DB42_T 1527-2019 生活无着流浪乞讨人员救助档案整理规则(湖北省).pdf
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1、ICS 01.140.10 A 14 B 湖北省抽出ETA、万标准DB 42/T 1527-2019 生活无着流浪乞讨人员救助档案整理规则File arrangement rules for assisting vagrants and beggars who nothing for a living without any support 2019-12-02发布2020-03-02实施湖北省市场监督管理局发布DB42/T 1527-2019 目次前言1111范罔12规范性引用文件13术语和定义14整理原则25质量要求26档案建立26.1归档范围26.2整理方法36.3内容格式46.4装订要
2、求46.5归档要求47档案保管47.1保管要求47.2保管时间58 档案利用.5 附录A(资料性附录)求助登记表6附录B(资料性附录)公安机关护送流浪乞讨人员交接表7附录c(资料性附录)在站服务及高站登记表8附录D(资料性附录)托养登记表9附录E(资料性附录)机构托养协议书四附录F(资料性附录)不予救助通知书12附录G(资料性附录)终止救助通知书.13 附录H(资料性附录)自行离站声明书14附录1(资料性附录)专用车票购票凭证15附录J(资料性附录)简易情况服务登记表16附录K(资料性附录)归档章17附录L(资料性附录)档案盒封面四附录M(资料性附录)档案盒盒脊、底边四附录N(资料性附录)备考
3、表20附录o(资料性附录)救助档案目录21I DB42/T 1527-2019 附录p(资料性附录)救助档案目录封市2211 目IJ口本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。本标准由湖北省民政厅提出。本标准由湖北省民政厅归口ODB42/T 1527-2019 本标准起草单位:荆门市救助管理站、湖北省标准化与质量研究院、荆门市民政局、湖北省民政厅、湖北省斯坦达标准化技术服务有限公司、荆门市档案局。本标准主要起草人:邓希如、朱勇、陈宇捷、刘吴宇、丁凡、徐红娥、乔盛、刘宏莉、何苗苗、熊唯、刘星恒、张悦。本标准实施应用中的疑问,可咨询湖北省民政厅,联系电话:027-50657037,邮箱:o
4、在执行过程中如有意见和建议请反馈至荆门市救助管理站,联系电话:0724-2357991,邮箱:o 111 DB42/T 1527-2019 IV DB42/T 1527-2019 生活无着流浪乞讨人员救助档案整理规则1 范围本标准规定了生活无着的流浪乞讨人员救助档案的整理原则、质量要求、档案建立、档案保管和档案利用的内容。本标准适用于湖北省内救助管理机构的救助档案管理工作O2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 11821 照片档案管理规范GB/T
5、18894 电子文件归档与电子档案管理规范GB/T 23245 流浪乞讨人员社会救助基本术语DA/T 13 档号编制规则DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 22 归档文件整理规则DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义GB/T 23245界定的以及下列术语和定义适用于本文件。为了便于使用,以下重复列出了GB/T23245 中的某些术语和定义。3.1 生活无着流浪乞讨人员vagrants and beggars who nothing for a I iving 离家在外、自身无力解决食宿、正在或即将处于流浪或乞讨状态的人员O3.2 救助管理机构rescu
6、e management agency 救助管理站、救助管理分站、救助管理资讯站和救助服务点等提供临时性社会救助的机构。3.3 救助档案rescue f i I e 救助管理机构在对流浪乞讨救助人员进行由别和实施救助服务过程中形成的具有保存价值的各种文字、罔表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。DB42/T 1527-2019 3.4 救助人员asking for help staff 向救助管理机构申请临时性救助的生活无着流浪乞讨人员O3.5 简易服务情况登记表simple service registration form 救助管理机构针对仅需提供日问饮食、通讯帮助,无需其他服务项
