Excel使用技巧集锦——163种使用技巧.pdf
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1、Excel使用技巧集锦163种技巧目 录、基本方法7L快速选中全部工作表 72.快速启动Excel 73.快速删除选定区域数据84.给单元格重新命名85.在Excel中选择整个单元格范围96.快速移动/复制单元格97.快速修改单元格式次序98.彻底清除单元格内容 109.选择单元格1010.为工作表命名1111.一次性打开多个工作簿1112.快速切换工作簿1313.选定超级链接文本(微软Office技巧大赛获奖作品)14.快速查找1415.修改默认文件保存路径1416.指定打开的文件夹1517.在多个Excel工作簿间快速切换1518.快速获取帮助1619.创建帮助文件的快捷方式 1620.双
2、击单元格某边移动选定单元格1621.双击单元格某边选取单元格区域1722.快速选定不连续单元格1723.根据条件选择单元格 1724.复制或移动单元格1825.完全删除Excel中的单元格1826.快速删除空行1927.回车键的粘贴功能1928.快速关闭多个文件2029.选定多个工作表 2030.对多个工作表快速编辑2031.移动和复制工作表2132.工作表的删除2133.快速选择单元格 2134.快速选定Excel区域(微软Office技巧大赛获奖作品)2235.备份工件簿 2236.自动打开工作簿 2337.快速浏览长工作簿2338.快速删除工作表中的空行 2339.绘制斜线表头2440.
3、绘制斜线单元格2541.每次选定同一单元格 2642.快速查找工作簿 2643.禁止复制隐藏行或列中的数据 2744.制作个性单元格27.、数 据输入和编辑技巧 281.在一个单元格内输入多个值282.增加工作簿的页数283.奇特的F4键294.将格式化文本导入Excel295.快速换行306.巧变文本为数字 307.在单元格中输入。值 318.将数字设为文本格式 329.快速进行单元格之间的切换(微软Office技巧大赛获奖作品)3210.在同一单元格内连续输入多个测试值3311.输入数字、文字、日期或时间 3312.快速输入欧元符号3413.将单元格区域从公式转换成数值3414.快速输入有
4、序文本3415.输入有规律数字 3516.巧妙输入常用数据3617.快速输入特殊符号3618.快速输入相同文本3719.快速给数字加上单位 3820.巧妙输入位数较多的数字 3921.将WPS/Word表格转换为Excel工作表 3922.取消单元格链接 4023.快速输入拼音4024.插入“J”4125.按小数点对齐4126.对不同类型的单元格定义不同的输入法 4127.在Excel中快速插入Word表格 4228.设置单元格字体 4329.在一个单元格中显示多行文字 4330.将网页上的数据引入到Excel表格4331.取消超级链接4432.编辑单元格内容 4433.设置单元格边框 453
5、4.设置单元格文本对齐方式 4535.输入公式4636.输入人名时使用“分散对齐”(微软Office技巧大赛获奖作品)4637.隐藏单元格中的所有值(微软Office技巧大赛获奖作品)4638.恢复隐藏列4739.快速隐藏/显示选中单元格所在行和列(微软Office技巧大赛获奖作品)4740.彻底隐藏单元格 4841.用下拉列表快速输入数据 4842.快速输入自定义短语 4943.设置单元格背景色5044.快速在多个单元格中输入相同公式 5045.同时在多个单元格中输入相同内容 5046.快速输入日期和时间 5147.将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间5148.在Excel中不丢掉列标题
6、的显示5249.查看与日期等效的序列数的值 5250.快速复制单元格内容 5351.使用自定义序列排序(微软Office技巧大赛获奖作品)5352.快速格式化Excel单元格 5353.固定显示某列5454.在Excel中快速编辑单元格5455.使用自动填充快速复制公式和格式 5556.为单元格添加批注5657.数据自动输入5658.在Excel中快速计算一个人的年龄5759.快速修改单元格次序 5760.将网页上的数据引入到Excel表格中58三、图形和图表编辑技巧 581.在网上发布Excel生成的图形 582.创建图表连接符 593.将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中604
7、.将Word内容以图片形式插入到Excel表格中615.将Word中的内容作为图片链接插入Excel表格中616.在独立的窗口中处理内嵌式图表627.在图表中显示隐藏数据628.在图表中增加文本框 639.建立文本与图表文本框的链接 6310.给图表增加新数据系列6411.快速修改图表元素的格式 6512.创建复合图表6513.对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 6614.将自己满意的图表设置为自定义图表类型6615.复制自定义图表类型 6716.旋转三维图表6717.拖动图表数据点改变工作表中的数值6818.把图片合并进你的图表6819.用图形美化工作表7020.让文本框与工作表网格线合二为
