中软酒店管理系统专业版使用说明.pdf
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1、中软酒店系统专业版使用说明中软酒店管理系统CSHIS PROFESSIONAL使用说明手册客史夜由能售 电话文件日期:01-18 14:24中爰号团 事叶:h。耳理/正式数据应收工程都版日期:加加侔BU台客房当前用尸:系统登黍时间:诃8销售点中软好泰酒店计算机系统工程公司目录目录.1中软酒店管理系统的安装.3首次安装工作站.3二次安装工作站.9中软酒店管理系统的概念.10基本概念之账户.10基本概念之交易.11基本概念之特殊付款.12基本概念之转账.12基本概念之房税结构.12基本概念之锁房.13基本概念之户籍.13中软酒店管理系统的构成.14中软酒店管理系统的操作.15前厅部.15前厅部常用
2、操作.15前厅部的其他操作.26当前状态查询.29前厅部的常用报表.31前厅部的其他报表.33财务部.34客房部.48餐饮康乐(销售点).51销售部.58中软酒店管理系统的帐务平衡关系.45中软酒店管理系统的要紧配置项目.62账户类型.62账户类型分组.62帐户类型.63交易代码.63房税结构.65佣金结构.66房间.67销售点.68项目分类.68项目属性.68菜谱类别.69做法类别.69菜谱做法.69菜谱明细.69开单结构代码.69开单结构明细.69结账结构代码.70结账结构明细.70厅房区域.70口 I可.70服务费固定收取方式/折扣固定收取方式/税金固定收取方式.71时段设置.71风味/
3、摆台方式、价格代码.71标准菜谱.71菜品单位.71价格代码.72酒店收入报表配置.73附录:中软酒店管理系统快捷键表.74前台模块.74宾客按钮.74团队.76房态图.77客房模块.78房态图按钮.78宾客按钮.78团队按钮.79应收模块.79发票区.80收据区.80客史.81客史按钮.81会员卡按钮.81销售模块.81客户按钮.81联系人按钮.82附录:中软酒店管理系统保护须知.83支持准备.83申请中软在线支持账号.83系统支持前的准备.83提出问题及需求.84电话支持.84程序更新.84远程保护.84中软酒店管理系统的安装首次安装工作站1.首先应正确安装Windows2000Profe
4、ssional操作系统,并安装相应的补丁程序w2ksp4_cn.exe。建立登录 用户。2.确保安装系统时的登录用户具有管理员的权限,同时能够通过网络访问服务器的共享文件。3.将系统安装文件夹CsBackOffice中所有的文件拷贝到本地硬盘中(如D盘),假如安装文件夹不在本机,而位于网络中的某台机器上,请先将其映射成本机的一个网络驱动器。4.执行系统安装文件夹CsBackOffice中的安装程序Setup.exe,会出现如下图所示窗口5.选择【客户(适用于Win98/ME/2K/XP,推荐Win2K)】,点击【下一步】,会出现如下窗口:6.在【服务器】项中填写系统服务器名称,这里填服务器(安
5、装有中软加密锁的服务器)的机器名,比如:“cshis;在【SQLServer】项中填写数据库服务器名称,这里SQL Server机器名,比如:“cshis”;【系统共享目录】中填写服务器中共享的配置文件路径,这里填写如:cshiscstemp”;【安装内容】选择“系统应用程序”、“门锁卡”、“其他附加程序”,如图所示。特别注意:【服务器】项中不要将名称添为“cshis”格式7.选择完毕后,点击【下一步】,假如系统数据连接正确,将自动开始安装。假如系统提示无法连接数据 库等连接错误信息时,则点击【上一步】回到5所示界面,选择【安装Ado数据引擎(WinMe/Win2000 系统可不安装)】选项。
6、假如系统提示如下窗口,则如图进行选择配置。其中,【选择或者输入服务器名 称(E):】选项中选择或者输入你的服务器名称。q数据链接屋性提供者连接I高皴所有I指定下列设置以连接到SQL Server数据:1.专择或输入服务器名称:|刷新|2.输入登录服务器的信息:C使用Windows NT集成安全设置世)价使用指定的用户名称和密码包):用户名称国):ZI密码 国):卜:*:*:*:*:*:*:*:*|厂空白密码(B)|7允许保存密码G)3.(?在服务器上选择数据库也):hotelr附加一个数据库文件作为数据库名国):使用文件名():测试连接任)确定 期消 帮助8.如配置正常,系统将自动进行安装,安
