DB1302_T 563-2023电梯维护保养档案管理规范.pdf
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1、ICS 01.140.20CCS A 14唐山市地方标准DB1302/T 5632023电梯维护保养档案管理规范2023-07-25 发布2023-08-15 实施唐山市市场监督管理局发 布DB1302DB1302/T 5632023前言本文件按照 GB/T 1.12020标准化工作导则第 1 部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由迁安市市场监督管理局提出。本文件起草单位:唐山市宝瑞通电梯销售有限公司、唐山市电梯安装维保行业协会。本文件主要起草人:李静、付琪瑛、韩光群、王会权、彭彦铭、徐澎涛、刘玉新、刘庆华
2、、史美义、张付国、高佳琪。DB1302/T 56320231电梯维护保养档案管理规范1范围本文件规定了电梯维护保养(以下简称“维保”)档案管理的总体要求、纸质档案管理、电子档案管理、评价与改进。本文件适用于从事电梯维护保养工作的单位(以下简称“维保单位”)对电梯维保档案的管理。注:本文件中的电梯指我国特种设备目录范围内的电梯。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 18894电子文件归档与电子档案管理规范DA/T 1档案工作基
3、本术语DA/T 13档号编制规则DA/T 22归档文件整理规则TSG T 5002电梯维护保养规则3术语和定义GB/T 18894、DA/T 1、DA/T 13界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1档案国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。来源:DA/T 12000,2.13.2电梯维保档案电梯维保活动中形成的有保存价值的记录,以及与之相关的其他技术资料。3.3档案管理档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。来源:DA/T 1-2000,2.43.4电子档案以数码形式存储,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的档案。4总体要
4、求DB1302/T 563202324.1电梯维保档案管理工作应以档案的完整、准确、安全、规范和查阅的便利作为整体目标。4.2应建立电梯维保档案管理制度,制定相应的管理措施。4.3应指定明确的部门和人员负责电梯维保档案管理工作,人员应具有档案管理的基本知识和技能。4.4具有档案保管的软硬件条件。档案管理区域或库房位置应相对独立,档案柜/架摆放整齐,具有防护设备和设施;应具有支持电子档案采集、存储、阅览等功能的软硬件环境。4.5应对单位内所有的电梯维保档案实行统一集中保管。4.6电梯维保档案的保管期限应根据维保单位的维保工作需求确定,且不低于 TSG T 5002 的期限要求。4.7电梯维保档案
5、管理工作应纳入单位内部考核。4.8同一电梯维保档案同时存在纸质和电子两种载体形式的,在内容、说明和描述上应保持一致,不一致时,宜以纸质档案记载信息为准。5纸质档案管理5.1收集5.1.1应根据具体的建档需求进行电梯维保档案资料收集,收集范围包括但不限于 TSG T 5002 中要求的电梯维保记录内容及表 1 中维保、检验类资料,可根据实际工作需要收集其他相关资料。表 1电梯维保档案资料收集范围序号活动类别资料内容1维保电梯日常维护保养记录2电梯故障处理记录3维护保养合同4检验电梯定期检验报告5使用特种设备使用登记证6使用单位营业执照7使用单位安全管理员证8大修改造记录9其他应急救援演习预案及实
6、施记录10用户满意度调查记录11投诉及处理记录5.1.2档案资料收集应做到齐全、真实、准确。5.1.3根据电梯维保及使用状态,确定档案资料的收集及更新时间如下:a)由本单位新安装的电梯,应在电梯验收合格后 10 日内完成档案资料的收集;b)由外单位新安装完成、本单位接手维保的电梯,应在维保活动开始 1 个月内完成档案资料的收集;c)由本单位持续维保的电梯,应每年不少于 1 次定期进行新获取资料的收集;d)电梯发生使用单位变更,应在使用单位变更后 10 日内完成档案资料的更新;e)电梯发生年检,应在年检前及时更新年检所需资料,并在年检后取得电梯定期检验报告 10 日内完成全部档案资料的更新;f)
7、电梯进行检查整改,应在整改工作完成 10 日内完成检查整改资料的收集;g)电梯发生维修、改造、应急演练等活动,应在该项活动完成 10 日内完成本项活动资料的收集;h)对档案资料的补充、完善。DB1302/T 563202335.2整理5.2.1应对收集到的档案资料进行一梯一档整理,整理的规则应符合 DA/T 22 的要求。5.2.2整理过程中应预先制定档案分类方案,并据此做好档案资料的分类,可根据实际需要进行多重分类和层级分类。分类标准包括但不限于时间、电梯所属单位、电梯类型、档案资料记录的活动类别等。5.3立卷5.3.1组卷5.3.1.1经收集整理的电梯维保资料应及时组卷。5.3.1.2宜先
8、按单台电梯的维保资料进行组卷,做到一梯一档。5.3.1.3在保证一梯一档的基础上,也可视情况按月、季度或年度组卷,或由相互关联的若干文件材料等组合而成卷。5.3.1.4按时间进行组卷时,应以电梯维保活动的办结日期确定案卷的形成时间。5.3.1.5案卷内材料按案卷封面、卷内目录、电梯维保资料的顺序依次排列。5.3.2编号5.3.2.1电梯维保档案资料应依分类方案和排列顺序编写档号,档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。5.3.2.2为了便于内部管理使用,档案编号宜参考多层级标识方法,层级结构宜为:5.3.2.3以上结构中,左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下位代码之间
9、用连接号“-”相隔,“”不代表各代码所占的位数;虚线框中的各元素均为同级代码,同级代码之间用间隔号“”相隔。连接号和间隔号各占半个字位置,上下居中。5.3.2.4各级代码的编制方法如下:a)维保单位代码宜使用“中华人民共和国特种设备安装改造修理许可证”上的编号;b)使用单位代码宜使用本单位的统一社会信用代码;c)楼宇代码一般采用阿拉伯数字+“#”的形式;d)电梯代码采用特种设备使用登记证编号,没有登记的用设备代码;e)档案的形成年度用 4 位阿拉伯数字年代号标识;f)保管期限用大写汉语拼音字母或大写汉语拼音字母与阿拉伯数字的组合标识,以代码“Y”标识永久,以代码“D”+年限标识定期;g)案卷号
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