7、目的受助人员所提供服务时,集中提供服务情况的材料O3.6 不予救助通知书statement of leave station on their own 载明救助人员个人基本信息、不予救助理由、做出决定的机构及执行人、申诉途径等信息的书面文件。GB/T 23245,定义2.18J 3.7 终止救助通知书notice of rescue termination 载明受助人员个人基本信息、终止救助理由、做山决定的机构及执行人、申诉途径等信息的书面文件。GB/T 23245,定义2.19J 4 整理原则4.1 民政部门对救助档案实行管理。4.2 档案行政管理部门对救助档案工作进行业务指导和监督。4.3
8、 救助管理机构应建立健全救助档案管理制度,专人负责,实行集中统一管理。4.4 遵循形成规律,集中整理分类,区分保管价值,便于保管利用O5 质量要求5.1 收集的救助档案应确保齐全、完整、真实。5.2 整理救助档案的方法应科学、规范。5.3 整理救助档案使用的材料应符合长久保管档案的需要。5.4 归档文件材料应当真实完整、图文清晰。5.5 电子数据、录音带、录像带、磁盘、照片等特殊载体材料,应当与纸质文件材料一并归档,确保可读可用。6 档案建立6.1 归档范围2 DB42/T 1527-2019 6.1.1 档案的第一部分救助管理工作中形成的下列档案应归档,包括但不限于:a)求助登记表)(参见附
9、录的;b)公安机关护送流浪乞讨人员交接表)(参见附录B);c)在站服务及离站登记表)(参见附录。:d)托养登记表)(参见附录D);e)机构托养协议书)(参见附录E);f)不予救助通知书)(参见附录F);g)终止救助通知书)(参见附录G);h)自行离站声明书)(参见附录H);i)专用车票购票凭证)(参见附录1);j)简易服务情况登记表(参见附录J);k)其它06.1.2 档案的第二部分受助人员在站期问和离站过程中形成的材料,应一并归档,包括但不限于:a)寻亲服务相关材料:24小时内应将无法查明身份流浪乞讨人员上传至全国救助寻亲网,7个工作日内书面报请公安机关采集DNA数据。滞留超过30天的,刊登
10、寻亲公告,实现滞站人员寻亲信息材料发布和DNA采集率100%,利用口音分析、实地寻踪、沟通观察等传统手段开展寻苯1b)未成年人教育、评估、矫治等材料:c)住院救治或者门诊治疗中形成的交接于续和入院记录资料、离院记录资料、出院证明、诊断证明、住院病例、健康档案、体检报告等医疗服务材料复印件以及表达受助人员治疗意愿的材料:d)亲属接领人身份证件复印件,单位、村(居)民委员会接领人证明材料及单位、村(居)民委员会接领工作人员身份证件复印件;e)司法机关出具的证明材料以及工作人员身份证件或者执法证件复印件:f)长期安置文件材料:g)医疗机构出具的死亡证明书、公安机关出具的死亡原因鉴定书、死亡公告材料、
11、骨灰存放证以及亲属意见、火化证明等材料:h)社工服务相关材料:i)其他06.1.3 档案的第三部分救助管理机构街头救助形成的照片,录音,录像材料,工作记录仪,救助热线电话录音,监控录像材料和救助管理信息系统形成的电子文件应当按照国家有关规定整理归档。6.2 整理方法6.2.1 纸质材料整理方法6.2.1.1 应按年度归档。6.2.1.2 一个求(受)助人员的材料组成一卷,成年人携带未成年人求助的,分别组件归类,并在各自救助档案口录)备注栏中注明相关情况和档案号。3 DB42/T 1527-2019 6.2.1.3 根据求(受)助人员的个体差异,确定每件归档文件材料的具体范围,并按照文件材料形成
