办公中的电子表格设计.pdf
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1、办公中的电子表格设计【内家介绍】首先介绍了办公中电子表格设计的基本知识,包括实际办公中电子表格的主要类型以及制作软件 选取的基本原则,电子表格制作中的主要术语,电 子表格处理的通用操作;然后分别通过“比赛日程 安排表”和“报名登记表”为例,分别介绍了利用 Word制作简单规则表格和复杂不规则表格的方法;最后,通过“报名信息汇总表”为例,讲解了利用 Excel制作电子表格的完整操作流程,包括:文件操 作、内容录入、格式编排、页面设置、打印预览、打印操作等。2【主要知识点】A办公常用电子表格的类型 电子表格制作的软件选取 电子表格操作的主要术语 电子表格的通用操作 规则文字表格的制作A复杂文字表格
2、的制作 利用Excel制作表格3电子表格制作的基本知识一、电子表格类型划分和制作软件选取1.规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2.单元格悬殊的复杂文字表格,利用Word的“绘制表格”方法制作。3.形状虽然很不规则,但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成,适宜 于用Excel制作,大的单元格可通过选取单元格区域,然后“合并居中”来实 现。4.包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。5.数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作4电子表格的常用术语和通用操作1.表格的创建Word中创建表格的方法有插入法、绘制法,Exc
3、el无所 谓创建表格,因为其工作区域就是一个很大的表格。2.表格整体的缩放与移动对于Word,拖动其右下角的小方框可以像对窗口操作一 样实现表福整体的缩小和放大,拖动左上角的黑色方框可 以实现表格的整体移动;而Ex cel中选定数据区域进行“剪切”操作船可将其移动到指定位置,整体调整单元格 大小可以实现缩小版大。53.表格行高、列宽的调整与斜线表头设置表格行高、列宽的调整一般通过拖动行列之间的分割线即可 义我一当然冬慝以明售春卷蕃祟碑誉党精确设置,还可以进 行多行行局相等、多列列宽相等的操作。在斜线表头的设置方面,Word 2000以后的各个版本都提 供了斜线样式。Excel表格中一般不需要斜
4、线表头设置,如 果需要,可利用“绘图工具栏”中的直线工具绘制。4.表格中单元格的拆分与合并在Word中专门有“合并单元格”和“拆分单元格”的专、1 按钮或命令。对于Ex cel,软件的“格式”工具栏上专门提供了一个“合并居中”按钮,可以使单元格合并同时使单元 格文字在合并后的单元格中自动居中,如果合并错误还可以 取消A并,但是Excel不能拆分单元格。65.表格边框与底纹背景的设置表格设置边框与底纹是为了使表格更加美观,通过软件中的“边 框与底纹”工具按钮或相关菜单命令可以很容易地选择设置。6.表格中单元格、行、列的编辑有时表格需要进行单元格、行、列的添加或删除等编辑操作,通 过工具按钮、菜单
5、命令、快捷菜单项很容易实现。需要注意的是,此处删除与清除是有区别的,前者指删除对象,表格中不再存在,而后者是清除内容或者有选择则清除内容、格式、公式等。7.表格单元格中文字的对齐方式设置表格文字对齐方式包括水平和垂直两个方向,“格式”工具栏上 的段落对齐按钮只能设置水平方向,而垂直方向需要通过选择快 捷菜单中的“文字对齐方式”项来进行设置。一般垂直方向要设 置为居中,水平方向根据情况需要进行灵活设置。78.表格中的排序与公式计算数据表格可以按照一个或多个关键数据进行升序或降序排列;不仅可以按行排序,也可以按列排序;对于汉字,不仅可以 按照“字典顺序”排序,也可以按照“姓氏笔画”排序。对 于公式
6、计算和数据处理一般利用Excel比较快捷、高效。9.表格与文本的转换操作在Word中根据需要,可以利用“表格”菜单中的“转换”命令快速地按照指定要求进行表格与文本之间的转换。10.拆分与合并表格根据需要,有时候要进行表格的拆分和合并,这在Word的“表格”菜单中有专门的“拆分表格”命令,要合并时需要将两个表格之间的空行或内容删除即可。8利用Wo rd的插入法制作比赛日程安排表本节接着以前的实例,制作一份“青年歌手大 奖赛”的比赛日程安排表,效果如图3-1所示。可 以看出,它是一个5列7行的规则文字表格,整个表 格从总侨上来看宽度大于高度,所以纸张方向应该 设置为腰向打印。按照上面的原则,可以利
7、用Word中的插入表格方 法或者直接利用Ex cel的填表方法来制作该表。下 面介绍用W o r d插入表格法制作该比赛日程安排表,操作步骤如下:(1)启动Word,打开一个空文档。(2)根据表格形状进行页面设置:将纸张设置为 B5,上下左右边界均设置为“2.5厘米”,纸张方 向为“横向”,其余按默认设置即可。9比赛日程安排表序号阶段时间地点备注1报名阶段5.1110-51310市委宣传部办公室欲参赛选手也可以在大赛指定网 站在线提交报名材料2资格审查6月1日6月5日市委宣传部社会活动中心从报名者中筛选出1000人参加初 赛,同时耕初赛具体时间八白口+1仁,44上匚)4-口“1/八 丁 44.
