司已寄出支票,请接受敝公司的谢意;如尚未,请以汇 款作为回覆,感谢贵公司的合作!祝 商祺!营销部经理/客户服务部经理中国财务总监网追账函件标准函件
21、(第二封)/第二封函件的发出时间应于第一封函件 后的三十日内;/在信函中应标明是第二封追讨函件;/以财务部或信用管理部的名义发出;/语气更加肯定,更加严肃。中国财务总监网追账函件范本致:某某公司 日期:2005年08月30日呈:某某经理 编号:ZZHJ_002第二封通知函某某经理:您好!敝公司曾于2005年8月1日为了商业发票号:xy123的伍 万元欠款发信给贵公司,但可惜并没有得到回应!为了贵我双方得来不易的关系,请告知敝公司贵公司拖欠的理 由!或请贵公司马上改善行将受到损坏的信用,立刻支付已过期的 货款!多谢合作!祝 商祺!财务部经理/信用管理部经理中国财务总监网追账函件标准函件(第三封)
22、,第三封函件也可称为最后警告信,应于第 二封函件后的四十日内发出;,最后警告信只能有一封,不能多;/要言之有物,不能空谈;,要直接指出欠款金额及拖欠时间;,要言明最后期限及面对的后果;,要将函件副本抄送给欠款方的其他人。中国财务总监网追账函件范本致:某某公司 日期:2005年10月10日呈:某某经理 编号:ZZHJ_003关于:贵公司拖欠货款伍万元一事(商业发票号:xy123)某某经理:您好!敝公司曾于2005年8月1日及30日分别发函给贵公司,并 在此间多次主动与贵司人员沟通,但敝公司至今尚未收到款项或任 何解释的理由,敝公司深感遗憾!为此,敝公司严正要求贵公司在2005年10月25日前支付
23、上述欠 款,如届时敝公司尚未收到货款,则即将此事交予律师处理,敝公 司在此严正声明,因此事是由贵公司违反协议而起的,如交予律师 处理,一切的责任及费用将由贵公司承担,请予正视!祝商祺!副本抄呈:某某总经理法务部/法律部中国财务总监网传真/传真与函件的作用相似,但产生不同的效果;/函件是比较官方的,比较保密和含蓄;/传真是比较粗野的,比较公开和直接;/传真适用于金额少,或对方不回复的时候,但必 须要跟上电话;/如果债务方在国外,应该在发完传真后再跟上文 件正本。中国财务总监网电话,在回收工具中,电话追账的使用率是最高的;/函件及传真是单方面的叙述,而电话是双方面的 直接沟通;/函件及传真是强硬的
24、文件,而电话只是双方沟通 洽谈的过程;/函件是表达意见的良好工具,但缺乏灵活性,而 电话则弥补了这一缺陷;/所以,沟通方式最好是电话和函件交替使用。中国财务总监网电话应收账款催收基本策略“快”:对意外事情的反应要快“勤”:催讨的频率要高“粘”:不轻易答应客户的要求,对有松动的要及时达 成还款承诺。“缠”:对债务人的交涉要层层逼近血户的弱点直接施压,适当提高施压等级56中国财务总监网电话常见托词1:“已经付款给你们了”背景1:这可能是真的。如果是真的,客户将很乐意接受您的询问。如 果不是真的,他也会认识到你的认真和一丝不苟,就要三思是 否再有同样的理由。如果货款是前两天付出的,那可能正在途 中,
25、如果两天之内没有收到货款,你会再打电话。应对1:谢谢您,为了避免出什么差错和我这边尽快地处理这件事,你能不能告诉我货款是哪天付出的,数额是多少,是哪个 银行付出的,收款人是我们公司吗?您能不能将电汇底单 传真给我一份。中国财务总监网电话常见托词2:“我们正在等着我们的客户给我们付款”背景2:这是个可能使收款员受骗的最常见的理由,因为收款员会对他 们的客户产生同情。然而,贸易条件是双方早就协议好了的,并 且客户有责任按时找到资金,不能一味的让供货商去等。反应2:“我们知道现金流是非常重要的事,你的客户不尽快付款 是很令人恼火。你看我们现在处于同样的境地,我只是想 再次与您确认一下,我们签订的赊销
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