管理、专业技术岗位说明书编写流程.doc
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4、转化为每个员工的工作动力和责任约束,从而确保组织正常运转,支持组织目标的实现。一、编制岗位说明书的前提部门职能说明书在编制各个岗位说明书之前,必须先按照现代企业管理要求,把企业的战略职能具体落实到企业中各部门,系统地界定企业各部门的关键职能,完成企业现有部门的职能定位,明晰各部门的使命、责任、主要工作流程,建立起各个部门职能说明书;将部门拥有的工作业务流程在部门职能中逐一列出,建立了部门职能与企业关键工作流程之间的链接,为部门职能的实现提供可靠的途径,为岗位说明书奠定了基础。部门是组织职能实现的基本单位,而部门职能是组织设计部门化的结果;部门职能说明书是部门职能管理的有效工具,是组织职能与企业
5、关键业务流程实现的基础。如表1:部门职能说明书部门名称部门负责人岗位直接领导职位部 门岗 位设 置岗位名称编制岗位名称编制部门使命部门主要职责部门关键业绩指标(KPI)部门职能说明书简要说明:各科室编写本科室的部门职能说明书;工会要分别编写工会、科协、纪委、监察、团委等部门职能和基层工会组织职能;办公室要编写工程队职能;党委工作部编写党支部职能。部门名称:以科室为单位填写。 部门负责人岗位:即负责人的岗位名称,而非具体人员。 直接领导职位:指部门的主管领导岗位,一般只有一个直接领导职位,否则就出现了多头领导。 部门岗位设置:指本次定员后,核定的岗位;编制:即定编几岗。 部门使命:部门预期的责任
6、和最高的追求目标; 部门主要职责: 部门关键业绩指标(KPI):是把企业的战略目标分解为部门可操作的工作目标,是企业绩效管理的基础。KPI可以使部门主管明确部门的主要责任,并以此为基础,明确部门人员的业绩衡量指标。它是对关键重点工作行为的反映,而不是对所有工作活动的反映。例如:施工进度完成率、设备完好率、职工培训完成率等。制定关键业绩指标(KPI)应当遵守以下几个原则:1、少而精原则: KPI总和应能反映被考核者80%以上的工作成果;2、结果导向原则:KPI主要侧重于对被考核者工作成果的考核;3、可衡量性原则:KPI应具备可衡量性,应当有明确可行的考核方法和考核标准;4、可控性原则:KPI均应
7、是被考核者可控制的或能够产生重大影响的指标;5、一致性原则:KPI与公司战略目标保持一致,其实现有助于公司的战略目标实现。二、编写岗位说明书岗位说明书具体内容的编写是牵涉面广范,工作量浩大的文件整理汇编工作,大体可分为几个步骤来进行:准备阶段、编写、审核与修订、定稿等。(一)、准备阶段1、组建编写小组:组 长:周英汉副组长:张荣辉、耿学斌成 员:李占奎、温长发、周振家、谢辉、张健、刘士琪、张平胜、管宏宇、刘淑香、张绿然、池永清、蔡红编写小组办公室设在人力资源部,联系人:柳丹2、编写小组的职责:负责具体编写工作和协调有关事宜。3、小组领导负责审核编写的结果和解决编写中出现的有关问题。4、小组成员
8、要对企业及本部门的经营管理和业务状况比较了解、有一定的影响力、有一定的文字功底、能公平公正地处理问题。(二)、编写阶段1、设计框架。由编写小组成员设计出适合本企业的岗位说明书框架,包括岗位说明书的样式草本及相关内容。如表2岗位说明书一、岗位标识部 门:岗位名称:直接上级岗位:直接下属岗位:在 职 者:编制日期:审 核 人:审核日期:二、岗位工作岗位概要工作项目工作职责工作权重工作权限工作标准三、岗位考核指标及考核办法考核指标考核办法四、岗位协作关系联系范围联系部门联系频率公司外公司内五、工作环境及工作条件工作环境工作条件岗位说明书内容的简要说明:岗位标识:;部门指本岗位隶属的部门名称,以科室为
9、单位;岗位名称指的是任职岗位的称谓,名称要反映工作岗位的性质、突出岗位的职能;直接上级岗位指所描述岗位的直接主管岗位的名称,一般一个岗位只有一个直接上级岗位;直接下级岗位指所描述岗位直接领导的下属岗位名称。岗位工作描述:岗位工作描述包括岗位概要、工作项目、工作职责、工作权重、工作权限、工作标准。岗位概要:即设置该岗位的最重要的原因,指对本岗位职能进行综合、概括性的描述,一般用一句话,采用“三段论”的方式来描述,即“依据/按照,做(行动),达成结果”。工作项目包括岗位关键业务工作职责和岗位基础工作职责;关键业务工作职责指为发挥本岗位职能必须承担的具体业务模块的工作职责,岗位基础工作指各部门为完善
10、本岗位的职能建设所承担的共性工作;一般情况下管理岗位才有必要描述基础工作。工作职责指对工作项目的具体内容进行描述,一般也采用“三段论”的格式。工作权重指本项工作的工作量占本岗位工作总量的比例,按照岗位职责的重要性顺序填写,重要的职责填写在前面,一般情况下可以用时间比例来代替,所有工作的总权重为100%。岗位考核指标及考核办法:指衡量本项工作完成情况的指标及标准,可以从时间、数量、质量和成本等方面来设置。岗位协作关系:岗位协作关系包括对公司内和对公司外两部分。对内主要指与直接上级或平级部门/岗位之间协作关系,一般填写最常联系的3-5个部门或岗位;对外协作关系主要从上级单位、政府有关部门,客户等方
11、面来描述。其他部分:包含工作环境和工作条件。工作环境指本岗位工作面临的实际工作环境,如岗位是否面临噪音、粉尘、有毒气体、高温等因素会带来生命安全、职业病等危害的威胁;工作条件主要是指完成岗位职责所需要使用的工具或设备。2、编写依据。针对岗位说明书的框架,依据a针对岗位而非针对人,b着重那些应该做的,而非仅局限在目前正在做的工作,c分析岗位的职责,而非岗位的明细几项基本原则。3、实施编写。部门以科室为单位。工程队队长、书记、副队长、工会主席、主任工程师及各职能员岗位说明书由对口专业科室起草。编写小组辅导或者帮助岗位任职人进行岗位说明书的编写,并完成初稿,提交部门负责人进行审核与修订。具体安排如下
- 配套讲稿:
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