DB4401∕T 55-2020 建设工程档案编制规范(广州市).pdf
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1、ICS 01.120P 01DB4401广州市地方标准DB 4401/T 552020代替 DBJ 440100/T 1532012建设工程档案编制规范Standardization of construction project archives compilation2020-06-08 发布2020-07-01 实施广州市市场监督管理局发 布DB4401/T 552020I目次前言.1范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14基本规定.35纸质档案整理编制要求.35.1归档范围.35.2质量要求.35.3立卷的原则和方法.45.4案卷的编目.55.5案卷的装订与装盒.65.6装具的要
2、求.66电子档案整理编制要求.66.1归档范围.66.2质量要求.76.3整理要求.77声像档案整理编制要求.87.1归档范围.87.2归档要求.87.3立卷的原则与方法.97.4案卷的编目.97.5案卷的装订与装盒.97.6建设工程声像档案电子文件的整理.108工程文件归档要求.109工程档案联合验收和报送.10附录 A(规范性附录)建设工程档案编制指南.12附录 B(资料性附录)卷内目录格式.99附录 C(资料性附录)卷内备考表.101附录 D(资料性附录)案卷封面.102附录 E(资料性附录)卷盒脊背.103附录 F(资料性附录)工程档案概况.104附录 G(资料性附录)城建档案移交书.
3、108DB4401/T 552020II附录 H(资料性附录)案卷目录.110附录 I(资料性附录)档案移交目录封面.111附录 J(资料性附录)芯页.112附录 K(资料性附录)声像档案标签.114DB4401/T 552020III前言本标准按 GB/T 1.12009 给出的规则起草。本标准由 DBJ 440100/T 1532012建设工程档案标准规范转化确认而来,并代替 DBJ 440100/T1532012建设工程档案标准规范本标准与 DBJ 440100/T 1532012建设工程档案标准规范相比,除编辑性修改外主要技术变化如下:更新了规范性引用文件;修改了第 9 条工程档案预验
4、收的描述;删除了第 10 条工程档案验收与移交;删除了附录 L;修改了提出/归口单位和起草单位名称。本标准由广州市规划和自然资源局提出并归口。本标准起草单位:广州市城市建设档案馆、广州市标准化研究院、广州市工程质量监督站。本标准主要起草人:曹孟君、方锋、刁群、吴林、蔡艳红、袁建强、郑飞、吴璟、劳慧、唐仲宁、董菊芹、黄维青、李金东、冯发娟、毛青、曾智、吴琳、令狐翠平、杜星、李海、朱艳燕、龙飞斐、林丹霞。DBJ 440100/T 1532012 于 2012 年 12 月 03 日首次发布。DB4401/T 5520201建设工程档案编制规范1范围本标准规定了广州市建设工程档案编制的术语和定义、基
5、本规定、纸质档案整理编制要求、电子档案整理编制要求、声像档案整理编制要求、工程文件归档要求及工程档案联合验收和报送要求。本标准适用于广州市城市规划区内的各项新建、改建、扩建、续建和重要部位维修的建设工程。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 10609.3技术制图 复制图的折叠方法GB/T 50323城市建设档案著录规范GB/T 50328建设工程文件归档规范CJJ/T 158城建档案业务管理规范DA/T 18档案著录规则QJ 1587基本建设工程档案
6、管理规定DB4401/T 50.12020声像档案质量要求 第1部分:照片DB4401/T 50.22020声像档案质量要求 第2部分:视频DB4401/T 50.32020声像档案质量要求 第3部分:音频3术语和定义GB/T 50328、CJJ/T 158、DB4401/T 50.12020、DB4401/T 50.22020和DB4401/T 50.32020界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1建设工程项目construction project经批准按一个总体设计进行施工,经济上实行独立核算,行政上具有独立组织形式的基本建设单位。一个建设工程项目可以有多个单项工程,也可以只有一个
7、单项工程,建设工程项目一般包括建筑工程、市政基础设施工程和地下管线工程。3.2单位工程engineering units具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项目的组成部分。3.3建筑工程constructing work为新建、改建或扩建房屋建筑物和附属构筑物设施所进行的规划、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成的工程实体。DB4401/T 55202023.4市政基础设施工程municipal infrastructure project为新建、改建或扩建城市基础建设项目和附属建、构筑物设施所进行的规划、勘察、设计和施工、安装、维护和竣工等各项