8、一 7121.快速创建默认图表7122.快速创建内嵌式图表 7123.改变默认图表类型7224.快速转换内嵌式图表与新工作表图表7225.利用图表工具栏快速设置图表 7326.快速选取图表元素7427.通过一次按键创建一个Excel图表7528.绘制平直直线75四、函数和公式编辑技巧 751.巧用IF函数清除Excel工作表中的0 752.批量求和763.对相邻单元格的数据求和 774.对不相邻单元格的数据求和785.利用公式来设置加权平均 796.自动求和797.用记事本编辑公式808.防止编辑栏显示公式 809.解决SUM函数参数中的数量限制8110.在绝对与相对单元引用之间切换8111.
9、快速查看所有工作表公式 8212.实现条件显示82五、数据分析和管理技巧 831.管理加载宏 832.在工作表之间使用超级连接843.快速链接网上的数据 854.跨表操作数据865.查看Excel中相距较远的两列数据866.如何消除缩位后的计算误差(微软Office技巧大赛获奖作品)877.利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算878.Web 查询 889.在Excel中进行快速计算 8910.自动筛选前10个8911.同时进行多个单元格的运算(微软Office技巧大赛获奖作品)9012.让Excel出现错误数据提示9113.用“超级连接”快速跳转到其它文件92六、设置技巧921.定制菜单命令9
10、22.设置菜单分隔线 933.备份自定义工具栏934.共享自定义工具栏945.使用单文档界面快速切换工作簿946.自定义工具栏按钮95一、基本方法1.快速选中全部工作表右键单击工作窗口下面的工作表标签,在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可。2.快速启动Excel如果想在启动系统自动运行Excel,可 以这样操作:L双击“我的电脑”图标,进 入Windows目录,依次打开Start M enuPrograms启动”文件夹;2.打开 Excel所在的文件夹,用鼠标将Excel图标 拖到“启动”文件夹,这时Excel的快捷方 式就被复制到“启动”文件夹中,下次启动 Windows就可快速启动
11、Excel 了。如果 Windows系统已启动,你可用以下方法快速 启动Excel:方法一:单击“开始一文档”命令里的任一 Excel工作簿即可。方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序 拖到桌面上,然后从快捷菜单中选择“在当 前位置创建快捷方式”,以后启动时只需双 击快捷方式即可。3.快速删除选定区域数据如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时,没有将其拖 出选定区域即释放了鼠标右键,则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中 变成灰色模糊的单元格区域,在释放了鼠标 右键后其内容将被删除)。4.给单元格重新命名Excel给每个单元格都有一个默认的名 字,其
12、命名规则是列标加横标,例如D3表 示第四列、第三行的单元格。如果要将某单 元格重新命名,可以采用下面两种方法:1.只要用鼠标单击某单元格,在表的左上角就 会看到它当前的名字,再用鼠标选中名字,就可以输入一个新的名字了。2.选中要命 名的单元格,单击“插入一名称一定义”命 令,显示“定义名称”对话框,在“在当前 工作簿中的名称”框里输入名字,单击“确 定”按钮即可()。注意:在给单元格命名 时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字,它最多可包含255个字符,可以包含 大、小写字符,但是名称中不能有空格且不 能与单元格引用相同。5.在Excel中选择整个单元格范围在Excel中,如果想要快速选择正
13、在处 理的整个单元格范围,按下aCtrl+Shift+*”o注意:该命令将选择整个列和列标题,而不是该列表周围的空白单元格你将 得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命 令,全选命令将选择工作表中的全部单元 格,包括那些你不打算使用的单元格。6,快速移动/复制单元格先选定单元格,然后移动鼠标指针到单元格边框上,按下鼠标左键并拖动到新位 置,然后释放按键即可移动。若要复制单元格,则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。7,快速修改单元格式次序在拖放选定的一个或多个单元格至新 位置的同时,按住Shift键可以快速修改单 元格内容的次序。方法为:选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出
