企业行政部规范管理实用手册.pdf
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1、企业行政部规范管理实用手册目录01办公用品请购表02办公用品领用表03办公用品领用统计表04收发信件登记表05图书资料借出卡06图书资料借阅登记表07来访出入登记表08接待申请及报告表09每月接待客人汇总表10接待汇报表11文件接收登记表12文件归档登记表13文件印制申请单14档案明细表15(机密)文件保管备查簿16调卷单17阅档催还单18档案调阅单19档案存放位置表20阅档催还单存根21作废档案焚毁清单22用印申请表23印章使用登记表24印章销毁申请表25年度会议实施计划表26会议室使用申请表27会议审核表28会议通告单29主席会议准备表30主席会议情况报告表31会议议程表32会议程序展33
2、会议发言要点记录表34会议进行评估表35会议议案检查表36会议进行检查表37会议未决事项检讨表38员工出勤记录表39员工考勤记录汇总表40月度考勤统计表41员工出勤情况统计表42员工加班申请表43加班费申请单44员工请假申请表45员工特别休假申请表46出差申请单47出差登记单48预支差旅费申请单49差旅费用支付明细表50差旅费用报销表51公司年度出差计划表52公关活动预算申请表53公关活动预算一览表54公关活动费用申请表55公关活动预算与实际花费差异表56危机预警处理表57危机记录分析表58员工值班登记袤59保安日报表60安全检查日报表61巡逻检查到岗记录表62夜间安全巡查记录表63员工外出登
3、记表64来宾出入登记表65物品出公司申请表66安全状况检查表67消防设施、设备检查表68安全事故报告表69车辆登记表70车辆登记卡71公务车行驶记录表72车辆使用状况月报表73违章事故报告表74行驶事故处理报告书75运费申请明细表76派聚单77车辆费用支出月报表78车辆保养修理记录表79车辆保养月报表80行车费用报销表81车辆费用记录表82车辆费用请领单83住宿申请表84宿舍登记表85宿舍分配常请表86住宿人员资料卡87宿舍物品借用登记卡88宿舍卫生评比表89厨房安全检查袤90食堂卫生工作考核表91食堂卫生检查评分表92卫生区域计划表93卫生区域计划表94文化活动安排表办公用品请购表填表时间
4、年 月日办公用品 名称规格用式 一使方使用 部门本次购买 数量估计 价值上次购买备注时间数量申请部门负责人意见总经理办公室主任意 见总经理意见办公用品领用表部门:4卜月日办公用品名称计划数量实发数量使用方式申领人备注办公用品领用统计表类 别品 名 数目123.12合计备注消 耗 品管 理消 耗口管 理 品部门主管:制表人:收发信件登记表日期发送单 位编号数量密级发往单 位签收图书资料借出卡分类编号:资料名称:购入价格:归还日期:借出时限:借出日期借出人归还签字图书资料借阅登记表年 月日编号书名(刊名)作者出版 单位金额借阅人借出 日期归还 日期备注来访出入登记表来访时间年 月日时 分来宾姓名来
5、宾有效证件 号码来宾单位来宾住址来宾联系 电话来访事由受访者姓名受访者性 别受访者工作部 n受访者职 务受访者签名离开时间时分备注接待申请及报告表年 月日接待申 请接待时间接待对象(企业)接待地点接待理由接待内容接待档次对方来访人数出席接待人 数预算金额申请人其 他接待报 告在何处接待支出额备注:每月接待客人汇总表团 名抵离日期人 数接待单位接待汇皿年 月日被接 待人性别单位接待 人汇报人部门支出 费用接待 时间年 月 日至年 月 日接待各程序完成情况时 间地点接待内容效果接待目的实现的情况:需要落实的工作:工作内容执行人完成时间遗留问题:领导意见:字:年 月 日文件接收登记表收 文字号来文
