办公室主任十个方面.ppt
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1、办公室主任办公室主任工作中需要注意的十个方面工作中需要注意的十个方面集团办公室集团办公室 唐唐 冰冰l办公室主任处在承上启下、沟通内外、联系左右的特殊位置,具有十分重要的作用。面对新形势、新要求、新挑战,如何当好对上的“秘书”、对下的“领导”、对外的单位工作“大管家”、对内的单位事务“牵头人”的角色?l应注意的十个方面工作,和大家探讨办公室的职能政务服务办公室职能后勤服务上传下达会务管理档案管理对外接待文字工作横向沟通一、规范你的行为一、规范你的行为l哲理故事:诸葛亮挥泪斩马谡哲理故事:诸葛亮挥泪斩马谡l三国时代的诸葛亮与司马懿在街亭对战,马谡自告奋勇要出兵守街。亭,诸葛亮心中虽有担心,但马谡
2、表示愿立军令状,若失败就处死全家。诸葛亮才勉强同意他出兵,指派王平将军随行,并交代在安置完营寨后须立刻回报,有事要与王平商量,马谡一一答应。可是军队到了街亭,马谡执意扎兵在山上,完全不听王平的建议,而且没有遵守约定将安营的阵图送回本部。等到司马懿派兵进攻街亭,围兵在山下功断粮食及水的供应,使得马谡兵败如山倒,重要据点街亭失守。事后诸葛亮为维持军纪而挥泪斩马谡,并自请处分降职三等。一、规范你的行为一、规范你的行为l纪律是一切制度的基石,组织与团队要能长久存在,其重要的维系力就是团队纪律。要建立团队的纪律最首要的一点是:领导者自己要身先士卒维护纪律。l纪律可以促使一个人走上成功之路。一个好的领导者
3、必定是懂得自律的人,而且也一定是可以带动团队遵守纪律的人。l火炉面前人人平等,谁摸谁挨烫。l办公室主任所处的位置:管理制度的主要拟定人、解释人 管理制度执行的主要监督人 管理制度的归档管理负责人 对违反管理制度行为的主要执法人l有法可依,有法必依,执法必严,违法必究l为了管理制度的有效执行,办公室主任应严格规范自己的行为 一、规范你的行为一、规范你的行为二、注意你的礼仪和形象二、注意你的礼仪和形象l礼仪是指人们在社会交往活动中形成的行为规范与准则。具体表现为礼貌、礼节、仪表、仪式等。l我国历史上第一位礼仪专家孔子认为:礼仪是一个人“修身养性持家立业治国平天下”的基础。l员工的礼仪修养不仅体现了
4、一个职工自身素质的高低,而且反映了一个公司的整体水平和可信程度。二、注意你的礼仪和形象二、注意你的礼仪和形象l如果能够做到接待物知书达礼,着装得体,举止文明,彬彬有礼,谈吐高雅,公司就会赢得社会的信赖,理解,支持。反之,则会有损企业形象。l办公室主任是对外接待的主要人员,办公室主任的礼仪是否到位,对企业形象的影响更为明显。l内外兼修,秀外慧中。三、负起你的责任三、负起你的责任l哲理故事:扁鹊三兄弟哲理故事:扁鹊三兄弟l魏文王问名医扁鹊说:“你们家兄弟三人,都精于医术,到底哪一位医术最好呢?”l扁鹊回答说:“大哥最好,二哥次之,我最差。”l文王再问:“那么为什么你最出名呢?”l扁鹊答说:“我大哥
5、治病,是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因,所以他的名气无法传出去,只有我们家里的人才知道。我二哥治病,是治病于病情刚刚发作这时。一般人以为他只能治轻微的小病,所他只在我们的村子里才小有名气。而我扁鹊治病,是治病于病情严重之时。一般人看见的都是我在经脉上穿针管来放血、在皮肤上敷药等大手术,所以他们以为我的医术最高明,因此名气响遍全国。”三、负起你的责任三、负起你的责任l事后控制不如事中控制,事中控制不如事前控制。等到小的问题造成了重大损失才寻求弥补,即便弥补得好,仍将付出很大代价。l办公室主任要时刻负起自己的责任,不要放过小的问题,不要忽视不良倾向,要处处为企业利益着想。四、
6、培养你的下属四、培养你的下属l哲理故事:子贱放权哲理故事:子贱放权l孔子的学生子贱有一次奉命担任某地方的官吏。当他到任以后,却进常弹琴自娱,不管政事,可是他所管辖的地方却治理得井井有条,民兴业旺。这使那位卸任的官吏百思不得其解,国为他每天即使起早摸黑,从早忙到晚,也没有把地方治好。于是他请教子贱:“为什么你能治理得这么好?”子贱回答说:“你只靠自己的力量去进行,所以十分辛苦;而我却是借助别人的力量来完成任务。”四、培养你的下属四、培养你的下属l把一切事揽在身上,事必躬亲,管这管那,从来不放心把一件事交给手下人去做,这样,他整天忙忙碌碌不说,还会被大小事务搞得焦头烂额。l一个聪明的管理者,应该是
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