14、现拖放指针箭头,然后进行拖放操 作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变 成一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变 成垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操 作后,单元格间的次序即发生了变化。8.彻底清除单元格内容先选定单元格,然后按Delete键,这 时仅删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格,可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范单击“编辑一清除”命令,这时显示“清除”菜 单。,选择“全部”命令即可,当然你也 可以选择删除“格式”、内容”或“批 注”中的任一个。9.选择单元格选择一个单元格,将鼠标指向它单击鼠 标左键即可;选择个单元格区域,可选中左上角的单元格,然后按住
15、鼠标左键向右拖 曳,直到需要的位置松开鼠标左键即可;若 要选择两个或多个不相邻的单元格区域,在 选择一个单元格区域后,可按住Ctrl键,然后再选另一个区域即可;若要选择整行 或整列,只需单击行号或列标,这时该行或 该列第一个单元格将成为活动的单元格;若单击左上角行号与列标交叉处的按钮,即 可选定整个工作表。10.为工作表命名为了便于记忆和查找,可以将Excel的 sheetl sheet2 sheet3工作命名为容易记 忆的名字,有两种方法:1.选择要改名的工 作表,单击“格式-工作表-重命名”命 令,这时工作表的标签上名字将被反白显 示,然后在标签上输入新的表名即可。2.双击当前工作表下部的
16、名称,如 Sheet 1,再输入新的名称。H.一次性打开多个工作簿利用下面的方法可以快速打开多个工 作簿:方法一打开工作簿(*.xls)所在的文件夹,按住Shift键或Ctrl键,并用鼠 标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,将 它们全部选中,然后按右键单击,选择“打 开”命令,系统则启动Excel 2002,并将上 述选中的工作簿全部打开。方法二将需要 一次打开的多个工作簿文件复制到C:WindowsApplicationDataM icrosoftExcelXLST ART 文件夹中,以后启动Excel 2002时,上述工作簿也同 时被全部打开。方法三 启动Excel 2002,单击“工具一
17、选项”命令,打开“选项”对 话框,点击“常规”标签,在“启动时打开 此项中的所有文件”后面的方框中输入一 个文件夹的完整路径(如d:Excel),单击“确定”退出。然后将需要同时打开的工作 簿复制到上述文件夹中,以后当启动Excel 2002时,上述文件夹中的所有文件(包括非 Excel格式的文档)被全部打开。方法四在 Excel 2002中,单击“文件一打开”命令,按住Shift键或Ctrl键,在弹出的对话框 文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个 工作簿,然后按“打开”按钮,就可以一次 打开多个工作簿。方法五用上述方法,将 需要同时打开的多个工作簿全部打开,再单 击“文件一保存工作区”命令,
18、打开“保存 工作区”对话框,取名保存。以后只要用 Excel 2002打开该工作区文件,则包含在该 工作区中的所有工作簿即被同时打开。12.快速切换工作簿对于少量的工作簿切换,单击工作簿所 在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿 进行切换,可以使用“窗口”菜单。“窗 口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名 字,要直接切换到一个工作簿,可以从“窗 口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多 能列出9个工作簿,若多于9个,“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令,选用该命令,则出现一个按字母顺序列出所 有已打开的工作簿名字的对话框,只需单击 其中需要的名字即可。13.选定超级链接文本(微软Offic
19、e技巧大赛获奖作品)如果需要在Excel中选定超级链接文本 而不跳转到目标处,可在指向该单元格时,单击并按住可选定单元格。14.快速查找在执行查找操作之前,可以将查找区域 确定在某个单元格区域、整个工作表(可选 定此工作表内的任意一个单元格)或者工作 簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容 时,可以使用问号(?)和星号(*)作为 通配符,以方便查找操作。问号(?)代表 一个字符,星号(*)代表一个或多个字符。需要注意的问题是,既然问号(?)和星号(*)作为通配符使用,那么如何查找问号(?)和星号(*)呢?只要在这两个字符前加上波浪号()就可以了。15.修改默认文件保存路径启动Excel 200