7、装完毕后出现下面窗口,点击【完成】即实现系统安装。据中软好泰公司版权所有3凶客户端选项开开应开开安览制统装装作 校复系安安工 船始用始始装用应文有耳站权统制的应 版系复卡的成 尸用件关它完。程序 息件毕用程 信文完应用一序reorge.udl100%上一步下一步I完成9.进入系统安装文件夹CsBackOfficeClientCrystal,执行水晶报表安装程序CshisReport.exe,安装水晶报 表前务必安装完Microsoft Officeo点Next点Next点Next,开始安装。直至安装完成点【Finish】,如今可能需要重新启动计算机,按提示进行即可。1 0.进入系统安装文件夹C
8、sBackOfficeClientCrystaL执行Reg.exe报表注册文件,在Addkey中输入注册码AVS50-81 SG00S-G61 002U,点击【Add】完成注册,点【Ok】退出。1 1.至此,系统客户端安装完毕,为了减少水晶报表运行错误,需要安装安装文件夹CsBackOfficeClientCrystal中的cr90devwin_en.zip中的水晶报表补丁。注意,安装完补丁后,系统配置 中的报表配置界面将是英文界面。二次安装工作站1.假如酒店机器需要二次安装(手工安装,不使用安装程序),首先保证机器名与原机器名名称一致。2.将系统安装文件夹CsBackOffice中所有的文件
9、拷贝到本地硬盘中(如D盘)。3.将CsBackOffice中Client下的Bpl文件夹中的所有内容拷贝到c:winntsystem32目录下。4.手工在C盘根目录建立cshis文件夹并将CsBackOffice中的Client卜的Program及Resouce卜的所有文 件拷贝到cshis文件夹下。5.将CsBackOffice中的Udi文件夹下的所有内容拷贝到c:cshis下。6.安装水晶报表并注册。详见910两步。中软酒店管理系统的概念基本概念之账户酒店管理系统作为酒店管理者对来店客人资料的管理、统计、操纵平台,首先要将来店 消费客人的资料录入系统,拿什么作为承载这些资料的对象就显得非常
10、重要,在以往手工记 录时,基本上是以房间或者者房间号码来进行的。在中软酒店管理系统中是以客人为核心来 进行记录与操作的,这样就引入了一个承载体一“账户”。下列是对账户及其有关概念的解 释及分类;账户:是酒店系统关于每位在店消费客人建立的档案,每个客人的档案都是独立的账户。该账户记录客人的基本资料,如姓名、性别、证件号码、民族、公司、个人喜好 等;记录酒店对该客人的分类属性,如客源、账户类型、市场分类等;记录客人 的在店消费信息,如费用、付款等;还有一些特殊的统计信息记录,如来/离店 日期、特殊要求、语种等。这样以来,“账户”便成为系统操作的基本单位,几 乎所有的信息录入都是在账户中完成的。账号
11、:为了更容易识别与统计,每一个账户都有系统自动生成的唯一账号,这就相当于 客人在酒店内的身份识别,在酒店内可能会入住同名同姓的客人,对酒店系统来 说,并不难区分,由于系统中是通过客人账户的账号来进行验证与唯一识别的,简单的说,账号就相当于酒店内部的身份证号码。账户分类宾客账户:即通常所指的到店进行消费的客人,它记载客人的所有信息,包含预定、取消、在店、已结等儿种状态。待结账户:为了便于酒店关于问题账户进行离店结账处理时自动产生的过 度账户,该账户状态属于在店状态,所有账户信息继承原离店 账户。为了能够更灵活的对宾客账务进行处理,在宾客账户中还有两类特殊 的账户哑房账户及团队主单。在说明什么是哑
12、房账户前,我们就不得不提 到“哑房”这个概念:哑 房:酒店实际不存在的,由系统虚拟出来的房间,其在系统中的操 作同正常房间一样,有空房与占用房的概念,能够做C/I与C/O 的操作,但不参与出租率的计算,没有清扫的概念。通常用于 酒店做一些特殊的账务处理。哑房的特殊房类代码标记:“*”哑房账户:为了完成特殊账务处理的操作而在哑房做了 C/I的账户,即称 之为“哑房账户”,以上所讲的待结账户就是一种特殊的哑房 账户。团队主单:用作团队会议公付费用的特殊账户,随对应的团队生成,要紧 作为该团队的付款账户。非宾客账户:统计账户:作为酒店系统中销售点统计现付款(包含现金及信用卡等)及 相应费用的专属帐户