8、J /人人勺 41c宰初赛阶牧力组进彳丁,地点力行通知10天共选出100人参加复赛4复赛阶段6月16日6月25日市委宣传部市多雕厅10天选出20人进入最后决赛5决赛阶段6肚日市电视台第海播厅比赛实况将由市电视台现场直播6颁奖晚会7月5日晚7:30阳光广场晚会将由市电视台著名主持人刘 兰和王建主持并邀请市委领导 和文艺界相关则人士亲自颁奖比赛日程安排表的制作效果10(3)制作标题。输入文字“比赛日程安排表”,设置字体为黑体、三号、加粗效果,并设置段落对齐方式为“居中”,段后距“0.5 行”。(4)插入表格。执行“表格”|“插 入”|“表格”命令,在出现的如图3-2所示 对话框中设置“行数”、“列
9、数”分别为7和 5,其余设置为默认值,设置完毕,单击“确 定”按钮,很快得到一个表格框架,效果如 图3-3所示。11插入表格表格尺寸 列数:行数:“自动调整”操作 固定列宽值):O根据内容调整表格d)O根据窗口调整表格 表格样式:网格型为新表格记忆此尺寸)“插入表格”12期文档 2-licrosoft Vord(Z叵区I:文件9 编辑 视图W)插入(1)格式也)工具)表格 窗口也)帮助国)健入需要帮助的问题右V Id GJ简等世.3,3 嚏J 口喝养心小 f75%4J阅读:44网格型 宋体五号 B I u-AjAX匡叁聂全淳军享物 a笠1fc昌?4 6 8 1,12 14 16 18 20 2
10、 24 26 28 30 32 4 36 38 40 42 44 46 48 50 52 54 5 58 60 62 x一JL比赛日程安排表.1.1.1.1(Z=口叵 xIU 3W 学以,上 A/q T戛工 小胡园颉 尊中文简繁转换J:宋体 12 I B/U 与叁享期I嚼,:流宜事率 口&AJ19 Ai l 1 报名汇总表/Sheet2/Sheet3/ABCDEFGHIJKL T三大奖赛选手报名信息汇总表2编号 姓名I性别T出生年月身高体重_唱法类型职业联系方式选送单位S345678910111213141516_j j zdV;绘图国)人工自选图形&)、匚10支典*|0阖图l齿土 a三率三近
11、。、;:?!4(R【H 。+-X+N。$肠一用帆 cm m而而 大写数字未格式化的表格31八表格格式的设置A需要对表格框架进行格式设置,包括标题居中设置、表格中文字的字体格式和段落格式设置、表格边框 线的设置等。1.标题的跨列居中设置 因为开始不好确定表格有多少列,所以一般都是先在A1输入标题,待表格格列标题都输入完成后,再进行标题跨列居中设置。本例中操作时,首先选 取A1:J1单元格区域,然后单击“格式”工具栏 上的“合并居中”按钮进行合并即可。322.单元格中文字格式的设置在表格单元格中输入的文字,默认情况为左对齐(数字默认效果为右对齐),12号宋体标准字。根据需要,需进一步设置。为醒目起
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