8、技术工作和完成的工程实体。3.5管线工程pipeline and cables project新建、改建、扩建的各种地上架空线路、地下管道、线路以及相关的地下工程。3.6建设工程文件construction project document在工程建设过程中形成的全部文件,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,也可以简称为工程文件。3.7工程准备阶段文件pre-construction document工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招标等工程准备阶段形成的文件。3.8监理文件project supervision document监理单位在工程设计、施工
9、等监理过程中形成的文件。3.9施工文件constructing document施工单位在工程施工过程中形成的文件。3.10竣工图as-built drawing工程竣工后,真实反映建设工程项目施工结果的图样。3.11竣工验收文件handing over document建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。3.12建设工程档案project archives在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,经整理后形成,也可简称工程档案,建设工程档案一般包括纸质档案、电子档案和声像档案。3.13案卷file由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。3.14立卷fil
10、ing按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷。3.15归档putting into record建设单位完成其工作任务后,将工程建设过程中形成的文件整理立卷后,按规定移交档案管理机构。3.16建设工程声像档案project audio-visual archives在工程规划、建设、管理过程中直接形成的,具有保存价值的照片、录像、录音等以声像为主、文字为辅的历史记录。DB4401/T 55202033.17建设工程电子档案project electronic archives具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。4基本
11、规定4.1建设、勘察、测绘、设计、施工、监理等单位应将建设工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。4.2工程勘测、设计、施工、监理等单位应做好工程档案的收集、积累、归档、保管等工作,并及时交建设单位汇总。4.3工程建设单位应设置档案保管场所,配备城建档案工作人员,及时收集、妥善保管工程建设过程中产生的档案材料,并应按有关规定向城建档案管理机构移交。4.4城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。4.5城建档案管理机构应当对建设单位工程档案的形成、编制、整理、归档工作进行监督、检查,并组织指导和培训。4.6城乡规划主管部门在办理建设工程规划管理业
12、务时,对逾期未移交城建档案的工程应督促其建设单位按规定办理。4.7建设单位在完成了工程建设项目竣工联合验收后,应当对工程档案自行验收,验收合格的提请城建档案管理机构对其进行接收,并出具建设工程档案接收证明。4.8建设工程档案应真实、准确,并与工程实际相符;其中纸质档案文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁,并确保签字盖章手续完备;声像档案文件的内容要与主题密切相关,并应做到图像清晰、声音清楚;电子档案文件的内容除了具备纸质档案文件和声像档案文件的质量要求外,还应确保装载电子档案文件的介质不磨损、不划伤。4.9工程档案一般不少于两套,其中一套包含原件的档案应移交城建档案管理机构,其余工程档案由建设单
13、位保管。4.10地铁、园林绿化和水利部分可参照本标准进行编制,或按照 GB/T 50323、DA/T 18 和 QJ 1587要求进行竣工档案编制。5纸质档案整理编制要求5.1归档范围5.1.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的纸质文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。5.1.2归档范围:建设工程文件的归档范围见附录 A 中 A.2。5.1.3移交内容:建筑工程、市政基础设施工程和管线工程档案的移交内容,分别见附录 A 中 A.3、A.4 和 A.5。5.2质量要求5.2.1归档的工程文件应当为原件。5.2.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设
