商务礼仪之-会议礼仪.doc
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4、式座位安排最适当;动脑式会议(The Brain Storming),圆桌式座位安排最适当;训练式会议(The Training Meeting),马蹄式座位安排最合适。 如果依照会议进行的模式不同,则可以细分为下列七大类型:销售会议、年会、产品发表会、研讨会、专业会议、奖励会议、培训会议。企业和单位组织的各种会议并不只是一些人坐下来讨论,开会的目的有多种,如解决问题、推销观念、进度报告、培植训练、脑力激荡、信息整合。因此,会议在行政沟通中,属于平行沟通的一种。平行沟通顾名思义是平起平坐的沟通,所以倚赖的是共识与了解。 时间安排:下午最佳 会议通常有3:3:3模式,可以从两个方向来解释这个模式
5、: 第一个3:3:3指会议前事情已决定了三分之一,会议中决定三分之一,会议后再决定三分之一;另一个3:3:3指会议中,前面三分之一的时间,用来“主席报告”,此时大家尚在暖场,并未进入状态;中间的三分之一时间,叫做“议案讨论”;直到最后三分之一的时间才是“议案表决”时间。因此,会议时间多长、参加人数多少并没有多大的意义。如果希望开会有效率,就要多掌握会议管理的具体方法。 一、会议时间下午优于上午 会议是一种低效率的管理行为,所以,不要利用上午的黄金时段来做低效率的事。每周一下午及周五下午是管理的黑暗期,最不适合开会或做任何决定。所以,周二、三、四下午都是比较合适的时间。 开会时长以六十至九十分钟
6、最恰当,重要会议最好也不要超过九十分钟。 二、采用分点而非整点开会 时间有递延效果,例如,早上九点开始开到十二点,十点开始也要十二点才能结束。因此,我们若能在九点四十五分开到十一点,或在下午三点半到四点半,那会前、会后就有更多时间进行准备和沟通。 三、会后记录应于72小时内送交与会人员跟催 会议记录需经与会人员签字,主席认定内文无误之后再传交与会人员。每件跟催事项都要有专人负责及时限。因为,“时限”代表“实现”。 四、会议数据及设备需先妥备 议程中最好写清楚,主席报告时长,每项议题讨论的时间。这在标准的国际会议里都写进议程,而一般的会议大都很马虎。 会场布置:与会议类型协调 会议因为形式不同,
7、所以会场布置也要根据会议类型搭配调整: 日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型,这样的形式可展现民主团结的气氛。 座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、“回”字型,让与会者感受轻松亲切最重要。 中型会议的会场布置成“M”字型、扇面型,可以打造正规严肃的感觉。 大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式最佳,以便来宾任意走动,相互寒暄,交换信息。 大型会议一般在剧院型会场或礼堂召开,因为人数众多,为适当控制议程进行,形式也就比较固定。 会场礼仪:相互尊重 会场上,常有一些不合礼仪的事情发生,如: 发言离题 每个人的表达能力好坏不
8、一,但是要针对议题发言。与议题无关的事情,不要花费过多时间说明,以免引起其他与会者反感。 交头接耳 在会议进行中,无视其他与会者存在,自顾自地交头接耳,不但产生噪音,而且显得非常无礼。 心有旁骛 会议开始后,不要一边开会一边处理其他事务,造成议事效率低下。 发生争论 发表言论应做善意表达,对事不对人,不可指名道姓,言词犀利地批评他人。如果发生争执,也应适可而止,顾全大局,不可扩大事端。 垄断会议 有些人发言次数过多,或针对某项议题结党操作,垄断会议,使得会议无法有效发挥功能。这实在是无法令人欣赏的失礼行为。 急于离席 与会者有时因为时间压力,或有其他待办事项需要处理,因此急着离开。这会影响发言
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