办公室主任十个方面.ppt

办公室主任办公室主任工作中需要注意的十个方面工作中需要注意的十个方面集团办公室集团办公室 唐唐 冰冰l办公室主任处在承上启下、沟通内外、联系左右的特殊位置，具有十分重要的作用。面对新形势、新要求、新挑战，如何当好对上的“秘书”、对下的“领导”、对外的单位工作“大管家”、对内的单位事务“牵头人”的角色？l应注意的十个方面工作，和大家探讨办公室的职能政务服务办公室职能后勤服务上传下达会务管理档案管理对外接待文字工作横向沟通一、规范你的行为一、规范你的行为l哲理故事：诸葛亮挥泪斩马谡哲理故事：诸葛亮挥泪斩马谡l三国时代的诸葛亮与司马懿在街亭对战，马谡自告奋勇要出兵守街。亭，诸葛亮心中虽有担心，但马谡表示愿立军令状，若失败就处死全家。诸葛亮才勉强同意他出兵，指派王平将军随行，并交代在安置完营寨后须立刻回报，有事要与王平商量，马谡一一答应。可是军队到了街亭，马谡执意扎兵在山上，完全不听王平的建议，而且没有遵守约定将安营的阵图送回本部。等到司马懿派兵进攻街亭，围兵在山下功断粮食及水的供应，使得马谡兵败如山倒，重要据点街亭失守。事后诸葛亮为维持军纪而挥泪斩马谡，并自请处分降职三等。一、规范你的行为一、规范你的行为l纪律是一切制度的基石，组织与团队要能长久存在，其重要的维系力就是团队纪律。要建立团队的纪律最首要的一点是：领导者自己要身先士卒维护纪律。l纪律可以促使一个人走上成功之路。一个好的领导者必定是懂得自律的人，而且也一定是可以带动团队遵守纪律的人。l火炉面前人人平等，谁摸谁挨烫。l办公室主任所处的位置：管理制度的主要拟定人、解释人 管理制度执行的主要监督人 管理制度的归档管理负责人 对违反管理制度行为的主要执法人l有法可依，有法必依，执法必严，违法必究l为了管理制度的有效执行，办公室主任应严格规范自己的行为 一、规范你的行为一、规范你的行为二、注意你的礼仪和形象二、注意你的礼仪和形象l礼仪是指人们在社会交往活动中形成的行为规范与准则。具体表现为礼貌、礼节、仪表、仪式等。l我国历史上第一位礼仪专家孔子认为：礼仪是一个人“修身养性持家立业治国平天下”的基础。l员工的礼仪修养不仅体现了一个职工自身素质的高低，而且反映了一个公司的整体水平和可信程度。二、注意你的礼仪和形象二、注意你的礼仪和形象l如果能够做到接待物知书达礼，着装得体，举止文明，彬彬有礼，谈吐高雅，公司就会赢得社会的信赖，理解，支持。反之，则会有损企业形象。l办公室主任是对外接待的主要人员，办公室主任的礼仪是否到位，对企业形象的影响更为明显。l内外兼修，秀外慧中。三、负起你的责任三、负起你的责任l哲理故事：扁鹊三兄弟哲理故事：扁鹊三兄弟l魏文王问名医扁鹊说：“你们家兄弟三人，都精于医术，到底哪一位医术最好呢？”l扁鹊回答说：“大哥最好，二哥次之，我最差。”l文王再问：“那么为什么你最出名呢？”l扁鹊答说：“我大哥治病，是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因，所以他的名气无法传出去，只有我们家里的人才知道。我二哥治病，是治病于病情刚刚发作这时。一般人以为他只能治轻微的小病，所他只在我们的村子里才小有名气。而我扁鹊治病，是治病于病情严重之时。一般人看见的都是我在经脉上穿针管来放血、在皮肤上敷药等大手术，所以他们以为我的医术最高明，因此名气响遍全国。”三、负起你的责任三、负起你的责任l事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制。等到小的问题造成了重大损失才寻求弥补，即便弥补得好，仍将付出很大代价。l办公室主任要时刻负起自己的责任，不要放过小的问题，不要忽视不良倾向，要处处为企业利益着想。四、培养你的下属四、培养你的下属l哲理故事：子贱放权哲理故事：子贱放权l孔子的学生子贱有一次奉命担任某地方的官吏。当他到任以后，却进常弹琴自娱，不管政事，可是他所管辖的地方却治理得井井有条，民兴业旺。这使那位卸任的官吏百思不得其解，国为他每天即使起早摸黑，从早忙到晚，也没有把地方治好。于是他请教子贱：“为什么你能治理得这么好？”子贱回答说：“你只靠自己的力量去进行，所以十分辛苦；而我却是借助别人的力量来完成任务。”四、培养你的下属四、培养你的下属l把一切事揽在身上，事必躬亲，管这管那，从来不放心把一件事交给手下人去做，这样，他整天忙忙碌碌不说，还会被大小事务搞得焦头烂额。l一个聪明的管理者，应该是子贱二世，正确地利用部属的力量，发挥团队协作精神，不仅能使团队很快成熟起来，同时，也能减轻管理者的负担。l给予下属更多的锻炼机会，对他们成长多些耐心，对他们的失误多些宽容，对他们的进步多些鼓励，培养好你的下属。五、加强你的学习五、加强你的学习l哲理故事：纪昌学箭哲理故事：纪昌学箭l纪昌向飞卫学射箭，飞卫没有传授具体的射箭技巧，地要求他必须学会盯住目标而眼睛不能眨动，纪昌花了两年，练到即使椎子向眼角刺来也不眨眼睛的工夫。飞卫又进一步要求纪昌练眼力，标准要达到将体积较小的东西能够清晰地放大，就像在近处看到一样。