6、单位文 别事由附 件收文 日期处 置说明字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号字 第号文件归档登记表编号:归档文件名称文件 编号文件 总页数归档 编号归档 存放处保密 等级保管 期限备注:归档 时间送交人接收人修改变更记录修改 日期更改 单号送交人接收人存档变更记录文件印制申请单部门:年 月 日文 件名 称类 别数量公文口表单口转 发文件信件口领导讲话 口其他文件张数(份)速 级密级普通口急件口 特急口秘密 口机密 口绝密印 制种 类 打字 扫描胶印复印张(份)张(份)高 级纸大普 通纸大小小时 间文 件月 日
7、时分申 请部 n管校对月 日 时分经 办取 件月 日 时分签 收承印部门主管:经办:档案明细表保险库号柜 位号拟存 至日期公 司部 n文 件名 称内 容类 别入库 日期出库 日期收件人 签收日期(机密)文件保管备查簿归 档日 期原 文件 编号内 容摘 要经 办部 门档 号预 定保 存期 限份数备副 本影 本调卷单年 月日类别调卷 部门调卷人文件内 容摘要调阅用 途调阅期 限自 年 月 日起至 年 月 日止计日原收入 编号借出 日期档号归还 日期年 月 日备注保管 人签章核准:主管:调阅人:阅档催还单X同志:您所调阅的下列档案还期已逾,为方便他人使用和管理,请依档案调阅规 则于X月X日前送还。档
8、 案室年 月日档 号文 号名称借 期送 还期数量备宗册档案调阅单档案名称或收发注 本单一式两联,第一联于案卷退还后由档案室退还调卷入,第二联留存档案 室备查。文号核批调阅人借出 日期年 月日档号及件数还卷 日期年 月 日(经收入 签章)共宗(件)档案存放位置表卷宗 名称卷宗号案卷 目录号案卷目录 名称目录中案卷起止号存放位置搂房 层间档 架(柜)栏阅档催还单存根档 号文 号名称借 期原定 还期数量催单 发出日期宗册作废档案焚毁清单年 月日焚毁档号收文号发文号简由档案起讫年 月核准:监焚:焚毁执行人:用印申请表单位申请日期年 月日用印类别份数文件名称及说明印鉴留存核准申请人印章使用登记表盖 章日
9、 期文件 名称及发文 号印 章类 别盖 章次 数批 准部 门批 准人印章 管理人 及代行 印人备印章销毁申请表事由印章种类报备机关审批印章文字制发日期销毁日期印章管理部 门印章模式印章销毁部 门申请人主管年度会议实施计划表议举办次数举行日期举行时间目的参加者司仪主席事务负责人议事记录黑板记录员出席者参考资料会场分发的资料会前分发的资料会议室使用申请表年 月日日期时间会议名主持人地点人数备注称申请使用部门及单位管理部门及单位名称填表人主管副主管主管副经理会议审核表注意要点查 核 栏开会的目 的本次的会议是否实际需要(是 否只是流于形式的例行会议?有没有其他更好的解决方法)开会的目的是否明确设定要
10、项方 面开会的时机、时间是否恰当开会的场所是否恰当所邀集的与会人员是否恰当开会通知方 面是否对于与会人员确定通知妥身于开会的主旨、议题是否确 实通知与会人员是否事先通知与会人员应当 事先就议题做好准备是否通知与会人员事先备妥 有关的资料会议准备方 面是否事先拟就议题的进行顺 序及时间的分配事前是否应当分发参考资 料?是否已经做了应变的准备是否安排好会议的记录是否必须用幻灯机或录像机 等机械设备会议通告单年 月 日 编号开会部门召集人开会日期年 月日时间开会地点会议内容参加人员拟交费用准备资料备注主席会议准备表会议名称日期地点出席者主办者出席者性格 倾向会议目的希望达成事项情报资料工作步骤时间分
