行政办公物品管理制度.doc
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4、ge : 6抄报 Copy to : 各部门办公室日期 Date : 2012年08月21日事由 Subject : 筹备期行政办公物品管理制度一总则1、为了使酒店筹备期间行政办公物品管理规范化,保证公司财产完好无损,根据企业管理的一般要求,结合本公司具体情况,制定本制度。2、公司行政办公物品由办公室统一采购、配发、管理,严格实行先入库、后领用的制度。3、公司各部门所领用一切非原材料性质的办公物品,严格实行“以旧换新”制度。二适用范围1、本制度适用于筹备期间公司所属各部门。2、本制度所指行政办公物品为员工日常办公所用文具(含水笔、笔记本、钉书器等)、办公自动化所需用的耗材(含U盘、录音笔、墨盒
5、等)、办公设备(含电脑、复印机、打印机、传真机等)以及办公家具(含桌、椅、柜等)。三行政办公物品的分类行政办公物品分三类:办公固定资产、办公低值资产、办公用品。1、办公固定资产指使用期限在两年以上,在使用过程中保持原有的实物形态的各种办公家具及办公设备。2、办公低值资产指使用期限较长,在使用过程中不易消耗的各种办公家具及办公设备。3、办公用品指使用期限较短,价值较低,在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。四办公室筹备期的职责:办公室是行政办公物品的综合管理部门,负责对行政办公物品费用支出情况进行监督、控制,其职责主要包括:1、每月25日汇总各部门的办公物品申请单并报入下月资金计划;2、供应商的
6、选择及采购;3、办公物品的验收、入库;4、办公物品的配发、调拨和维修;5、配合财务部对行政办公物品进行盘点、建立行政办公物品台账、月度办公用品出入库台账。五资产负责人的主要职责:认真贯彻执行公司的行政办公物品管理制度;负责公司资产的保管和资产出入库、调拨、维修与监督记录、建立行政办公物品台账、月度办公用品出入库台账、个人台账、部门台账;合理调配各部门的办公设备等资产。严格执行办公用品领用登记单登记、做到出库必录。六筹备期办公物品采购1、每月25日公司各部门上报下月度的办公物品申请单,交由办公室审核后编制统一采购计划和资金使用计划,纳入公司全面预算,报公司财务部列入每月全公司资金计划。2、全公司
7、认真贯彻办公用品“以旧换新”制度,资产负责人需向申请部门回收申请单中已耗用、损坏的非原材料性质的办公用品。并根据回收数量以及库存数量在申请单上备注合理的采购数量。3、办公资产的采购由办公室按货比三家的方法进行询价后,连同办公物品申请单和询价后的办公资产采购询价单上报董事长,经审批后方可到财务部领取支票进行购买。4、办公物品验收:(1)办公室主任与资产负责人共同验收采购办公物品,并按照申请单核对。验收完毕后填写办公物品验收单并签字,上报董事长审批。审批通过后,办公室登记行政办公物品台帐、办公用品出入库台账。(2)若验收发现与申购要求不符、或办公物品质量不合格,则物品不可入库。由采购人员负责与供应
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