DB44 07∕T 63-2020 公共服务中心档案立卷归档规范(江门市).pdf
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1、ICS 03.080.01 A16 DB4407 江门市E抽出TJ万标准DB4407/T 63-2020 公共服务中心档案立卷归档规范Filing Specifications for Public Service Center 2020-04-23发布2020-05-23实施江门市市场监督管理局发布I D84407/T 63-2020 目次前言.l 范围.12 规范性引用文件.13 术语和定义.14 总体要求.15 建档立卷.26 档案整理要求.27 档案保管要求.38 借阅、使用手日销毁.4附录A(资料性附录)档案借阅登记表.5附录B(资料性附录)销毁清册.6I DB4407/T 63-2
2、020 II 目IJ1=1 本标准按照GB!T1.1-2009给出的规则编写O本标准由江门市市场监督管理局提出并归口。本标准起草单位:广东省江门市质量技术监督标准与编码所、台山市水步镇公共服务中心。本标准主要起草人:张;市贤、韦涵静、夏雪利、何庭辉、程学君。D84407/T 63-2020 公共服务中心档案立卷归档规范1 范围本标准规定了各级公共服务中心(以下简称服务中心)对档案管理的总体要求、建档立卷、档案整理要求、档案保管要求、借阅、使用和销毁等。本标准适用于服务中心档案的管理。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不
3、注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 18894-2016 电子文件归档与档案管理规范DA/T 22-2015 归档文件的整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1 案卷fi le 指具有有机联系的若干文件的集合体。3.2 立卷establ ishing a dossier 指将办理完毕需要继续保存的、具有有机联系的一组材料按照立卷的方法和要求,立成案卷的过程。3.3 归档fi I i ng 指办理完毕且具有保存价值的文件材料经过系统整理,组成案卷之后移交档案室保存的过程。4 总体要求4.1 凡服务中心在工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图
4、表、声像、电子存储介质等不同形式的历史记录均应建档立卷。4.2 归档材料由服务中心内设各科室/组别分别收集、分类整理,统一设专人、专室集中立卷、有序排列、存放和管理。4.3 服务中心领导要对档案工作给予重视和支持,经常过问,及时解决档案工作中存在的问题。DB4407/T 63-2020 4.4 档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规。4.5 档案工作人员要认真执行国家有关保密的法律和行政法规,遵纪守法,严守机密,热爱档案工作,学习钻研档案业务。4.6 建立纸质档案,直同时建立电子档案,电子档案的整理、归档和管理按GB/T18894的规定进行。5 建档立卷5.1 基本原则5.
5、1.1 分类成卷或入盒的档案,应遵循文件材料的形成规律和特点,保持材料之间的有机联系O5.1.2 卷内文件应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,便于保管和利用。5.1.3 归挡的文件应符合文档一体化管理要求,材料份数以及每份存档文件的组成、内容均应齐全完整。5.2 立卷方法5.2.1 对归档材料先划分门类。5.2.2 按问题立卷法。在每一大门类下,将反映一事、一项目、一个活动的材料组成一卷。一个案卷内的材料集中反映一个问题、一个项目或一项活动,方便按照问题查找利用档案。5.2.3 按名称立卷法。在每一大门类下,按照材料的二级细分类别名称分别组卷,将具有相同类别名称的材料组
6、成一个案卷,方便按照材料类别属性查找利用档案。5.2.4 在具体工作中应根据实际需要选择使用其中一种立卷法,或者两种组合使用。6 档案整理要求6.1 分类6.1.1 立卷归档材料的门类主要包括:a)各级往来的文件材料;b)服务中心工作活动中形成的材料;c)会议材料:d)机构、人事材料:e)会计财务材料;f)基建材料:g)设备、仪器材料:h)业务办理材料:i)其他具有历史查考和利用价值的材料。6.1.2 归档材料采用年度保管期限两级分类。a)按年度分类:每归档材料按其形成年度分类。若单件档案涉及跨年度的,按件内第一排序文件的形成日期确定。b)按保管期限分类:每归档材料按划定的保管期限分类。6.2
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