文件与记录管理程序(日文版).doc

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文書と記録管理プロセス

文書番号
P-001
版行号
B
制定部門
ISO管理室
制定日付
2007/06/29
発布日付
2007/06/29
转版日付
2009/04/20

社長批准
管代審査
负责者審査
制定者

発行: ISO 管 理 室

当文書著作権は会社に属する，どんな組織と個人でも会社の書面承認を通しないで、コピーすることは違反行為

変更履歴表
文書番号:P-001
ページ:1

文書名称:文書と記録管理プロセス
提出部門
提出者
変更版序
変更ページ
変更内容
改正日付
ISO室
劉偉軍
B
6
機械設備関係図面と外製産品図面と外製検査治具図面のコーディングを増加すること
2009/4/20

1 目的
INPEX会社プロセスを制定するのは, 品質管理系統の文書と資料を管制するからです。品質管理文書の発行、更新、許可、改版、保留、廃棄などに対して適当の基準を制定する，読み易いし、弁別し易いし、調べ易いし、執行しやすいができる。
2 範囲
2.1 会社のすべて関係部門を適用する。
2.2 文書の類別と管理
類別
詳細な内容
管 理
系統文書
方針、目標、ハンドブッグ、プロセス、基準、フォームを含める
系統文書等級：ハンドブッグは第一層；プロセス文書は第二層；基準は第三層；フォームは第四層。
ISO管理室と関係部門一緒に制定し、審査してから，ISO管理室から配付する。
資料
(1) 技術資料
管理工程図面、産品流れの工程表、加工条件基準書、作業標準書，出荷検査指導/基準書，点検指導/基準書，全部検査指導/基準書，包装仕样書など，外製加工図面（模具図面、治具図面、産品図面など）,PFEMA,コントロール計画など。
ISO室から支配する，カ—ボンコピ—を統一配布，他の部門は勝手なコピーするのがいけない。本来の文書はISO室に保留する，変更するとき、ISO室を通すひつようがある。
(2) 政令/法規/批文
a.国際又は各级政府との政令﹑法規﹑批文﹑認証など。
b. 国際標準、規格。
外来資料は各部門責任者が確認して保存する。
(3)客户\仕入先资料の提供
a. 技術資料の図面,環境管理基準 (例えば：ROHS対応類)
b. 証明類文書（例えば： ROHS標準，MSDS表，SGS報告，材质証明書，環境物質を使用しない承諾書などの提供）
c. 往復の書簡、協議、契約、許可程度の確認など
a類技術図面はISO管理室から配付する
b類資料はISO管理室に保存し、配布しない，他の部門は借りるのはいいです。
C全て契約文書は社長に保存する，他のは関係人員に保存する。
(4）他の資料
詳細な状況による決定する

3 職責
3.1 ISO管理室はプロセス文書と制定し、,品質と環境管理文書を管理する。
3.2 各部門の文書は部門補佐又は或指定人員が管理する，そして、文書管理の対応窓口にとってISO管理室と連絡する。
4 術語と定義
無い
5 関連文書
無い
6 作業内容
6.1 系統文書の管理
6.1.1系統文書とフォーム番号、格式
6.1.1.1 ハンドブッグ、プロセス、規定方法番号と格式
a）コード X – X X X X X（XX）
部門の英語コード（第三層の適用）
部門
コード
部門
コード
ISO管理室
ISO
品質部
QA
企画室
EP
生産部
MF
行政
AD
技術
TE
財務
FI
営業
SA
購買
PU
資材
MA

版序1、2…（小さいところ修正があれば、版序を取り換える）
　　　　版号：A、B…（大きいところ修正があれば、版本をとりかえる）
ハンドブッグ
プロセス
規定/方法
M
P
S
通し番号： 001、002 …