14、计、施工、监理、测绘等方面的技术规范、标准和规程。5.2.3工程文件应采用耐久性强的、不得使用易褪色的材料。DB4401/T 55202045.2.4工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面(297 mm210 mm),图纸宜采用国家标准图幅。5.2.5工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图或计算机直接出图,不应使用图纸的复印件出图。5.2.6所有竣工图(含深化设计的竣工图)均应加盖竣工图章、设计出图专用章和“施工文件审查章”。a)竣工图章的基本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现
15、场监理和总监;竣工图章应使用不易褪色的红印泥,并盖在图标栏上方空白处;b)竣工图章尺寸宜为 80 mm50 mm,示例如图 1 所示。竣工图施工单位编 制 人审 核 人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理图 1竣工图章示例5.2.7利用施工图改绘竣工图,必须以变更图章标明变更修改依据,变更图章尺寸宜为:40 mm15 mm,可采用的形式如图 2 所示。见 变 更 设 计 通 知 单年月日 第号 第条图 2变更竣工图章示例5.2.8凡施工图结构、工艺、平面布置图等有重大改变,或变更部分超过图面 1/3,应当重新绘制竣工图。并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。5.2.9对发生设计变更的工程
16、项目,要求编制设计变更汇总表,并加盖施工单位和监理单位公章。该汇总表组卷时应放在所有设计变更通知单之前。5.2.10不同幅面的工程图纸应统一折叠成 A4 幅面(297 mm210 mm),横向按手风琴式折叠,竖向按顺时针方向向内折,图标栏露在外面,具体要求按 GB/T 10609.3 进行。5.2.11管线工程竣工测量图的测绘应符合专业技术规范、标准。5.3立卷的原则和方法5.3.1立卷应符合以下原则:a)立卷要遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,符合其专业特点,便于档案的保管和利用;b)一个建设工程项目由多个单位(子单位)工程组成时,工程文件应按单位(子单位)工程组卷。DB4
17、401/T 55202055.3.2立卷可采用如下方法:a)建筑工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件 5 部分,市政工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件 5 部分,管线工程可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工测量成果、竣工验收文件 6 部分;b)工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等立卷;c)监理文件可按单位工程、子单位工程立卷;d)施工文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业等立卷;e)竣工图可按单位工程、子单位工程、专业立卷;f)竣工验收文件可按单位工
18、程、子单位工程立卷;g)竣工测量成果可按单位工程、子单位立卷。5.3.3立卷过程中应遵循下列要求:a)案卷不宜过厚,文字材料一般不超过 30 mm,图纸一般不超过 40 mm,印刷成册的工程文件保持原状;b)建筑工程、市政基础设施工程和管线工程档案的文字材料分别按附录 A 中 A.3、A.4 和 A.5 的顺序排列;c)图纸按专业图纸目录排列,同专业图纸按图号顺序排列。5.4案卷的编目5.4.1卷内文件页号应按以下要求编制:a)卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号,页号从“1”开始;b)页号编写位置:单面书写的文件在右下角,双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角;折叠后的图纸一律
19、在右下角;c)成套图纸或印刷成册的科技文件,自成一卷且连续编有页号的,不必重新编写页码;d)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。5.4.2卷内目录应按以下要求编制:a)卷内目录排列在卷内文件首页之前,样式参见附录 B 中 B.1 的要求;b)文件按照卷内目录的顺序排列,如果在施工中不产生的文件,在卷内目录上不用打印出来;c)序号:以一份文件为单位,按文件的排列用阿拉伯数字“1”依次标注;d)文件编号:填写文件的发文号、施工用表编号或图号;e)责任者:填写文件的直接形成单位;有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替;f)文件题名:填写文件标题或图纸的全称;g)日期:填写文件的形
