档案管理作业指导书.doc

公司档案管理作业指导书1.目的：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。2.适用范围：适用于公司级档案及资料的收集、整理、归档、移交、使用、保存及销毁等管理工作。3.定义：3.1资料：阐明所取得结果或提供所完成活动的证据的文件。3.2档案：是指公司过去和现在的日常经营管理工作中形成中的对国家、社会和公司有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等形式的历史记录。4.职责：4.1行政部4.1.1行政部负责对公司各部门移交的各类档案进行检查、整理、分类、编目、输入信息库、装盒、并及时入库定位排架，并负责档案的日常借阅和销毁管理。4.2各部门4.2.1负责本部门业务记录及档案资料的日常收集、整理、归档和使用等管理工作,月终向行政部移交业务记录及档案资料。5.管理作业5.1档案资料管理原则5.1.1公司档案资料管理分为两个层次：1）行政部的文件资料管理 2）各部门的文件资料管理5.1.2公司档案管理遵循统一存档、分级管理的原则。所有业务记录及档案资料必须按规定及时移交，统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。5.2档案管理职责5.2.1行政部1）是公司档案资料的归口管理部门，负责档案管理制度的制定和指导执行。 2）负责对应归档业务记录及档案资料的接收、标识、整理、保存和日常管理。3）根据实际情况，负责对失去保存价值的档案资料提出处理、销毁意见。5.2.2行政部设置专职档案管理员1）对各部门移交的成套的业务档案资料进行整理、归档。2）对个部门档案管理人员的档案管理工作的监督、检查和指导。5.3归档范围5.3.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。5.3.2本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。5.3.3本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 5.3.4本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5.3.5本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。5.3.6本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。5.4档案的收集、归档5.4.1文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。5.4.2一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。5.4.3行政部档案管理人员对收到的资料的有效性进行核查并及时办理收文登记，根据资料来源及重要性对资料进行分类,并编制档案目录表，资料存放在档案袋盒中须与档案目录一一对应。附件1：档案目录表5.5文件材料归档要求5.5.1档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。5.5.2在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。5.5.3归档文件材料必须完整、准确，能如实反映各项活动的真实内容和历史过程；必须层次分明，符合其形成规律。5.5.4归档的文件材料，必须做到书写材料优良，字迹工整，图样清晰，有利于长期保存，手写部分一律用碳素墨水钢笔或者碳素墨水签字笔书写，禁用铅笔、圆珠笔等书写。5.5.5各类归档材料一般为一式一份。5.5.6不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5.5.7档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。5.5.8归档资料、图纸幅面大小应按A4规格折叠，装订结实、编号连续。5.5.9文件材料移交归档时，要编制文件交接清单，一式二份，经交接双方签字后，双方各执一份，档案管理员那份需存放在文件交接清册档案里归档保存。附件2：文件交接清单5.5.10如不符合归档要求的，行政部有权拒绝接收，直至需要移交的单位整改符合要求后再接收。5.6档案的整理5.6.1归档文件以“件”为整理单位进行装订。正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；来文与复文为一件；文件处理单与文件为一件；报表、名册、图册等每册（本）为一件。5.6.2装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；有文件处理单的文件，文件处理单在前，正文在后。不同文字的文件，中文文本在前，外文文本在后。5.6.3装订文件要力求整齐、结实、美观。采用左侧装订的，应将文件左、下边对齐，采用左上角装订的，应将文件左、上边对齐。5.6.4装盒。归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写备考表、盒内文件目录、档案盒封面及盒脊项目。移交时，盒内必须有完整的归档文件目录。文件装入盒时应严格区分类别，并按件号顺序装入盒内，一盒装满后再顺次装下一盒。5.6.5档案排列要按照案卷顺序从上至下，从左至右存放。各种资料要分门别类编号存放。声像材料要集中保存。5.7档案的保管5.7.1按有关管理规定确定公司档案资料保存期。5.7.2目录与档案相符。保障档案材料完整无缺，档案资料收进、移出、保存、销毁都必须严格的手续，做到增减有据，数字准确，确保档案不散不丢。5.7.3档案柜设专人负责管理，非档案管理人员未经批准，一律不准翻阅档案柜资料及文件。5.7.4档案要装放在档案柜内，排列要整齐、美观，保持库房内空气流通。5.7.5存储档案资料的磁盘、光盘等磁性介质应妥善保管。备份盘装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。5.8档案日常管理5.8.1借阅1）借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。附件3：借阅登记表（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3）借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。4）借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。5.8.2销毁1）每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。附件4: 档案销毁清册2）销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁清册需永久保管。3）保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。5.8.3移交1）需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。附件5：档案移交登记表2）移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 5.8.4保密1）档案规的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入翻阅。2）档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。5.9档案的密级密级：档案资料按密级分类，有如下几种：绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害。即公司发展经营中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料。机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受严重的损害。即公司的财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等。秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受损害。即公司人事档案、合同、协议、尚未进入市场或尚未公开的各类信息。内部公开：是公司可以内部公开，但不可以对外传播的档案。5.10档案的分类编号：5.10.1档案分类的原则:以本公司所形成的全部档案为对象，依据公司的职能、结合档案内容和档案的载体形态的特点，以便科学管理和开发利用。全宗内档案类别及排列代号类别A行政综合文书档案B财务档案C固定资产类D办公用品E劳保用品F声像档案J业务档案001人事档案5.10.2编号方法:一般档案的编号，按档案分类代号编大流水号，其结构模式为：类别代号+二级名称 。业务档案按相关规定编号。人事档案以员工姓名为档案名称，编号为以入职时间为大流水号，第一号为001，以此类推。5.11行政综合文书档案分类和保管期限表档案分类类别名称范围名称保管期限A行政综合文书档案1公司资质长期2公司发文长期3公司收文长期4公司规章制度、管理办法永久5工作标准、工作规范长期6法律文件长期7公司出具证明复印件长期8各种模板短期9文件交接清册长期11员工培训长期10档案销毁清册永久11其他B财务档案1原始凭证长期2会计报表、审计报告永久3工资表长期4各种账簿永久5原始凭证清册长期C固定资产不设2级固定资产永久D办公用品1以月为单位的办公用品档案长期2高值办公用品管理档案长期E劳保用品不设2级以月为单位的劳保用品档案长期J业务档案人事档案001以员工姓名为档案名称永久6.相关记录6.1附件1：档案目录表6.2附件2：文件交接清单6.3附件3：借阅登记表6.4附件4: 档案销毁清册6.5附件5：档案移交登记表附件1：档案目录档案名称：XXXX 档案编号： 建档日期： 年 月 日中检兴 XXXX 档案目录序号文件名称单位数量总页数归档日期备注附件2：中检兴公司文件交接清单序号名称单位数量备注移交人： 日期：签收人： 日期：序号日 期档 号题 名利用目的方 式复印份数借 阅单 位借阅人签 字部门负责人签字分管领导签字归 还日 期借阅查阅附件3：借 阅 档 案 登 记 表附件：4档 案 销 毁 清 册单位名称： 年 月 日到 年 月 日序号案卷或文件题名年代目录号卷号或文号卷内文件页（件）数原期限销毁原因备注附件5：档 案 移 交（接 收）登 记 表案 卷目录号案卷目录题名或组织机构名称所属年度移交（接收）日期移交（接收）原因案 卷 数 量备 注小计其 中永久长期短期移交单位（部门）（盖章）： 接收单位（部门）（盖章）：移交人（签字）： 接收人（签字）：