13、,通常情况下操作员无须操作。永久帐户:作为为酒店系统中为协议单位及公司设立的应收账户的前台过 度账户,无须操作员操作。是作为酒店系统记录其内部流程的 专属账户。应收帐户:作为酒店系统为协议单位在后台设立的专属账户,使用特殊的 付款方式将应收账务转入对应的应收账户。前台业务无权对账 户进行操作。以上是对酒店系统中“账户”的概念及分类做了简单的表述,而所有的账户除了基本资 料之外,都有账务资料,也就客人/账户在酒店的消费记录,那么现在针对账务资料的录入 接着做有关概念的阐述;账单:用作酒店系统记录账户所有的消费记录,如付款情况,在店消费明细等内容,在系统中账户的账单以主账单与辅助账单来区分,每个账
14、户都有唯一默认的主 账单,其余的辅助账单作为实际业务的灵活处理而设立。交易:所有客人或者者有关账户与酒店发生的账户关系的明细记录,包含消费及付款 交易代码:酒店系统将酒店内部所有收费服务项目及能够支持的付款项目以独立唯一 的代码形式表达,便于操作员更快捷的进行对客服务,从财务角度讲,相 当于作为记账的明细科目代码。基本概念之交易交易:所有客人在酒店的消费明细与付款明细的统称,相当于财务概念中的明细记账科 目;如费用类的房费,中餐厅餐费、洗衣费等,付款类中的现金、信用卡、转应收等,为了 便于操作与经历,所有的交易都有唯一对应的代码,系统称之为“交易代码”;比如:001现金、002长城卡、1 01
15、房费、102半日房费、201西餐厅等基本概念之特殊付款特殊付款:账户之间事先定义好的转账关系,在发生费用时一,系统会按这种转账关系自 动将有关费用转入对应的承付账户;多用于团队或者者会议的公付账户处 理;比如:在C/I时或者者预定时已经掌握到乙客人有关费用由甲客人支付,我 们就能够建立如下特殊付款的转账公式:源账户设定费用f目的账户;如今 并没有发生费用,建立该处理的结果是在源账户发生设定费用时,其设定费 用会自动转入目的账户中去;基本概念之转账转账:账户之间对已经发生的费用或者者付款进行转移的账务处理;不一致于特殊付款,其转账的处理是在费用或者者付款发生之后进行,而前者是在费用发生之前 事先
16、设定的转账关系;比如:在完成C/I后客人入住后,乙客人的房费由甲客人去支付;这时乙客人账户已经 按照其房价产生当日房费500元;如今可根据甲乙客人的要求将500元房费 转入甲客人账户中去;基本概念之房税结构房税结构:房价按酒店收入统计的要求分类后的构成结构;如“房价含单早”,“房价含 双早”,“房价含洗衣”等;例:酒店某房间销售价为680.00元;销售政策中允诺送一份早餐35元;在系统中可事先建立如下房税结构:房税结构代码:HZ内容:房费:645.00元即(销售价-早餐价格)早餐:35.00元(包含)在酒店夜审过程中,为了对酒店收入进行分类统计,系统会自动在该客人账户 挂入房费645.00元,
17、早餐费35.00元,而在对客打印账单内容中的房费是总房 价即680.00元,这样即满足酒店分部门统计的要求,同时又不影响对客账务的 统计;基本概念之锁房锁房:简单的讲,锁房就是指对房间的占用,是酒店系统对客房占用情况的分类描述;在本系统中关于房间的占用分为下列几类;1、住客占用:房间在某一日期范围内处于宾客住店占用状态;2、预定占用:房间在某一日期范围内处于预定占用的状态;3、维修占用:房间在某一日期范围内处于因工程原因造成的维修占用状态;如“灯具维修”、“空调维修”、“卫生间维修”等;这类维修占用在维修中称 之为“大修”;4、暂停使用:房间在某一日期范围内处于因客房部原因造成的维修占用状态;
18、如“客房保养”、“清理地毯”等;这类维修占用在维修中称之为“小修”;5、关闭占用:房间在某一日期范围内处理非客房占用原因,如“高级经理生活 用房”等,该类房间的占用会影响总的出租率;即在出租率统计中该房间会 从客房总数中扣除;6、临时分配:房间在当日某一时间段内处理临时的占用状态;如“销售部看房”,“领导休息房”,“客房部培训用房”;该类房间锁定不影响当前的预定;注:在以上所有的占用状态中只有“临时分配”状态要在当日夜审前取消;基本概念之户籍1、户籍信息、:每位宾客全面的基本信息及有关的在店信息在系统中统称之户籍 信息。客人基本信息如姓名、性别、证件号码、民族、公司、个人喜好等;客人在店信息如
19、来离店日期、房类、房价、客源、账户类型、市场分类等2、户籍屏幕:输入客人户籍信息的系统界面称之为户籍屏幕、本系统针对不一 致状态的宾客户籍的录入存在四类户籍录屏幕,估计录入户籍屏幕、接待录 入户籍屏幕、团队录入户籍屏幕、快速修改户籍屏幕;3、分单(生成户籍):指在团队或者会议预订及接待的操作过程中,系统生成每位宾客的个人信息的操作;4、开房户籍模板:模板:宾客账户信息有的时候具有一定的共性,比如客人的账户类型、国籍、证件种类等,系统能够按照客人账户信息的共性制作不一致的户籍模板,在建 立账户时选择对应类型的户籍模板,模板中预先输入的信息不用再次输入,这 种事先的设定能够简化操作,提高录入效率;