20、2,单击“工具一选项”命令,打开“选项”对话框,在“常规”标 签中,将“默认文件位置”方框中的内容修 改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后 新建Excel工作簿,进行“保存”操作时,系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。16.指定打开的文件夹我们可以指定打开文件的文件夹,方法 如下:单击“开始f运行,输入regedit 命令,打开“注册表编辑器”,展开HKEY_CURRENT _USERSoftwareM icrosoft 0ffice10.0Common0penFindPlacesUserDefinedPlaces,在下面 新建主键,名称为“mydoc”,然后在该主键中新
21、建两个“字符串值”,名称分别是“Name”和“Path”,值分别为“我的文 件”(可以随意命名)和“d:mypath”(定 位文件夹的完整路径),关闭“注册表编辑 器”,重启电脑。以后在Excel 2002中进 行“打开”操作时,打开对话框左侧新添了“我的文件”这一项目,点击该项目,即可 进入d:mypath”文件夹。17.在多个Excel工作簿间快速切换按下“Ctrl+T ab”可在打开的工作簿 间切换。18.快速获取帮助对于工具栏或屏幕区,按组合键“Shift+Fl”,鼠标变成带问号的箭头,用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区,它就弹出 一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信19.创建帮助文件的快捷
22、方式Excel帮助文件是编译的HT M L帮助文 件XlmainlO.chm,存放在安装目录 0fficel02052目录中,单击并拖拉此文件 到Windows快速启动工具栏上。此后,不管 Excel是否在运行,而且也不用调用Office 助手,单击Windows快速启动工具栏上的这 个图标将引出Excel帮助。20.双击单元格某边移动选定单元格在工作表内移动选定单元格有一种快 捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一 边,注意要选择与移动方向相关的一边,即 要向下移动,就将鼠标指针放置于单元格的 底部;如果要向右移动,就将鼠标指针放置 于单元格的右边;依此类推。这时鼠标指针 变为白色箭头的形状
23、,双击选择单元格的某 边,鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的 单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单 元格,则将移动到连续最远的空白单元格中;如果此方向相邻单元格为非空白单元格,则将移动到连续最远的非空白单元格中。21.双击单元格某边选取单元格区域与上一技巧类似,如果在双击单元格边 框的同时按下Shift键,根据此方向相邻单 元格为空白单元格或非空白单元格选取从 这个单元格到最远空白单元格或非空白单 元格的区域。22.快速选定不连续单元格按下组合键“Shift+F8”,激活“添加选定”模式,此时工作簿下方的状态栏中会 显示出“添加”字样,以后分别单击不连续 的单元格或单元格区域即可选定,而不必
24、按 住Ctrl键不放。23.根据条件选择单元格单击“编辑f定位”命令,在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,根据你要选中区域的类型,在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型(),例如“常量”、“公式”等,此时还可以复 选“数字”、“文本”等项目,单击“确 定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。24.复制或移动单元格把单元格从一个位置复制或移到另一 个位置,其方法为:选择源单元格,单击“编 辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令,选 定目标单元格,从“编辑”菜单中选择“粘 贴”命令,则源单元格便被移动或复制到目 标单元格中了。25.完全删除Excel中的单元格想将某单元格(包括该单元
25、格的格式和 注释)从工作表中完全删除吗?只要选择需 要删除的单元格,然后按下“Ctrl+-(减 号)”,在弹出的对话框中选择单元格移动的方式,周围的单元格将移过来填充删除后 留下的空间。26.快速删除空行有时为了删除Excel工作簿中的空行,你可能会将空行一一找出然后删除,这样做 非常不方便。你可以利用自动筛选功能来实 现,方法是:先在表中插入新的一行(全空),然后选择表中所有的行,单击“数据一筛选 一自动筛选”命令,在每一列的顶部,从下 拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选 中的情况下,单击“编辑一删除行”,然后 按“确定”,所有的空行将被删去。注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
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