20、成日期或起止日期(竣工图填写竣工图章上的日期);h)页次:填写每份文件在本案卷的起始页号;最后一项文件填写起、止号,如最后一项文件为单页,只填写起号(或止页号)即可;i)备注:填写需要说明的问题。5.4.3卷内备考表应按以下要求编制:a)卷内备考表排列在卷内文件尾页之后,样式参见附录 C 的要求;b)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数,以及立卷单位对案卷情况的说明;c)立卷人、审核人由立卷单位的立卷人、审核人签字;d)时间填写完成立卷时间。5.4.4案卷封面应按以下要求编制:DB4401/T 5520206a)案卷封面样式参见附录 D。b)档号、档案馆(室)号、缩微号待移交城建档
21、案管理机构时统一填写。c)案卷题名应简明准确地揭示卷内文件的内容,具体要求如下:1)建筑工程档案案卷题名应包括建设工程名称、单位(子单位)工程名称、分部工程、子分部工程或专业名称、卷内文件概要等内容,其中卷内文件概要必须符合附录 A 中 A.2.1.1中所列案卷内容(标题)、卷内内容(标题)的要求;2)市政工程档案案卷题名应包括建设工程名称、单位(子单位)工程名称、分部工程、子分部工程或专业名称、里程、卷内文件概要等内容;其中卷内文件概要必须符合附录 A 中A.2.1.2 中所列案卷内容(标题)、卷内内容(标题)的要求;3)地下管线工程档案案卷题名应包括建设工程项目名称、单位(子单位)工程名称
22、、专业管线工程、卷内文件概要等内容。其中卷内文件概要必须符合附录 A 中 A.2.1.3 中所列案卷内容(标题)、卷内内容(标题)的要求。d)当同一类文件数量较多,可以组成多卷时,这些案卷的题名相同,题名后面加上括号,括号内以简短文字概括本卷内容。e)编制单位:填写卷内文件的形成单位或主要责任者,有多个形成单位时,选择其中一个主要的,其余用“等”代替。f)编制日期:填写案卷内全部文件形成的起止日期。5.5案卷的装订与装盒5.5.1案卷应按以下要求装订:a)文字材料必须装订,装订前必须剔除文件上的金属物;b)装订应采用线绳四等分三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用;c)图纸不用装订(文件
23、附图、印刷成册图纸除外)。5.5.2案卷应按以下要求装盒:a)工程档案移交时必须按案卷顺序装盒;b)案卷较薄时,可多卷装入一盒(至多不超过 4 卷);c)卷盒样式参见附录 D 和附录 E 的要求。5.5.3卷盒应按以下要求填写内容:a)卷盒封面无须填写;b)卷盒脊背的“档号”栏填写本盒内案卷的卷号,“案卷题名”栏填写工程名称。5.6装具的要求5.6.1卷内目录、卷内备考表应采用 70 g 以上白色书写纸制作,幅面统一采用 A4 幅面。5.6.2案卷封面统一采用牛皮纸制作,文字封面为 A3 封面,图纸封面统一采用 A4 幅面。5.6.3案卷装具一般采用卷盒形式。卷盒应采用无酸纸制作。卷盒的外表尺
24、寸为 310 mm220 mm,厚度分别为 30 mm、50 mm。6电子档案整理编制要求6.1归档范围6.1.1工程电子文件的归档范围和移交内容应与纸质档案一致。6.1.2工程电子文件应与纸质档案同时移交验收。DB4401/T 55202076.1.3电子文件归档保存选用只读光盘作为载体,光盘盒正面应制作光盘著录卡,样式参见附录 K 中K.3。6.2质量要求6.2.1工程电子文件的文字材料和图纸材料应采用 JPG、PDF 或 TIFF 格式制作。6.2.2工程电子文件的排列顺序也应与纸质档案一致,且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。6.2.3扫描的电子文件,分辨率宜不低于 300 dp
25、i,特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率、电子文件的大小。6.2.4扫描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式:a)一般文件、图纸,页面为黑白两色或蓝图,并且字迹清晰、不带插图的档案,采用黑白二值模式扫描,清晰度较差的采用灰度扫描;b)带有有色标记且必须保留其色彩的,如批文、证件、红线图、合同中的盖章页,地质报告中的盖章页、彩色照片、施工文件中盖章页及验收文件等,应采用彩色模式扫描。6.2.5处理因扫描影响质量的图像时,应遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则。6.2.6扫描时应根据文件、图纸幅面的大小(A4、A3、A1、A0 等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪
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