DB53∕T 1137-2023 公路建设项目电子文件与电子档案管理系统建设指南(云南省).pdf
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1、ICS 01.140.20CCS R01B53云 南 省 地 方 标 准DB53/T 11372023公路建设项目电子文件与电子档案 管理系统建设指南2023-02-23 发布2023-05-23 实施云南省市场监督管理局 发布DB53/T 11372023目 次百。1111范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14基本原则.24.1建设准则.24.2系统设置.25总体功能.35.1分类方案及保管期限的配置与管理.35.2元数据方案的配置与管理.35.3接口管理.45.4工作流.45.5电子签名.45.6“四性”检测.56业务系统电子文件管理功能.56.1电子文件形成.56.2元数据捕获.
2、66.3电子文件管理.66.4电子文件归档.77电子档案管理系统功能.77.1电子文件接收.77.2电子文件登记.87.3电子档案整理.87.4存储保管.107.5统计管理.117.6检索利用.117.7鉴定处置.127.8安全管理.147.9系统管理.14参考文献.16IDB53/T 11372023前 己本文件按照GB/T 1.1-2020标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则的规定 起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由云南省交通运输厅提出。本文件由云南省交通标准化技术委员会(YNTC13)归口。本文件起草单位:云南云岭高速
3、公路工程咨询有限公司、福建华闽通达信息技术有限公司。本文件主要起草人:李文军、韩志刚、郭峰、孟祥昌、杨中庆、吴军、段文红、吴勇木、何泽、张 金丽、李少春、周国伟、任振鹏、江鸥、闫文佳、刘谦谦、席恩伟、沈攀、杨荣焕、唐浩、张亮坤、张 国晶、周林、郭桂瑞、翟奕淇、汤国琼、邱雷、刘江华、李雨峰、李明跃、张现屋、陈世艾、马锡斌、汪欣、刘昌文、邓杰、闻恩友、邓龙仟、邱灵锋、阮喜燕、杨新锋、谢村平、苏鎏亮、千晓园、骆海涛、周晓峰。IIIDB53/T 11372023公路建设项目电子文件与电子档案 管理系统建设指南1范围本文件给出了公路项目电子文件与电子档案管理系统建设的基本原则、总体功能、业务系统电子文
4、件管理功能和电子档案管理系统功能等建设的指引。本文件适用为公路项目电子文件和电子档案管理系统建设提供参考。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件:不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本 文件。GB/T 29194-2012电子文件管理系统通用功能要求GB/T 31914-2015电子文件管理系统建设指南GB/T 39784-2021电子档案管理系统通用功能要求云南省公路工程竣工文件编制及立卷归档实用手册(2022版)3术语和定义GB/T 29194-2012.GB/T 31914
5、-2015.GB/T 39784-2021界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1电子文件 electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办 理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。来源:GB/T 18894-2016,定义3.13.2组合文件 combined record若干文档按照关联关系组织在一起的集合,业务系统与电子档案管理系统将其作为一份文件来处理。来源:GB/T 29194-2012,定义3.5,有修改3.3电子档案 electronic record具有凭证、查考和利
6、用价值并归档保存的电子文件。来源:DA/T 58-2014,定义2.23.4业务系统 busi ness system形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。示例:办公自动化系统、质量检验系统、进度系统、计量系统、安全管理系统等促进公路建设项目事务处理的应用 系统。来源:GB/T 18894-2016,3.91DB53/T 113720233.5业务分类方案 business c I ass i f i cation scheme 关联文件及其形成背景的工具。来源:GB/T 26162-2021,定义3.43.6电子档案管理系统 e lectronic records management s