例えば第二層文書《文書と記録管理プロセス》の番号：P-001A1；
第三層文書《招聘管理制度》の番号：S-001A1(HR);
第一、二、三層文書はISO管理室が统一番号をつけて、<系統文書関連表>と<広州インぺックス金属製品有限会社過程目録>を制定する，文書の間、過程の間と各部門の関係を反映する。
b）格式
l 前の三層文書格式はISOによる提供する，表紙、変更履歴表、本文を含める。
l 本文は明朝体五号字、段落の距離固定值18磅をもって書く，本文格式は目的、範囲、職責、術語と定義、関連文書、作業内容、参考フォーム、付属書類などを含める。
l 本文内のお詳細な例が次にはある：
1 ------------------------- 項
1.1 ----------------------- 小項
1.1.1 --------------------- 条
1.1.1.1------------------- 细条
注1 :每層の项、小项は『小標題』をやる，主題を鮮明に物語る。
注2 :毎層はせめてコードがある。例1.1のだけがある、1.2のがないと、1.1のが要りない。
a --------------- 段 (段は項又は条の中に番号をつけなくてa.b
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　なら好いだ。
b --------------- 段 又は1，2…又は ”．”など記号)
注3：以上は原則性要求 ,強制性ではない。
l 本文は関連文書を引用する
(一、二層プロセス文書に限って，三層はできるだけ一、二層文書に同じ取り扱う)
．本文中は引用の品質ハンドブッグ/プロセス/規定/方法名称が符号《 》で表示，例《文書と記録管理プロセス》。
．本文中引用のフォーム名称は符号〈〉で表示，例〈系統文書変更申請表〉
．技術の引用類資料は符号『』で表示，例『加工条件基準書』。
6.1.1.2 フォームのコードと格式
a) コードX – X X X X(XX)
部門英語の番号
版号 ：A、B…
通し番号：001、002 …
フォームの分類：F
フォームは部門自分で番号をつけて、,<部門フォーム記録部门リスト>を制定し， ISO室に渡し<会社フォーム記録总览表>を制定してから支配と管理する。フォーム番号は一般8号字をもってフォームの右の上に書く。
b) 格式
l フォームはできるだけ流れの説明に付け加える
l フォーム側の署名生産過程をフォームの右側又は下の方に置く:
例えば :品質 →管制 → 購買 → 業務 →社長
顺序は管理規定と合致する。
l サイン欄原則
原則には過程による右から左まで、提出者は右の方で書き、最終批准者は左の方で書く。
例えば :

フォーム名
XXXXXXXXX F-XXXA（ISO）

品質部

生産部

技術部

页尾
批准

確認

作成

l フォーム番号 : 全部はフォ―ムの右の上に置く。(例上の図面)
6.1.2 系統文書の作業職責

制定/提出
確認
確認
批准
発行
ハンドブッグ
管代
無い
無い
社長
ISO管理室
プロセス/規定/フォーム
職責
職責責任者
管代
社長
ISO管理室
6.1.3系統文書の作業過程
ふろ―チャート
担当者
プロセス/規定/フォームによる説明する
系統文書の増加/修正/廃止

NO

受理申請

小さい修正が中間過程を省略する

合同審査

NO
審査整理

条文の修正

NO

試行

最终批准

発行、効力が発生する

書面の保存

提出者
〈系統文書変更申請表〉を提出する，上層文書に違反しない
ISO管理室
文書の適用性に対して第一回の審査をする、提出者に協力して関連文書を確認する。（注：ただ小さい修正があるまたはフォーム修正が他の文書とフォームに関係しないと,受理申请から直接に批准する
提出者
修正内容の文面と申請表を合同審査部門に審査する、審査者が意見欄に意見を記入する，管代と总经理指定者が審査をしない。
ISO管理室
ISO室意見に整理し,管代が最終意見をしる。
提出者
提出者が意見による電子ファーイルを修正する。
関連部門
ISO管理室は修正文書の電子ファーイルを共同ファール『試行』の下に置く，関連部門に通知し、試行し始まる。
批准者
一週間試行を通して、意見がなければ管代が正式批准。
ISO管理室
共同ファーイルに前の文書を更新し，『試行』の文書を取り消す。原則上にメールをもって各部門責任者に発送するけど，実際状況による関係人員に通知する。
ISO管理室
ISO管理室が文書を印刷し，増加と修正文書に『ISO管理室』を捺印し、保存する。廃止文書が『廃止印鑑』を捺印する。
付注 :1、文面系統文書はISO管理委員会を通じなくて使用無効，签署期間を除いて，正式文書が1份だけISO　管理室に保存する。
2﹑会社第一二三四層の系统文書は会社内部ウェブサイトに置く：http://192.168.1.155/inpexqiye/inpex.html。
3、各部門に文面を発行しない。作業現場に文面系統文書が必要あれば，コンピュータに摘録しISO室を通じて印鑑を押す。
6.1.4記録の管理
系統文書の空白フォームに記録を生じさせる。
6.1.4.1 記録の規定を作成する
．一般記録は前もって設定のフォームによる記入する﹔
．記録は必要な真実性がある﹐記録者がいつわるのがいけない﹗違反者は会社の規定に処分される。
．記録の筋道が明らか、時間、場所、事件、責任者、審査者など各欄がはっきりする，サインは全部の名前で、そして識別ができる (英語の名前を含める)﹑社員のかード番号。
．鉛筆でデータ記録を制定するのができないし，修正液(带)もできないしと落書きなど，間違いところに削除し，サイン又は捺印する。内容には三つ以上又は三分の一間違いところがあれば、もう一度書き直す。
．記録に定期を纏めて、装丁、マーク、保護、保存などをする。
6.1.4.2 記録の廃棄管理
部門は記録保存期による保存する、保存期を超えったら廃棄する。
6.1.4.3記録の保存期限
1）記録の保存は政府、安全、法規と顧客の要求に満足しなければならない。この要求があったら、会社は政府、安全、法規と顧客の要求による記録の保存をする。
2）生産品批准文書、道具の装備記録（顧客の道具の装備記録を含める）、購買注文書（すべての顧客と会社の購買注文書を含める）と修正表（すべての顧客と会社の修正表を含める）これらの保存期限は部品の有効な期限さらに暦年に加える，顧客は特別な要求があれば，顧客の要求による保存する。
3）品質運行の状態記録（例：コントロール図面、検査と試験状態の結果）これらの保存期限はその年さらに暦年に加える。
4）品質に関係がある人員の証明書は長期保存する。この人は離職なら、証明書が保存しない、当日に自動に失効する。
5）内部品質管理体系の審査と審査記録を三年以上保存する。
6）各項記録の具体の期限は “品質記録リスト”の保存期限に参照し保存する。
6.2 資料管理
6.2.1 技術資料の管理
6.2.1.1 技術資料のコード
1)内部の技術図面

