DB3212∕T 1040—2021 人民法院辅助事务外包服务规范(泰州市).pdf
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1、1CS 03.160CCSA16DB3212市地方标准龟愁口口口口口口口口口口住愁J月I泰DB3212/T1040一2021人民法院辅助事务外包服务规范2021一06一29发布2021一07一01实施泰州市市场监督管理局发布DB3212/T1040一2021一渔一之一月IJ-J卜e s e s口习本文件按照GB/T1.1一2020标准化工作导则起草。本文件由泰州市姜堰区人民法院提出。本文件由泰州市中级人民法院归口。本文件起草单位:泰州市姜堰区人民法院。本文件主要起草人:卢爱华、于世民、陈晓红、第1部分:标准化文件的结构和起草规则的规定林成才、王晓理。DB3212/T1040一2021人民法院辅
2、助事务外包服务规范范围本文件规定了人民法院辅助事务外包的可外包服务事项、发包原则、发包工作过程及要求、承包工作过程及要求、监管考核和持续改进等。本文件适用于泰州市区两级人民法院辅助事务外包工作的运行和管理。2规范性引用文件本文件没有规范性引用文件。3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。外包方o u t s o u r。1n gp a r t y某机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来,以合同方式委托给其他机构完成,以提高效率。3.2外包机构o u ts o u r c1n g。r g a n1Za t1o n具有承接外包事务的服务机构。3.3法院辅助事务a u x111a r y。o日r t
3、a f f a1r s除审判、强制执行等专业性强、难以替代的核心事务外的辅助性、机械性的事务。3.4法院辅助事务外包。u ts o u r c1n go fc o u r ta u x111a r,Se r v i c e S法院将除审判、强制执行等专业性强、难以替代的审判事务外的、相关联的、辅助性的、机械性的事务,外包给相关服务“r L构,并由法院对服务行为进行评价。4可外包服务事项4.1法院事务应区分程序保障类事务万专J注州断实施类事务,专业判断实施类事务不得外包。4.2民商事、执行程序辅助事务外包应涵盖诉讼摘助事务外包、审判辅助事务外包、执行辅助事务外包。5发包原则5.1合法原则法院应掌
4、握整个辅助事务外包过程中适用的国家法律法规和标准,依法确走发包范围、过程及承包方选择,并采取有效措施予以监管。5.2安全原则安全管理应遵循预防为主,全程监控的原则。法院应制定和落实安全管理体系,避免因辅助事务外包引起的卷宗遗失或案件秘密和个人隐私被泄露。5.3可控原则法院应对辅助事务外包工作全过程进行监控,对服务承包方的人员、工作场所、设备、管理工作、DB3212/T1040一2021业务操作等进行必要的监督、检查。6发包工作过程及要求6.1发包流程法院发包工作分为规划与审批、承包方筛选与确定、签订合同、合同执行与监督、评估与改进五个步骤。6.2规划与审批6.2.1法院应制定辅助事务工作规划,
5、并取得有效的授权和批准。法院明确辅助事务外包工作责任部丁和负责人。6.2.2法院应在综合考虑法律法规的规定、自身业务量、案件特点、风险控制能力、费用等各种因素的基础上,分析辅助事务外包的必要性和可行性,确定辅助事务外包的范围和方式。6.3承包方的筛选与确定6.3.1法院应根据国家和上级部门关于服务采购管理的规定、辅助事务外包工作规划,制定承包方筛选方案,通过单一来源采购、邀标、竞争性谈判、公开招标等方式选择合适的外包机构。6.3.2法院应根据国家法律法规的规定、自身业务需要,明确对承包方的基本要求:a)承包方应为依法注册的法人;b)承包方具有履行合同所必须的服务能力;c)承包方的主要负责人诚实
6、守信,无违法犯罪记录。6.4合同签订6.4.1合同内容6.4.1.1合同内容应包括服务内容和范围、工作场所、最低服务保障人员、服务质量标准、合同双方的权利与义务、价格标准和付费方式、服务期限、保密条款、违约责任等。6.4.1.2合同中应包含合同变更与终止的触发条件,触发条件成就后的过渡安排。6.5合同主要条款合同主要条款见附录A。6.6合同执行与监督6.6.1法院应当对承包万相关服各人员进行政治审核和入职技能培训,并进行档案管理。有违法犯罪前科人员不应录用。法院在辅助人员最用匕应有否决权。6.6.2法院应对承包方的资源管理、业笋管理安全管理、绩效管理进行有效的监督。6.6.3外包机构发生法定代
7、表人变化、破产、兼并二关键岗位人员流失、财务状况恶化、内部管理混乱等可能造成外包服务终止或服务质量急剧下降的情次时,法院应在一个月 内对外包机构作出履约能力评估。6.7评估与改进6.7.1法院应对承包方运行衔接度、质效指标、满意度进行服务质量评价,作为续约与变更服务价格的重要指标。6.7.2法院应及时总结外包工作经验教训,持续改进发包工作。7承包工作过程及要求7.1资源管理7.1.1人力资源管理7.1.1.1外包机构应实行有效的人力资源管理,建立胜任法院辅助事务工作的员工队伍。DB3212/T1040一20217.1.1.2外包机构应根据国家劳动法律法规与员工签订劳动合同,保障劳动者权益。7.