20、中软酒店管理系统的构成中软酒店管理系统是模块化的系统,由不一致的功能模块构成。针对酒店经营管理的需 要,不一致的部门使用不一致的功能模块完成本部门在上一章中介绍的所有有关业务的操 作。中软酒店管理系统的具体构成结构如下图所示。通常情况下,我们将中软酒店管理系统分为两部分。基本模块,每一家使用中软酒店管理系统得酒店都会用到的前台、客房、应收、销售、客史、销售点、夜审、电话与配置模块构成了中软酒店管理系统的基本模块。上述这些模块 相互配合使用,能够完成一整套的酒店对客服务操作,是使用中软系统所必需应用的模块。可选模块,不是每一家使用中软酒店管理系统的酒店都会选用的模块。这部分包含,二 级库、库存、
21、工程部等模块。上述这些模块要紧是酒店后台管理使用,并不涉及到直接的对 客服务,使用这些模块要紧是为了提升酒店内部的管理水平,间接的提升对客服务的水准。有关这方面模块的全面操作,请参见中软公司的针对有关部分的说明介绍。中软酒店管理系统的操作操作员登录操作员击桌面上的中软酒店管理系统图标启动中软酒店管理系统。电脑屏幕显示酒店管 理系统登录界面后,在登录界面内输入操作员代码及密码(密码长度小于等于8位)。输入 用户名与密码后进入中软酒店管理系统主界面。看到中软酒店管理系统主界面,证明用户名 密码输入正确,接下来就能够进入系统的各个模块操作。进入各个功能模块的方法能够通过 界面上的功能按钮,也能够通过
22、快捷板上的“模块”功能进入。操作员修改密码所有使用中软酒店管理系统的操作员需要自己管理自己的密码,修改密码的方法是通过 快捷版退出系统,选择修改密码。在修改密码的窗口中输入一遍当前密码,再输入两边想要 修改成的新密码。输入完成后点确定就能够完成密码输入。前厅部前厅部常用操作散客预定散客预定流程首先根据宾客要求在可用房界面内查找酒店可用房;为宾客建立预定,登记宾客的基本信息;与宾客确认预定,打印预定确认信;在宾客来店前,为宾客安排房间并制作房间钥匙。查找可用房可用房能够直观显示酒店能够出租的房间数量,为预定提供实时房间使用状态的模块。进入方法:登录系统一前台一可用房。可用房整个界面是用表格的形式
23、显示所有的数据。能 够分为三个区域:最上边是图例与查找操作区、中间大部分是房类明细可用数量显示区、下 边是酒店的综合房间统计信息。界面如图所示:前台视图 其他 帮助口回区11:16:16 I 8888-系统返回前进O 宾客团队O O 房态图 可用房房间计划1楼层平面报表退出七月 29 2006可用房,查询条件(Alt)2006-07*07-2907-3007-3108-0108-0208-0308-0408-0508-0608-0708-0808-0908-1008-1108-*Al(36)35135/035/036/036/036/036/036/036/036/036/036/036/03
24、6/036/036/0 1综合查询A2(67)67167/067/067/067/067/067/067/067/067/067/067/067/067/067/067/02刷 新A3(98)88188/088/088/098/1098/098/098/098/098/098/098/098/098/098/098/0A4 i3)313/03/03/03/03/03/03/03/0 3/032/0 32/03/03/03/03/03/03/0AC1(32)32132/032/032/032/032/032/032/032/032/032/032/032/032/0AC2(33)32132/03
25、3/133/033/033/033/033/033/033/033/033/033/033/033/033/0AC3 CT8)76176/077/078/078/078/078/078/078/078/078/078/078/078/078/078/0AC4(4)414/04/04/04/04/04/04/04/04/04/04/04/04/04/04/0B2(8)818/08/08/08/08/08/08/08/08/08/08/08/08/08/08/0B3(8)818/08/08/08/08/08/08/08/08/08/08/08/08/08/08/0BC2(10)10110/010/
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