XX–X–XX–(X X or X /X)–X
版行の番号：A、B…
ページ番号
工程番号01、02…
顧客の産品通し番号：01、02 …
技術資料コード
コード
資料類型
コード
資料類型
A
管理工程図面
H
出荷検査基準書
B
加工条件基準書
I
全部検査指導書
C
実際操作指導書
J
全部検査基準書
D
入荷検査基準書
K
包装仕様書
E
点検検査指導書
L
産品工程流れ表
F
点検検査基準書
M
作業標準書
G
出荷検査指導書
N
検査標準書

顧客のコード

顧客
コード
顧客
コード
顧客
コード
広州富士
FMG
通泰会社
TT
高桥金属
GQ
深圳富士
FJ
菲律宾
FLB
航天会社
HT
松下電工
SX
阿位伯
ALB
广田会社
GT
北京松下
BJ
ツカサ会社
CKS
木村工机
MC
上海松下
SH
NHL会社
NHL
神钢会社
SG
山东康泰
KT
信浓会社
XN
达机会社
DJ
芝蒲会社
ZP
肥田会社
FT
今仙会社
JX
山本电气
SB
清田会社
QT

付注:資料は工程があるなら、ページが要らない；これに反すればページが要る。
2)外製設備部品図面
XXX(XX)—XXXXX—XXXX—(XXX)—XXX
版行の番号A1.2……
流れ番号(産品の最初の図面)
産品品番
機械サイズ
流れ番号(同じ部品の未知図面)
部品コード
番号
漢字名称
コード
番号
漢字名称
コード
1
支持板
ZCB
6
砥石
SL
2
コレットチャック
JT
7
調整車
DL
3
顶尖
DJ
8
単石ドレッサー
JGB
4
ダイス
ZZL
9
他
QT
5
カム式用
TL