8、1.1.3外包机构应根据法院辅助事务的要求招聘大专以上学历的员工,优先录用法律教育背景及有法院从业经历的员工。保证项目负责人具有一定的稳定性,辅助事务人员数量满足项目的最低人员要求。7.1.1.4外包机构应对拟聘用员工进行必要的背景调查和犯罪记录调查。7.1.1.5外包机构应对所有员工进行不少于五日的岗前培训,每年开展不少于三日的在岗培训。培训内容应涵盖常见的程序性法律法规、保密管理、职业健康管理。外包机构应组织员工参加由法院组织的相关法规及辅助事务工作培训。7.1.2财务管理外包机构应当规范财务管理,降低财务风险,确保履约财务的持续性。7.1.3信息技术管理外包机构应具有应用辅助事务信息技术
9、软件的能力。通过与法院合作开发、自行开发、购买信息技术软件的方式,提高辅助事务工作效率。软件对接时应确保对接顺畅、安全可靠。7.1.4设备管理外包机构应具备从事辅助事务的专门场所,应配备、管理和维护提供辅助事务所需的各种基础设备。7.2业务管理7.2.1外包机构应根据法院各板块辅助事务工作任务,制定各板块标准工作流程以提高效率,保证辅助事务合法有效高效开展。7.2.2诉讼辅助事务包括诉导分流、编目扫描、立案录入、材料收转、卷宗查阅、12368咨询热线等内容。规范化流程见附录B。7.2.3审判辅助事务包括卷宗流转、分案排期、文书制作、文书送达与跟进、卷宗装订等内容。规范化流程见附录C。7.2.4
10、执行辅助事务包括编目扫描、初次接待、提交查控、反馈线索、执行文书草拟等内容。规范化流程见附录D。7.3安全管理7.3.1合规性管理外包机构应进行合坝陛管理,及时掌握适用于辅助事务法律法规的变化,及时采取相应行动以满足法院要求。7.3.2保密保管7.3.2.1外包机构建立保密管理体系确保案件情况等信息不被非授权人接触或获知。7.3.2.2外包机构应掌握国家法律法规和法阮的要求,明确秘密事项的对象范围,结合辅助事务活动中涉及案件秘密和个人隐私的各个环节,制定保密制度,采用阶段化授权以减少辅助人员全程接触案件的机会。7.3.2.3外包机构应对组织内部关键岗位实行保密安全贞任制,确保保密措施的具体落实
11、及泄密责任的可追究。7.3.2.4外包机构应与员工签订书面的保密协议,要求员工承诺在工作过程中不得摘抄、复制、拍照,泄露案件审判秘密。保密协议可参考附录E。7.3.2.5外包机构应按照与法院签订合同的约定实施信息安全管理,加强计算机系统的保密管理,保证电子信息的安全。7.3.2.6外包公司应制定应急管理处置预案,响应突发的泄密事件。7.4绩效管理7.4.1外包机构应建立辅助事务服务绩效管理体系,持续改进工作绩效,以满足法院需要,实现辅助事务服务目标。7.4.2外包机构进行常态化绩效汇报制度,实行月度、季度、年度汇报制度。DB3212/T1040一20217.4.3外包机构绩效管理项目由法院根据
12、审判执行绩效指标确定。8监管、考核和持续改进8.1监管8.1.1监管组织8.1.1.1法院审判管理办公室负责辅助事务外包工作的监管与考核。8.1.1.2审判管理办公室指定一名在编政法干警作为辅助事务外包工作监管专员。8.1.1.3监管专员应具备五年以上辅助事务工作经历。8.1.2监管方式8.1.2.1监管采取日常巡查、不定期抽查、定期督察的方式。8.1.2.2监管专员对辅助事务外包集中办理场所,每日进行一次以上的日常巡查,主要巡查辅助事务人员的行为规范、案件流程办理规范。8.1.2.3监管专员不定期抽查己办结的辅助事务案件全部流程。8.1.2.4监管专员对立案效率、送达效率、排期效率、卷宗装订