7、ystem 对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机系统。来源:DA/T 58-2014,定义2.53.73.83.9保管期限与处置表retention and d i sp 以表册形式规定文件保管期限和处贽 来源:GB/T 29194-2012,定义3处置 dispositi按照文件保管期限与处置表 来源:GB/T 29194-2012,审计跟踪audit trai I对电子文件管理系统重要 跟踪。来源:GB/T 29194-2014基本原则4.1建设准则适应性。在确定业务活 处理和利用等功能需求对保未被授权行为被识别和于显不以下原则:产生、接收、控制、存储、的正能扩A统建设应
8、遵仃关文移交、销毁或胰存的一系列过程。业务系统中产生电子文件的励能模a)b)c)d)e)开放性。灵活性。扩展性。安全性。可实现与其他系Z可根据参照GB/T 3满足当前及未来的业建立完善的安全管理体系】立式关系进行部署;档案管理安全,过程可溯源、长期可用。4.2系统设置4.2.1 业务系统电子文件管理:a)明确文件形成的业务、法律法规、标准的要求,具备业务分类方案,可将文件与其形成的背 景联系起来;b)具备电子文件形成、流转、固化、元数据捕获、电子文件管理及归档功能,并可为其开发、配置电子档案管理模块,支持开展电子文件归档与管理工作。4.2.2 电子档案管理系统:a)具备电子文件接收、整理、存储
9、、检索利用、统计管理、鉴定处置等基本功能;2DB53/T 11372023b)可以通过电子档案移交接口向国家综合档案馆、运营管理单位档案馆及项目主管部门档案馆 移交。4.2.3业务系统产生的电子文件向电子档案管理系统归档,主要包括但可不限于以下两种途径:a)由业务系统直接推送电子文件封装包向电子档案管理系统归档;b)由业务系统整理生成电子案卷封装包向电子档案管理系统归档。5总体功能5.1分类方案及保管期限的配置与管理系统具有分类方案及保管期限的配序号业务系统具有业务分 于:工程建设单位、-时间;工作流保管期业务分类方案能公路建设项目文件 手册(2022版)电子档案管理系统 功能电子档案管理系统
10、可 管理的功能5.2元数据方案的配置与管理系统宜具备元数据方案的配置 具体的功能设置建议。表1管理功能出了具体的功能设置建议。系起来米制及立卷归档实用案与维护分类方案的限与处置表的配置与表2元数19120”中 5.的万案乙间自务分类方案包括但不限或美联关系选择建议必选必选必选必选必选真实、完整、可用和安全,表2给出了置与管理功能序号功能设置选择建议1公路建设项目电子文件与电子档案元数据方案可参照公路建设项目电子文件与电子 档案元数据实施必选2业务系统能支持内置与文件生成相关的业务背景元数据方案必选3电子档案管理系统能支持内置电子文件及与电子档案管理相关元数据方案必选4业务系统可参照GB/T 2
11、9194-2012中5.1.3的要求,建立电子文件元数据方案的配置和管理 的功能必选3DB53/T 11372023表2元数据方案的配置与管理功能(续)序号功能设置选择建议5电子档案管理系统可参照GB/T 39784-2021中11.3的要求,建立电子档案元数据方案的配 置和管理的功能必选5.3接口管理系统具有开放的接口功能,可实现相互之间或与其他系统之间的数据交换与共享,表3给出了具体 的功能设置建议。表3接口管理功能序号功能设置选择建议1业务系统能具备接口管理功能,包括但不限于:电子文件与电子档案检测工具;物联网设备,如:张拉压浆设备、拌合站、试验室、梁片张拉压浆、隧道危险源、视 频监控等
12、(业务系统与物联网)必选2业务系统能支持与其他业务系统的对接,实现各业务数据的交换、共享、利用必选3业务系统具备与GB/T 29194-2012界定的电子档案管理系统的接口管理功能必选4电子档案管理系统可参照GB/T 29194-2012中6.4的要求,具备与业务系统及GB/T 39784-2021所界定的电子档案管理系统的接口必选5支持与信息技术、新平台的应用兼容和数据迁移可选5.4工作流系统宜具备支持工作流的管理功能,可实现工作流程在角色与用户之间的传递,表4给出了具体的 功能设置建议。表4工作流功能序号功能设置选择建议1系统能支持系统管理员具有定义和维护权限管理的权限,或者由授权角色控制