11、配工作分配准备布置费用开支记载事项主席会议情况报告表会议名 称召集部门及主 持人应到人 数实到人 数时间批示地点重要出席人员列席人 数缺席人 数请假人 数会议议程表X X会议议事日程年 月日序号程序主持人时间分配备注会议程序表X X会议程序时间:月日 时 分至 月 日 时分 分地点:出席者姓名:缺席者姓名及理由:备注1.起立、敬礼、宣布开会2.公司理念3.经理致词4.说明议题、议案5.讨论沃尔塔内(质疑应答)6.其他7,决议事项确认8.下一次的讨论事项确认9.主席散会致词10.会议结束、全体起立、敬礼会议发言要点记录表会议时间()会议名称()会议地笫冢者)主旨发言要点重要程度主要反对意见:检讨
12、事项:会议进行评估表言目的 1.是否正确把握会议 的目的1.目的2.主题3.前例出席者 2.是否确认过出席名 单1.观点2.性格倾向3.发言习惯会场 3.是否确认会场、日 期1.会场在哪里2.日期3.席位顺序议题 4.是否事先针对议题 加以检讨1.议题2.资料3.检讨发言 5.是否检讨过发言的 时机、内容1.该发言的时机2.误发言的内容3.发言是否精简质询 6.是否检讨过应质询 与被质询的事1.应质询的事情2.时机3.可能被质询的事协助口 7.对主席或协调者的 协调态度如何1.是否协助主席2.是否协助相同立场的 人流程 8.是否很灵敏地抓住 会议的流程击麻娈薇曷跣莪鹿蕉很 鼠确2.对会议的流程
13、是否很幽默 9.是否认识到会议 中,幽默是一张最好的王牌敏感是否能缓和开会中的 气氛是否能引导会议的流 程2.是否能适度幽默地发3.是否错失了幽默发言 的时机备注:会议议案检查表主题:1.现状2.问题点为何3.改善点在哪里4.改善议案为何5.改善的效果6.改善的问题点7.执行时间8.所需费用9.所需人员10.是否有前例11.其他公司的例子12.附注资料会议进行检查表口1.是否严守准时开会、准时散会 2.议题的主题说明是否精简口 3.是否告知出席者会议进行程序,并请求协助口 4.就讨论题目是否公平地接受质疑口 5.是否强迫某特定人员发言口 6.是否批评某人的发言口 7.发言者是否有自现自夸的倾向
14、口 8.是否有感情用事的发言倾向口 9.是否有特定某人独自发言的情况口 10.是否很多闲谈、私语的情形口 11.是否有人自始至终保持沉默口 12.是否能在既定时间内做出一个结论口 13.在既定时间内没有结论时,是否有处理方式口 14.意见对峙时,是否有解决对策口 15.是否注意尊重少数人的意见备注:会议未决事项检讨表月 日 未决事项检讨:内容说 明提议者处 理资料:员工出勤记录表月份:班别:页次:编姓类12345.合号 1名牌计茄2至制3毡茄4毡常5更制6里箭7毡茄注本表格视各单位人数多少可合并若干页使用。员工考勤记录汇总表X X年度姓名:编号:出勤休假事假 病假公假婚假丧假迟到早退旷工 公出
15、天数天数天数天数天数天数天数天数天数天数 天数1月2月3月4月5月6月7月出勤休假事假病假公假 婚假丧假迟到早退旷工 公出天数天数天数天数天数天数天数天数天数天数 天数8月9月10月11月12月合计考勤员:月度考勤统计表序号姓出勤天假类天数迟到早出差天备治名数退数填写要点:1.出勤天数依据员工考勤表统计;2.假类指病假、事假、公假、婚丧假、休假等;3.迟到早退以次数计;4.备注主要填写未尽事项。本表以单页形式使用,由行政助理统计填写。员工出勤情况统计表单位名称:部门名称:填表日期:年 月新进入、数应到人 数未到人 数辞职人 数实到人 数部门姓名加班时间事由起迄时数填表人:审核人:总计备注员工加
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