13、效率、保密事项进行督察每月不少于两次。8.1.3监管反馈监管专员对监管中发现的问题,当日反馈给外包机构项目经理,限期整改纠正。8.2考核8.2.1考核组织审判管理办公室联合各服务庭室组成考核小组。8.2.2考核周期每年至少进行两次考核。8.2.3考核指标考核指标包括但不限一于以下内容:a)材料流转收发数吮汽转期限;b)立案扫描及时率;C)12368接听率;d)超期送达文书率;e)月度立案录入数;f)月度排期数;g)网络财产查控数;h)卷宗装订及时率。8.2.4考核结果8.2.4.1考核结果分为不满意、基本满意、非常满意三个等次。8.2.4.2两次考核评定不满意的,视为合同变更或终止的条件触发。
14、8.3持续改进8.3.1改进措施的信息来源主要包括:a)监管中发现的违规问题;b)监管中发现的效率问题;C)考核中业务庭室反馈的问题;d)律师、当事人的投诉。DB3212/T1040一20218.3.2改进和预防措施的制定8.3.2.1监管专员应把共性问题、重大问题、相关方的反馈和投诉形成分析报告。8.3.2.2监管专员应根据分析报告反映的问题,立即 召开分析会,外包机构相关业务负责人应分析原因,联合研究确定改进措施,并制定预防措施方案,避免同类问题重复发生。8.3.2.3在制定改进和预防措施时,应考虑以下内容:a)问题修复:个案问题立即修复,共性问题形成法院内部规定修复;b)人员培训:对违反
15、操作规程的责任人员进行必要的培训,提高责任意识和能力;C)惩处措施:对责任人员按照经法院备案的外包机构人员惩处办法采取必要的惩处措施,加强教育;d)修订规程:根据改进或预防的要求,对操作规程、服务标准文件进行完善和补充,保证能够对体系运行提供明确、有效的指导。8.3.3改进和预防措施的落实与验证8.3.3.1根据制定的改进和预防方案,严格落实改进和预防措施,并填写改进预防措施记录表。8.3.3.2改进和预防措施的验证包括改进预防措施和改进预防措施的有效性。8.3.3.3监管部门根据改进预防措施记录表,通过另案抽查、回访服务对象等方法取得客观证据,以验证其措施的有效性。8.3.3.4外包机构业务
16、负责人在分析会上再次作整改情况总结,汇报上次纠正预防措施的完成情况。DB3212/T1040一2021附录A(资料,I生)人民法院辅助事务外包合同主要参考条款甲方:人民法院乙方:外包机构甲方将其部分审判执行事务性工作外包给乙方。乙方向甲方交付专项外包服务,甲方向乙方支付服务费用。就乙方向甲方提供本协议所规定的服务一事,双方在平等的基础上经友好协商,特订立本协议如下:第一章总则第一条除非本合同另有明确规定或双方书面同意,否则本合同的全部条款及所有附录构成双方就本合同内事项的协议,并优先于双方之前就该事项达成的其他所有协议。第二条 本合同如需修订,需经甲乙双方同意,并达成书面修改意见,方为有效。在
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