12、的时间顺序先后排列,先形成的材料放上面。6.2.1.4 应以有利于档案保管和利用的方法对文件进行固定。6.2.1.5 应对救助档案进行分类,在最低一级类目内依据救助完毕的时间顺序排列,并从1开始编制室编件号O6.2.1.6 在件内文件首页上端的空白处加盖归档章(参见附录K),并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、件号、机构或问题、保管期限不口页数等项日O6.2.1.7 按照室编件习的顺序将救助档案装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊底边和备考表的项目(参见附录L、M、N)0 6.2.1.8 按照类别分别编制救助档案目录(参见附录。)0 6.2.1.9 救助档案目录区分年度和保管期限,加封面后装
13、订成册,并编制目录号(参见附录P)0 6.2.2 电子材料整理方法6.2.2.1 照片、音像材料分别按照GB/T11821和DA/T15的要求整理。6.2.2.2 救助管理工作中形成的电子文件按照GB/T18894和DA/T38的要求整理。6.3 内容格式6.3.1 应按照DA/T13中的要求,对救助档案材料统一分类编号。6.3.2 应按编号对档案材料进行分类管理,列出明细,并做好记录。6.3.3 应依据DA/T22中的要求,对档案材料设置统一的封面和目录格式。6.4 装订要求6.4.1 文件材料装订应符合6.2.1.2的要求。6.4.2 对纸张不符合规格、破损、折皱的材料,在不影响文字内容的
14、前提下,采用裁剪、旅糊、折叠、展平等方法进行技术加工,装订整齐。6.4.3 应将排列好顺序的档案材料三孔一线方式进行装订,并装入统一的档案盒。6.4.4 档案盒外应标明编号、类别、移交批次、姓名、管理单位等信息,字迹清楚、标注详细、格式统一规范。6.5 归档要求6.5.1 归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项口,使用蓝黑墨水或者碳素墨水钢笔填写06.5.2 备考表和档案目录应使用A4规格纸张。6.5.3 救助析案应按救助类别一一年度一一保管期限分类整理。6.5.4 属于归档范围的救助文件材料应当在救助工作完毕后30个工作H内归档。7 档案保管7.1 保管要求7.1.1 建立档案管理、查阅、保密
15、、鉴定、销毁、统计等相关制度。7.1.2 同类型档案格式统一,标识鲜明,科学分类,及时记录。7.1.3 电子档案的管理要定期备份,加密重要文件,电子档案管理参照GB/T18894执行。7.1.4 建立析案的收进、移出登记薄,及时登记,过期档案的销毁应做好记录。4 DB42/T 1527-2019 7.1.5 应由救助管理机构设专门库房保管。7.1.6 档案库房应当坚固,并有防盗、防光、防火、防潮、防鼠、防虫不口温度控制、温度控制等设施。7.1.7 应按年度及时对救助档案的接收、保管、利用、鉴定和销毁等情况进行统计。7.2 保管时间7.2.1 救助档案的保管期限一般为10年,受助人员为未成年人、
16、精神智力残疾人员、长期安置人员的,救助档案保管期限为30年。受助人员在救助期间死亡的,救助档案保管期限为永久,保管期限从救助完毕或者决定不予救助后的次年1月1日起开始计算。7.2.2 照片、音像档案的保管期限应与相应的纸质救助档案的保管期限相同。7.2.3 救助管理信息系统形成的电子档案保管期限为30年。7.2.4 救助管理机构救助热线录音电话、监控录像等工作资料保管期限不少于3个月,街头救助形成的照片、录音、录像等工作资料保管期限不少于6个月O7.2.5 应成立鉴定小组,对保管期满的救助档案进行价值鉴定。对有继续保存价值的,可以延长其保管期限直至永久:无保存价值的,提出销毁意见,并建立销毁洁
17、册。7.2.6 文档材料存在争议的,应保管2年以上,特殊、重要资料以实物方式交存档案室。8 档案利用8.1 应建立档案利用制度,明确办理程序,确保救助档案安全有效地利用O8.2 提供便利的档案查阅服务,不断完善档案服务方式和于段。5 DB42/T 1527-2019 6 附录A(资料性附录)求助登记表表A.1所示了救助管理站求助登记的样表。表A.1 求助登记表档案编号:荆门市救助管理站求助登记表姓名性别出生年月口年龄民族日期lE1牛证件号码类型身高体重救助编号户籍地来主占口自行来站口公安护送口城管护送口本主占主动救助口其他人员护送方式E其他站护送口木站接国口其他救助口饮食口住宿口通讯口乘车凭证
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