l经昌苦练三年，终于能将最小的虱子看成车轮一样大，纪昌张开弓，轻而易举地一箭便将虱子射穿。飞卫得知结果后，对这个徒弟极为满意。五、加强你的学习五、加强你的学习l学习射箭必须先练眼力，基础的动作扎实了，应用就可以千变万化；个人的发展也是一样，加强学习，更新知识，锤炼作为办公室主任所必要的能力。如办文办事能力、最基本的人事、财务、技术、业务等专业知识能力、领会领导意图的能力、语言表达能力、处理复杂事务的能力以及社会交流能力等，都是不可缺少的条件。所以办公室主任，要加强各方面的修养，全面提高自身素质，做一个办公室工作上的行家里手，在关键时刻，能够为单位、为系统独挡一面。人生的积累有如修塔，如果只想往上砌砖，而忘记打牢基础，总有一天塔会倒塌；打牢了基础，终究会厚积薄发。l形势变化快，工作要求提高快，“逆水行舟，不进则退”，加强你的学习，才能走向成功。六、加强你的沟通协调六、加强你的沟通协调l哲理故事：天鹅、狗鱼和虾l天鹅、狗鱼和虾，一起想拉动一辆装东西的货车，三个家伙套上车索，拚命用力拉，可车子还是拉不动。l车上装的东西不算重，只是天鹅拼命向云里冲，虾尽是向后倒拖，狗鱼直向水里拉动。l究竟哪个错？哪个对？用不着我们多讲，只是车子还停留在老地方。六、加强你的沟通协调六、加强你的沟通协调l员工之间不协调，工作就施展不好，只会把事情弄糟，引起痛苦烦恼。管理者的智慧所在，即能妥善分配他们的工作，又能协调他们之间的合作。l无论一个公司的金钱、机器和材料的总和多么强大，如果没一支愿意进行思考和清醒的人们组成的队伍可以使用，这些只不过是一堆不会产生成果的组合。l一个机构能否良好运转，除了领导的管理，还在于办公室主任能不能做好内部沟通和协调工作，能不能充分发挥润滑剂的作用。l为了企业的健康发展，加强你的沟通能力。七、擦亮你的眼睛七、擦亮你的眼睛l“领导看不到、想不到、听不到、做不到的，我们要替领导看到、想到、听到、做到”。l这句话是对办公室主任政务服务工作要求的最精辟的诠释l耳目和喉舌，替身和代表八、注意你的语言八、注意你的语言l哲理故事：有益的温泉l一名风湿病患来到著名的温泉，询问经理：“这里的泉水是否真对身体有益？洗过温泉浴我会觉得好些吗？”l经理说：“要我举一个例子吗？去年夏天来了位老人，身体僵硬得坐轮椅。他在这里住了一个月，没付帐就自己骑自行车溜了。”l把说话的对象说得动心且满心欢喜，正如同“金苹果掉在金网上”那么宝贵。话不在多，在于恰到好处，言不一定及意，但要得宜。八、注意你的语言八、注意你的语言l急事，从容的说；大事，清楚的说；小事，幽默的说；没把握的事，谨慎的说；没发生的事，不要胡说；做不到的事，别乱说；伤人的事，不能说；伤心的事，不要见人就说；别人的事，小心的说；自己的事，听听自己的心怎么说；现在的事，做了再说；未来的事，未来再说！l作为办公室的负责人，有着比其他岗位更高的要求，随时注意你的语言。九、站好你的立场九、站好你的立场l作为办公室主任，要明了自己的位置。l办公室主任要胸怀全局，善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，做到知上、知下，知左、知右，知内、知外。既要了解面上的总体工作，又要了解近期的重点工作；既要了解上级和领导的工作意见和要求，还要了解本单位的实际情况和干部职工的意见和建议。要善于从纷繁复杂的事务性工作中解脱出来，理清思路，明确目标。l高处着眼：首先是运达人，其次才是运达下属公司的一员，最后才是办公室的一员。l个人利益服从集体利益，小集体利益服从大集体利益；要与主要领导保持一致，但了要敢于在原则问题上坚持，敢于提醒领导，但要注意工作方法。十、调节你的心态十、调节你的心态l哲理故事：一个牧师正在准备讲道的稿子，他的小儿子却在一边吵闹不休。牧师无可奈何，便随手拾起一本旧杂志，把色彩鲜艳的插图一幅世界地图，撕成碎片，丢在地上，说道：“小约翰，如果你能拼好这张地图，我就给你2角5分钱。”牧师以为这样会使约翰花费上午的大部分时间，但是没过10分钟，儿子又来敲他的房门。牧师看到约翰如此之快地拼好了一幅世界地图，感到十分惊奇：“孩子，你怎么这样快就拼好了地图？”“啊，”小约翰说：“这很容易，在另一面有一个人的照片，我就把这个人的照片拼到一起，然后把它翻过来。我想如果这个人是正确的，那么，这个世界也就是正确的。”牧师微笑起来，给了他的儿子2角5分钱。“你替我准备了明天讲道的题目：如果一个人是正确的，他的世界也就会是正确的。”十、调节你的心态十、调节你的心态l如果你想改变你的世界，改变你的生活，首先就应改变你自己。如果你的心理态度是积极的，你的生活也会是快乐的；如果你心理态度是消极的，那么，生活也会是忧伤的。l做办公室工作，必须发扬老黄牛精神，任劳任怨，无私奉献，求真务实，扎实做好每一件事。l学会调节心态：一是劳逸结合，二是培养情操，三是保持乐观，四是积极进取，五是淡泊名利，六是甘当配角。写在结尾写在结尾少而好学，如日出之阳；壮而好学，如日中之光；老而好学，如炳烛之明。与各位共勉谢 谢！