3)外製検査治具の図面
Z—XXX—XXX—XX
版行の番号A1.2.3……
流れ番号(産品の最初検査治具)
産品品番
4)産品外製図面
FW—XXX—XXX—XX
版行の番号A1.2.3……
流れ番号(産品の最初外製図面)
産品品番
6.2.1.2 技術資料の制定と修正
関係職責の部門が制定と修正する
6.2.1.3 配付、変更、保存、廃棄
Ø 技術資料を制定し関連部門の責任者に確認されてから、オリジナルをISO管理室に渡し、ISO管理室章を押す，そして ISO管理室に置く保存。,関係部門だけにコピー文書を配付し、<文書配付\回収記録表>に記入する,他の部門はコピーするわけにはいかない。
Ø 技術資料は変更があれば、職責部門も変更の文書をISO管理室に渡しコントロールし，そしてISO管理室は前のコピー文書を回収し，<文書配付\回収記録表>に記入する。
Ø 産品はEOLの段階にある、生産がないとき，ISO管理室は全部のコピー文書を回収し、廃棄する，オリジナルは6.4.2による処理する。
6.2.1.4 技術資料が捺印すること
6.2.1.4.1 産品は正式生産後，職責部門責任者が確認してから、ISO管理室から正式発行，ISO管理室章を押す。
6.2.1.4.2 正式生産前，技術資料は頻繁に変更するかもしれない， ISO管理室が技術資料に一時的に章を押す，コピー文書にコピー章を押す、配付する。
付注：生産半月の中、一時的に文書は正式文書になる。
6.2.2 政令/法規/返答した文書の管理
　 関係部門自分で管理する，例：ISO管理室は環境と関係法律法規の管理に責任を負う；行政課は関係人事法律法規の管理に責任を負う。
6.2.3 顧客、仕入先の提供資料の管理
6.2.3.1. 技術図面はISO管理室からコントロールと配付，会社の関係人員は顧客から受け取る図面をISO管理室に渡す，保存期限を説明する、ISO管理室はオリジナルを保存し，顧客の類別による分類と保存、関係部門にコピー文書を配付する；顧客は提供の図面変更もISO管理室に渡す；提供の図面をうしなったら早速顧客に報告する；図面は顧客の許可を得ないと、他の顧客に提供するわけにはいかない。
6.2.3.2. 管理基準と証明類文書（例ROHS標準，MSDS表，SGS報告，材料の品質証明書，環境物質を使用しない承諾書）など、特別要求があれば、ISO管理室に保存するけど発行しない，他の部門は借りてもいいです。
6.2.3.3. 往復の書簡、協議、契約、許可程度の確認など文面契約は社長が保存する、他のは関係人員が自分で管理する。
6.2.4 他の資料
職責部門責任者は部門自分で管理する又はISO管理室に渡すのを決める。
6.3 系統文書と技術資料が借りと管理すること
6.3.1技術資料を借りること
関係人員はISO管理室に関係技術資料を借りれば，機密文書は社長の許可を得る、それから、貸してもいいです；管制資料は職責部門の最高責任者の許可を得てから貸してもいいです。他の一般資料は関係人員を通しないで借りるです。資料をISO人員が<会社資料借覧登録表>に記入してから貸す，失うのがいけない；本人だけ使える、外の人に漏らしない機密文書を失ったら責任を追及する。
6.3.2 系統文書は共同ファイルに置く，皆は勉強してもいいです，正式文書を借りれば関係人員の許可を得なくてもいいけど外の人に漏らしない。<会社資料借覧登記表>にも記入する。
6.3.3 外发管理
顧客又は関係人員は系統文書と技術資料に要求があれば，需要部門は〈文書外发申请表〉を社長或いは制定部門の最高主管に批准してから， ISO管理室に渡す，ISO管理室は<文書配付\回収記録表>に記入し『参考章』を押し需要部門に提供する。
6.4 文書の保存と機密性な管理
6.4.1. 文書資料の等級は「機密」、「管制資料」、「一般資料」三つを分類する。内部と外部を分ける。
a) 機密
．会社の経営発展に影響があるを洩らし会社の経済利益を損害し会社の技術進展と発展を害し，会社を受身の立場にあるをさせるの文書は機密文書です。
．一般は関係専門人員が知っている又は部門最高責任者と社長がどこまでを制定する。
b) 管制
．会社内部の統計表、総括、計画、质量記録など；
．ただ関係管理層或いは関係人員の中に回覧する。
c) 一般 : 他のは一般資料です。
6.4.2 文書保存の年限と機密等級表

類別
機密等級
保存年限
保存場所
付注
外部
内部
1．ISO系統文書
ハンドブッグ、プロセス、規定&方法
管制
一般
永久
ISO管理室
変更しないで保存が続く
フォーム記録
管制
一般
顧客要求による,具体内容は<部門のフォーム記録リスト>
ISO管理室
自動車部品は5年,安全部品は11年を保存する
2．资料
(1)技術資料
A基準書標準書など
例加工条件基準書、検査基準書など
機密
一般
生産を止める後で5年を保存し又は顧客の要求による
ISO管理室
自動車部品は5年,安全部品は11年を保存する
B技術図面類
例管理工程図面など
機密
管制
生産を止める後で5年を保存し又は顧客の要求による
ISO管理室
自動車部品は5年,安全部品は11年を保存する
C工程変更類
如ECNなど
機密
管制
生産を止める後で5年を保存し又は顧客の要求による
ISO管理室
自動車部品は5年,安全部品は11年を保存する
(2)外来資料
A国際又は各級政府、法規、批文﹑認証など
管制
一般
廃棄後で3年を保存する
関係部門

B. 国際の規格
一般
一般
廃棄後で3年を保存する
関係部門

C. 器具設備の文書、メーカーはデータを提供するなど
管制
一般
設備による
関係部門

(3)顧客は技術図面,管理基準を提供する
機密
管制
生産を止める後で5年を保存し又は顧客の要求/法規要求による
ISO管理室
自動車部品は5年,安全部品は11年を保存する
(4)証明類,例SGS報告など
機密
管制
保存期を超えた後で3年を保存する
ISO管理室

(5)契約類
機密
機密
契約を超えた後で5年を保存する
各部門

(6)他の資料
状況による

要求：「機密」と「管制データ」文書に対して，誰でも外部に提供するわけにはいかない。必要があれば，ISO管理室又は社長の許可を得なければならない，其れともこの文書対外条款による執行する。
7 参考表单
<系統文書変更申請表>
<文書配付\回収記録表>
<系統文書関連表>
<広州インペックス金属製品有限会社過程リスト>
<部門フォーム記録リスト>
<会社フォーム記録リスト>
<会社資料借覧登録表>
<文書外发申请表>