13、特定功能的 权限分配必选2系统能够根据公路建设项目各参建单位组织机构人事划分来定义工作组必选3系统能支持工作组的管理,包括暂停、启动、追踪、报告状态等必选4系统能支持所有角色只能执行权限范围的功能,禁止操作超过权限范围的操作,或对超过 权限范围的操作应计入审计跟踪日志必选5系统能支持在审计跟踪日志中保存所有角色登录系统的用户名单、登录时间、登录时间长 度等必选6系统能支持多种提醒功能,支持工作流与即时通讯工具或电子邮件系统的集成,提醒用户 完成工作流审批任务必选5.5电子签名4DB53/T 11372023系统宜具备电子签名功能,用于确认电子文件与电子档案的完整性、验证发送者的身份和文件来源,
14、保证电子文件与电子档案的真实性,表5给出了具体功能。表5电子签名功能5.6“四性”检测序号功能设置选择建议1电子签名具体功能要求参照GB/T 29194-2012中5.3.5的要求必选2业务系统可支持对文件的单份及批量签认必选3电子档案管理系统可支持文件、案卷单份签认及批量签认必选电子档案管理系统宜具备真实性、完整性、可用性和安全性检测功能(以下简称“四性”检测功能),便于电子文件归档及电子档案移交、接收和长期保存,表6给出了具体的功能设置建议。表6“四性”检测功能序号功能设置选择建议1电子档案管理系统能具备支持“四性”检测的功能,“四性”检测项及检测方法完整必选2电子档案管理系统支持在电子文
15、件接收前,人工介入或自动触发“四性”检测按钮,对需 要接收的电子文件进行检测必选3“四性”检测报告支持在电子档案管理系统内结构化存储,支持查阅必选4对已经通过检测的电子文件,电子档案管理系统可出示检测报告,并接收通过检测的电子 文件必选5对未通过检测的电子文件,电子档案管理系统可出示检测报告,并支持查看未通过原因必选6对未通过检测的电子文件,电子档案管理系统能支持人工介入或自动退回必选7电子档案管理系统可支持将未通过检测的电子文件及其未通过原因退回至原业务系统必选6业务系统电子文件管理功能6.1电子文件形成系统在基于业务分析的基础上,生成电子文件,表7给出了具体的功能设置建议。表7电子文件形成
16、功能序号功能设置选择建议1内置公路建设项目相关规范规定的各类报表必选2支持能根据公路建设项目工程实际进度启动工作任务必选5DB53/T 11372023表7电子文件形成功能(续)序号功能设置选择建议3能支持电子文件拟制,拟制方式包括但不限于:-人工录入;物联网接口接入获取数据;表格之间通过关联关系自动引用;-移动端录入;文档录入完毕导入业务系统必选4能支持将拟制完毕的文档,转化成国多法律琮准规总函至q产式,固化内容信息必选5能支持内容固化的文件按照设定/施匿:电曾R规则审批必选6能支持内置意见签署栏,支持感也R/人、可选7能支持单份文件或组合文举、必选8能支持组合文件的生成,砺峭、人工选择文件
17、组合,/,、定义规则自动生成,必选9能支持单份文件与组合即牛的命/方如匕渺P即:B内置命名规则自步千十一 f 0 1 1人工命名或修改I)必选6.2元数据捕获系统宜具备元数据捕获功 解。表8给出了具体的功能设誉才新,乍为业务流程的证据易于理6.3电子文件管理序号选择建议1元数据捕获具体功能要求29贝%12中5.久3要为/必选2能支持捕获所有在配置过程中宿主目q元晚直展件的关联关系必选3能支持自动捕获元数据,如果不1捕获,争驿人工色据信息必选4能支持授权用户对选定的元数据元矗可选系统宜具备电子文件管理功能,对电子文件进行管理和维护,表9给出了具体的功能设置建议。表9电子文件管理功能序号功能设置选
18、择建议1能支持依据业务分类方案对文件进行分类必选2能在管理过程中防止对电子文件及其相关元数据进行被销毁和删除必选6DB53/T 11372023表9电子文件管理功能(续)序号功能设置选择建议3能支持通过审计跟踪功能自动记录对电子文件与其元数据的相关操作必选4能支持对电子文件所完成的操作生成报告,对系统捕获到的电子文件生成统计报告必选5能支持文件与其元数据的导入、导出功能,使得旧的业务系统淘汰后,转换到新的业务系统 中,实现与其他系统的互操作必选6能支持电子文件的导入、导出操作记录在与该文件相关的元数据中可选6.4电子文件归档系统宜具备电子文件归档功能,了具体的功能设置建议。实现电子文件归档一体
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